Calcular custo de viagem corporativa permite realizar um controle mais eficiente dos gastos e a otimização de recursos. Segundo dados divulgados pela Fecomercio-SP e destacados pelo portal R7, os gastos com viagens corporativas, em 2024, atingiram recorde de R$ 131 bilhões, representando um aumento de mais de 5% em relação a 2023.
Outro dado relevante divulgado pela coluna Radar da revista Veja, mostra que as despesas com viagens representaram mais de 30% dos gastos realizados com cartões corporativos, em 2023.
Esse crescimento reforça a necessidade de um planejamento estratégico detalhado , com ações para reduzir despesas, como a escolha de meios de transporte mais econômicos, hospedagens com melhor custo-benefício e a utilização de ferramentas de gestão de viagens.
Além disso, realizar um controle rigoroso desses custos contribui para a sustentabilidade financeira da empresa e para a tomada de decisões mais assertivas, garantindo que os investimentos em deslocamentos gerem retornos positivos para os negócios.
Neste post, iremos ajudar a identificar os custos envolvidos nas viagens corporativas e como manter um controle deles para que não extrapolem o orçamento de viagem. Confira!
Calcular custo de viagem corporativa
As viagens corporativas geralmente envolvem uma série de custos que podem variar dependendo do destino, duração e nível de conforto exigido. Entre os principais gastos estão as passagens aéreas ou terrestres, que podem ser significativas, especialmente em casos de voos internacionais ou viagem de última hora.
Além disso, há os custos com hospedagem, que incluem diárias em hotéis, taxas de serviço e possíveis upgrades e gastos com transporte local (táxis, aluguel de carros ou passes de transporte público), alimentação do colaborador em viagem a trabalho (refeições em restaurantes ou room service), e as despesas com comunicação, como internet e telefonemas.
Esses gastos se dividem em diretos e indiretos:
Custos diretos
- Passagens aéreas ou terrestres;
- Hospedagem (diárias em hotéis, taxas de serviço, upgrades);
- Transporte local (táxis, aluguel de carros, passes de transporte público);
- Alimentação (refeições em restaurantes, room service);
- Comunicação (internet, telefonemas);
- Seguros de viagem;
- Vistos e taxas aeroportuárias;
- Despesas com entretenimento ou reuniões de negócios (aluguel de salas, coffee breaks).
Custos indiretos
- Tempo dedicado pela equipe de viagens para organizar logísticas;
- Gestão de reembolsos e processamento de despesas;
- Impacto na produtividade do colaborador durante o deslocamento;
- Custos administrativos internos relacionados à aprovação e controle de viagens;
- Possíveis custos de contingência, como cancelamentos ou alterações de última hora.
Como calcular os custos com as viagens da sua empresa
Levantamento de despesas fixas e variáveis
Para calcular os custos das viagens corporativas, é importante listar todas as despesas envolvidas. Os custos fixos incluem passagens aéreas, hospedagem e taxas de inscrição em eventos, enquanto os custos variáveis englobam alimentação, transporte local e despesas imprevistas.
A criação de uma planilha detalhada ou o uso de um software de gestão de viagens permite categorizar esses gastos e garantir um acompanhamento preciso.
Uso de tecnologia para controle financeiro
Ferramentas de gestão de viagens corporativas ajudam a monitorar e registrar todas as despesas de forma organizada. Softwares específicos podem oferecer integração com cartões corporativos, permitindo o rastreamento automático dos gastos e reduzindo erros humanos.
Além disso, essas plataformas possibilitam a geração de relatórios de viagens detalhados (RDV), facilitando a análise e o planejamento financeiro para futuras viagens.
Definição de políticas de reembolso e teto de gastos
Estabelecer políticas de reembolso de despesas claras e limites de gastos por categoria ajuda a evitar desperdícios e garante previsibilidade financeira.
É importante definir regras para cada tipo de despesa, como valores máximos para diárias de viagem para gastos com hotéis, alimentação e transporte.
Essas diretrizes devem ser comunicadas claramente aos colaboradores para garantir o cumprimento das normas e manter o orçamento de viagem sob controle.
Análise de dados históricos para otimização de custos
Analisar os dados das viagens passadas é uma estratégia eficaz para identificar padrões de gastos e oportunidades de economia. Comparar custos de diferentes fornecedores e avaliar o desempenho financeiro de cada viagem permite tomar decisões mais estratégicas.
Com essas informações, a empresa pode negociar tarifas especiais com hotéis, companhias aéreas e locadoras de veículos, reduzindo custos sem comprometer o conforto dos viajantes.
Revisão periódica e ajustes estratégicos
A revisão regular dos relatórios de despesas ajuda a identificar áreas que precisam de ajustes e a evitar gastos desnecessários. A empresa deve estabelecer um processo contínuo de monitoramento e otimização dos custos, ajustando políticas conforme necessário.
Essa prática permite maior controle do orçamento e garante que os investimentos em viagens corporativas sejam feitos de maneira eficiente e sustentável.
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Como a Copastur pode ajudar na gestão de custos de viagens corporativas
A Copastur oferece soluções completas para ajudar as empresas a calcular e controlar os gastos com viagens corporativas. Com ferramentas de gestão integradas, a empresa permite que os gestores acompanhem as despesas em tempo real, categorizando gastos com passagens, hospedagem, alimentação e transporte local.
Além disso, a Copastur oferece assessoria especializada para a negociação de tarifas corporativas com fornecedores, garantindo condições vantajosas e otimização dos custos.
Sua plataforma também permite o controle rigoroso de políticas de reembolso e limites de gastos, proporcionando maior previsibilidade financeira e ajudando as empresas a manter o orçamento sob controle.
Com isso, as empresas podem otimizar seus recursos, reduzir custos desnecessários e garantir que as viagens estejam alinhadas aos objetivos organizacionais.
Conheça as soluções para viagens corporativas da Copastur e otimize as viagens da sua empresa!
