A elaboração de um checklist de eventos é fundamental para a organização eficiente de qualquer ocasião, principalmente quando falamos de eventos corporativos, pois ajuda a garantir que todos os detalhes essenciais sejam considerados e executados de forma precisa e oportuna.
Ele proporciona uma visão geral do progresso e das tarefas pendentes, permitindo que a equipe de organização mantenha o controle e a eficiência em todas as etapas do planejamento e execução do evento.
Neste conteúdo, iremos apontar a importância do checklist, o que não pode faltar e mostrar como construir um, sem esquecer de nenhum detalhe importante. Acompanhe!
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Por que fazer um checklist de eventos?
Ter um checklist para eventos corporativos é extremamente importante e fundamental na etapa de pré-evento, pois ele proporciona organização e controle durante todo o processo de planejamento e execução dele.
Com a lista de verificação, é possível apontar todas as tarefas necessárias para o sucesso do evento, desde a escolha do local até a contratação de fornecedores e a definição do cronograma. Assim, é possível evitar imprevistos e garantir que todas as etapas sejam cumpridas dentro do prazo estabelecido.
Um checklist permite também que os responsáveis pelo evento tenham uma visão geral de todas as atividades que precisam ser realizadas, o que facilita a identificação de possíveis problemas e a tomada de decisões mais assertivas.
Como fazer um checklist de eventos
Para construir um checklist eficiente, é fundamental seguir um processo bem estruturado. Primeiro, é preciso pensar em como será o evento corporativo. Assim, você deve fazer uma descrição geral de tudo que vai acontecer de forma detalhada e não poupando detalhes.
A seguir, listamos os pontos essenciais:
1. Defina seus objetivos
Antes de mais nada, defina o público a ser alcançado e os objetivos do evento. Se você quer lançar um novo produto, invista em materiais informativos de qualidade, em um ambiente favorável à interação do público com a empresa e em entretenimento informativo.
Já se a proposta é melhorar o relacionamento da empresa com seus parceiros e colaboradores, aproveite para levar o máximo possível de informações sobre seu negócio, mostrando os benefícios obtidos graças à atuação em conjunto.
2. Levante informações relevantes
Crie um formulário para buscar e registrar todas as informações relevantes para a realização da atividade, como:
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- Atividades a serem realizadas;
Obviamente, dependendo dos objetivos e do tipo de evento, pode ser preciso reunir mais informações. Esses dados são extremamente necessários para identificar não só as possibilidades, mas também os riscos no momento da elaboração do planejamento de eventos.
3. Pense na data
É essencial definir a data o mais rapidamente possível para se ter tempo suficiente a fim de planejar cada detalhe do evento sem pressa, começando pela divulgação e pelo envio dos convites — ou a venda de ingressos. Verifique se não há outros acontecimentos, festividades ou feriados próximos à data pretendida, porque isso pode diminuir bastante o público do evento, acabando com as expectativas de sucesso. Escolha com cuidado!
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4. Escolha o local
Agora que você tem os objetivos devidamente definidos e resolveu a data do evento, chegou a hora de escolher o local. Antes, relembre as informações levantadas e os objetivos do evento, que devem ser levados em conta nessa definição.
De toda forma, alguns critérios são comuns a todo evento. Você deve, por exemplo, procurar por um espaço de fácil acesso e que ofereça todos os recursos necessários ao cumprimento dos seus objetivos, como:
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- Espaço suficiente para a montagem da estrutura;
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- Quantidade ideal de assentos para proporcionar conforto aos convidados;
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- Tipo de piso e segurança contra incêndios;
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- Púlpito, palco e suporte para bandeiras;
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- Iluminação e sonorização de boa qualidade.
Procure observar os mínimos detalhes, desde a decoração até a acessibilidade para pessoas com deficiência. Não se esqueça de que locais preparados para receber um público variado dão maior credibilidade ao evento.
