O checklist de viagem corporativa ajuda a garantir que todos os aspectos de uma viagem a trabalho sejam organizados de forma eficiente, reduzindo imprevistos e otimizando recursos.
Ele permite que gestores e viajantes planejem com antecedência itens como documentos necessários, reservas de transporte e hospedagem, programação de reuniões e eventos, além de prever despesas e o orçamento da viagem.
Essa organização não apenas proporciona maior tranquilidade ao viajante, mas também contribui para o alinhamento com os objetivos da empresa, evitando desperdícios e assegurando que a viagem seja produtiva e bem-sucedida.
Para que você consiga orientar sua equipe sobre o que não pode faltar na bagagem de qualquer profissional, confira nosso checklist com os itens indispensáveis para o sucesso de viagens corporativas. Acompanhe!
O que levar para uma viagem corporativa
Ao organizar a mala para uma viagem a trabalho, é importante considerar itens que garantam produtividade e organização. Confira abaixo o que não pode ficar de fora, separado por categorias como: documentação, equipamentos, materiais de trabalho, higiene e mais. Continue a leitura:
Material de trabalho
- Cartões de visita;
- Bloco de notas e canetas;
- Material institucional;
- Pen drive ou qualquer outro dispositivo com relatórios, planilhas e apresentações;
- Cópias impressas de apresentações ou relatórios (como backup);
- Planner ou agenda para organização de compromissos;
- Material promocional, se aplicável (ex.: panfletos, brindes, folders);
- Documentos e contratos físicos necessários para reuniões.
Documentos e Acessos
- Cartão corporativo (caso tenha);
- Comprovantes ou tickets de eventos e reuniões;
- Lista de contatos de emergência ou de trabalho;
- Credenciais de acesso a eventos (se necessário);
- Anotações com logins e senhas essenciais (ou em um gerenciador de senhas).
Tecnologia e Equipamentos
- Notebook e carregador;
- Smartphone e cabo de carregamento;
- Power bank (bateria externa);
- Adaptadores de tomada (se for viajar para outro país);
- Fones de ouvido (preferencialmente com cancelamento de ruído);
- Pendrive ou HD externo (para backup de arquivos importantes);
- Roteador portátil ou dispositivo de hotspot para conexão Wi-Fi.
Higiene e Cuidados Pessoais
- Kit de higiene pessoal (escova de dentes, pasta, desodorante, etc.);
- Kit básico de medicamentos e primeiros socorros.
Saúde e Bem-Estar
- Medicamentos: leve qualquer medicamento prescrito em suas embalagens originais
- Kit de Primeiros Socorros: para tratar pequenos problemas de saúde durante a viagem
Outros itens para viagem corporativa
Comprovantes da reserva de passagens e do hotel
Certamente, os comprovantes de compra das passagens corporativas e da acomodação são partes essenciais de um checklist de viagem corporativa. Mantê-los organizados e à mão é fundamental para agilizar e facilitar o deslocamento.
O colaborador deve estar bem informado, com antecedência, sobre detalhes do voo, hotel e localização. Também é preciso ficar atento a como será feito o deslocamento e deixar os contatos dos motoristas à mão, se for o caso. Assim, evita-se desencontros e fica mais fácil agir em uma situação de emergência.
Documentos de identificação
Em um checklist de viagem corporativa, os documentos de identificação estão entre os itens mais importantes para a segurança do colaborador na viagem. Afinal, sem eles, não é possível sequer embarcar.
Em uma viagem corporativa internacional, o passaporte é um documento imprescindível e obrigatório. Por isso, é imprescindível checar se ele está válido por pelo menos mais 6 meses após a data de retorno da viagem.
Caso o passaporte esteja prestes a vencer, vale a pena solicitar um novo documento, para não ter problemas.
Outra prática é providenciar uma cópia — física ou digital — das páginas do documento nas quais aparecem a foto e os dados pessoais, caso ocorra uma emergência enquanto estiver fora do país.
Além disso, é obrigatório providenciar os vistos necessários para viagem, de acordo com as regras do país de destino.
Para deslocamentos nacionais e para ingressar nos países que fazem parte do Mercosul, pode-se apresentar apenas a carteira de identidade válida (RG). No território nacional, a carteira de habilitação (CNH) também é aceita no lugar do RG. Na ausência desses documentos, o passaporte também pode ser usado.
Certificados de vacinação e seguro viagem
O seguro viagem corporativo é outro documento importantíssimo para a proteção do viajante. Como nunca se sabe o que pode acontecer, contratar esse serviço é uma medida básica para lidar com contratempos, como doenças, acidentes e até mesmo bagagens extraviadas.
Cabe à empresa zelar pela segurança e integridade de seus funcionários (duty of care). Por isso, faça uma cotação e invista em uma solução que ofereça boa cobertura. Já o colaborador não pode se esquecer de levar uma cópia da apólice do seguro com todos os meios de contato bem registrados em seu celular.
Outro aspecto que diz respeito à saúde e seguridade do profissional é a vacinação. Alguns países exigem, no momento do embarque, a apresentação de um certificado que comprove que a pessoa está em dia com as vacinas. É sempre bom checar essa informação no site do Ministério da Saúde.
O ideal é que as vacinas sejam tomadas cerca de 4 a 6 semanas antes da viagem. Além disso, vale lembrar que algumas regiões brasileiras pedem que o viajante tenha a vacina contra a febre amarela também regularizada.
Como organizar a mala?
A escolha dos objetos de uso pessoal que serão levados fica a critério do viajante. No entanto, a empresa pode fazer recomendações, visando o bem-estar do seu colaborador.
O viajante não pode, por exemplo, se esquecer de levar remédios que esteja tomando ou que sejam de uso regular. Isso evita reação alérgica por ingestão de medicamentos não habituais.
Diversas viagens corporativas são de curta duração, o que gera a necessidade de apenas uma ou duas mudas de roupa. No entanto, para deslocamentos mais longos, o profissional deve levar peças adequadas e práticas, que atendam a princípios como:
- Tempo de estadia;
- Tipos de compromissos (reuniões e eventos corporativos pedem peças mais formais e em tons neutros);
- Previsão do tempo (é sempre bom ser precavido e levar agasalhos, entretanto, se a meteorologia aponta temperaturas muito baixas, o funcionário pode precisar providenciar peças térmicas).
Por fim, é bom recomendar que o colaborador viaje com poucas coisas e portando apenas bagagem de mão. Malas despachadas podem ser extraviadas, o que torna o deslocamento mais lento e estressante.
Com uma equipagem pequena, a locomoção fica mais flexível e o viajante mantém perto de si todos os seus pertences essenciais, como notebook e documentos. Todavia, se a bagagem precisar ser despachada, o funcionário deve levar uma bolsa ou mochila para carregar itens de valor consigo.
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