Para que um evento corporativo seja perfeito, é preciso prestar atenção a todos os detalhes. A escolha de um bom hotel para eventos é parte essencial desse processo.
A qualidade do espaço no qual o evento ocorrerá é um dos fatores que determinam a experiência que os visitantes terão, influenciando diretamente nos níveis de aproveitamento daquilo que será vivido no local e na impressão que os participantes levarão consigo depois que o evento terminar.
Assim, para que você descubra quais aspectos devem ser observados na hora de escolher o melhor hotel para eventos corporativos, vamos compartilhar a seguir 8 passos infalíveis que podem guiar a sua decisão. Continue a leitura e confira já!
1º: Compare a relação custo x benefício
É evidente que o valor para a contratação de um espaço para evento corporativo é um fator que pode pesar bastante na escolha final.
Entretanto, para garantir que tudo ocorra bem, recomenda-se não colocar o critério “valor” acima de outros fatores, para não correr o risco de transformar seu evento em um verdadeiro pesadelo, apenas para economizar.
Assim, levar em consideração a relação custo X benefício é a melhor saída. Provavelmente você não escolherá de cara o primeiro hotel com o qual teve contato. Então, depois de pesquisar pelas opções disponíveis, aí sim você pode utilizar o valor da reserva como critério de análise, já que será capaz de comparar o que é oferecido e o que é cobrado por hotéis diferentes, chegando a uma decisão razoável.
2º: Observe a localização
Muitas empresas optam por realizar seus eventos em cidades distantes do local no qual trabalham seus colaboradores e parceiros. Isso faz com que se façam necessários deslocamentos mais longos para que o participante consiga chegar ao local.
Assim, ao escolher um ambiente para eventos, é interessante observar com atenção a localização do hotel. Áreas centrais, com mais opções de transporte público, acesso facilitado a táxis, rodoviárias e aeroportos pode facilitar, e muito, a vida de quem vai participar do evento, então vale analisar com cautela o local a ser escolhido.
Embora possa ser mais alto o investimento necessário para a reserva de um espaço em hotéis estrategicamente localizados, os bons resultados obtidos com essa escolha melhoram a relação custo X benefício.
3º: Verifique se há comércios nas proximidades
Alguns eventos podem durar muitas horas ou até mesmo mais que um dia. Então, ao procurar por um hotel para realizar um evento corporativo, um ponto que conta a favor é a existência de estabelecimentos comerciais nas proximidades.
Nos arredores do hotel, restaurantes, lanchonetes, lojas de conveniência, postos de gasolina, supermercados podem facilitar a vida dos participantes do evento nas pausas para almoço, lanche ou no caso de necessidade de pernoite.
4º: Confira a infraestrutura disponível
Para garantir que o evento aconteça de acordo com o planejado, é imprescindível que se confira a infraestrutura que estará à disposição.
O tamanho dos auditórios e salões, a quantidade de banheiros disponíveis, a existência de copas e cozinhas, as condições do palco, tudo isso deve ser levado em conta para garantir que os participantes sejam recepcionados de modo confortável e que o cronograma do evento seja seguido à risca.
Imagine o transtorno que seria gerado caso os organizadores do evento, na última hora, percebessem que o local comporta menos pessoas do que a quantidade prevista? Ou caso não haja banheiros suficientes para os participantes?
Informar-se com antecedência sobre os detalhes da infraestrutura do local é uma estratégia que ajuda a garantir que tudo saia conforme o planejado.
5º: Certifique-se de que há boas condições de acessibilidade e acesso
Um bom hotel para eventos é aquele que oferece boas condições de acessibilidade e acesso. Rampas, plataforma elevatórias, elevadores, corrimãos e banheiros adaptados para pessoas idosas ou com mobilidade reduzida, portas amplas, que possibilitem o acesso de pessoas cadeirantes a quaisquer ambientes, estacionamento próprio ou próximo ao local, todos esses aspectos devem ser observados, já que permitirão que todo e qualquer participante se sinta acolhido e confortável no ambiente escolhido.
Desse modo, seu evento contemplará toda e qualquer necessidade dos participantes, garantindo uma boa impressão e uma experiência inesquecível.
6º: Preze pelo conforto dos participantes
Alguns detalhes podem fazer toda a diferença em um evento corporativo. Garantir que o ambiente mantenha a lotação dentro do considerado ideal para a ocasião, permitir que a temperatura e a iluminação dos ambientes permaneçam agradáveis durante todo o evento, oferecer wifi gratuito, esses são fatores que podem contribuir para com o sucesso do evento e o bem-estar dos presentes.
Na hora de buscar por um hotel para eventos corporativos, vale verificar o quão bem planejado é o local para receber os participantes.
7º: Analise a segurança do hotel para eventos
Antes de decidir em qual hotel acontecerá o seu evento corporativo, procure empregar certo tempo realizando uma boa pesquisa a respeito da segurança da região.
O bairro no qual o hotel se localiza é residencial ou comercial? Quais os índices de criminalidade do local? As ruas possuem boa iluminação? Possuem bastante fluxo de carros e pedestres?
Conversar com pessoas que vivem e trabalham na região pode fornecer-lhe pistas valiosas, ajudando você a tomar uma escolha que garanta a segurança do seu evento.
8º: Descubra se há auxílio a eventos
Alguns hotéis, quando você contrata a utilização do espaço, oferecem também auxílio ao seu evento. Então, em certos casos é possível contar com uma boa estrutura e pessoal para recepção dos convidados, serviço de sala, para a realização de cafés da manhã, coffee break e coquetéis, dentre outras facilidades.
Logo, verificar se o hotel disponibilizará algum tipo de auxílio pode garantir ainda mais sucesso ao seu evento!
Para escolher um hotel para eventos corporativos, como você percebeu, é preciso ter bastante disposição para pesquisar detalhes sobre a estrutura e facilidades do local. E, acima de tudo, é essencial em sua escolha estar atento ao que os participantes querem e merecem ter durante o evento: conforto e bem-estar, para que possam viver a experiência de modo pleno.
Procure por várias opções, analise-as com cautela e de forma minuciosa e, depois, diante das alternativas que encontrar, selecione a que oferece o melhor custo X benefício!
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