5. Elabore uma lista abrangente de tarefas e responsabilidades
Depois de definir os objetivos do evento, local e data, é hora de elaborar uma lista abrangente de tarefas e responsabilidades. Essa lista deve incluir todas as etapas do planejamento até a criação de um cronograma detalhado.
É importante ser o mais abrangente possível nessa etapa, para garantir que nada seja esquecido.
6. Defina a programação e a estrutura necessária
Pensar na estrutura de um evento corporativo é tudo que o compõe: mesas e cadeiras, sonorização e iluminação, decoração e itens de segurança, como extintores, por exemplo.
Assim como a estrutura, o material de apoio também deve entrar no seu checklist, como cestos de lixo, rádios de comunicação e lista de convidados.
Em seguida, você já deve começar a organizar a programação do evento presencial ou híbrido, determinando inclusive, a ordem das atividades.
7. Fique de olho no orçamento
Tenha muito cuidado com a verba disponibilizada, definindo quanto pretende gastar com cada elemento e se precavendo para não ultrapassar o orçamento. Especialmente se a verba não for grande.
Tente definir o local e os fornecedores o quanto antes para conseguir negociar preços mais baixos e condições de pagamento melhores. Essa antecipação é fundamental para a redução nos custos do evento.
Prepare uma lista com todos os acordos fechados, seus valores e prazos de pagamento para que nada fuja do controle. Procure pensar em tudo que possa gerar custos extras no seu orçamento. Desde a definição do local e dos fornecedores até os brindes que serão distribuídos, tudo deve ser previsto para você não ter surpresas desagradáveis.
8. Relacione todos os fornecedores
Relacione o nome de todos os fornecedores contratados para a execução do evento, incluindo as atividades que eles vão desempenhar e seus respectivos contatos. Esse ponto é de extrema importância para o caso de algum imprevisto, pois dará o suporte necessário para uma rápida tomada de decisão.
Precisa entrar em contato especificamente com o responsável pelo buffet? Lá estará seu nome, seu telefone e um resumo do que ficou combinado. Acredite: muitos erros acontecem pela simples falta dessas informações em um checklist.
9. Estruture a divulgação do evento
A etapa de divulgação é uma das mais importantes no checklist de eventos e deve ser planejada com antecedência suficiente para garantir que o público-alvo seja informado com tempo hábil e possa se programar para participar do evento.
Para garantir que a divulgação seja eficiente, é importante definir claramente o público-alvo e escolher os canais de comunicação mais adequados para alcançá-lo. Além disso, é importante definir uma estratégia de comunicação clara e objetiva, que transmita a mensagem do evento de forma clara e atraente.
10. Monte um cronograma
Defina prazos para o início e também para a conclusão de cada uma das etapas. Faça um acompanhamento constante para ver se tudo está saindo de acordo com o cronograma e vá atualizando o status conforme as atividades são concluídas. Esse controle ajudará muito na organização!
11. Revisão do checklist durante o planejamento
Durante o planejamento do evento, é importante revisar o checklist várias vezes para garantir que todas as tarefas estejam sendo cumpridas e que nada tenha sido esquecido.
Essa revisão deve ser feita regularmente para garantir que o evento esteja seguindo o planejamento e que tudo esteja sob controle.
12. Acompanhe o evento de perto
No dia do evento, esteja com o seu checklist em mãos para confirmar que está tudo certo e preparado para quaisquer eventualidades que possam acontecer. Esteja lá para se certificar de que tudo está acontecendo conforme o planejamento e se atente para antever possíveis insatisfações.
Como você pode ver, esse trabalho de gestão não é nem um pouco simples! Mas a elaboração de um checklist de eventos já consegue facilitar bastante sua organização, minimizando as chances de erros.
Elabore quantos checklists forem necessários para transformar seu evento em um grande sucesso!
Agora que você já sabe como montar um checklist de evento, aproveite para conhecer os serviços para eventos corporativos da Copastur e saber como podemos te ajudar com a organização do seu evento.
