A escolha da hospedagem corporativa ideal impacta diretamente a produtividade, o bem-estar e a satisfação dos colaboradores em viagens de negócios.
Ao contrário das hospedagens comuns, as corporativas são especialmente adaptadas às necessidades e exigências das empresas e seus colaboradores. Essas diferenças visam atender às demandas específicas do ambiente corporativo, proporcionando conforto, praticidade e eficiência durante as estadias profissionais.
Neste texto, iremos explorar o universo da hospedagem corporativa, apresentando o conceito e as diferenças para uma hospedagem tradicional, além de trazer dicas sobre como escolher o lugar onde ficar e as principais tendências do setor. Acompanhe!
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O que você vai ler no texto:
O que é hospedagem corporativa?
A hospedagem corporativa é uma categoria de acomodação projetada especificamente para atender às necessidades e exigências das viagens de negócios.
Esses locais oferecem uma combinação única de serviços e facilidades que visam aprimorar a produtividade, o conforto e a segurança dos viajantes corporativos.
Isso pode incluir desde salas de reunião e espaços que podem ser utilizados para eventos online ou conferências, como equipamentos audiovisuais, até serviços de secretariado, acesso a redes de internet de alta velocidade e opções de alimentação adaptadas às necessidades dos hóspedes.
Hospedagem Corporativa vs Hospedagem Comum
As viagens corporativas exigem um olhar atento às necessidades específicas dos colaboradores que estão em reuniões de trabalho, eventos, conferências, entre outros. As acomodações corporativas se diferenciam das hospedagens comuns por diversos aspectos, visando atender a essas demandas de forma otimizada.
Abaixo listamos as principais:
Foco no bem-estar e produtividade
Quartos ergonômicos com área de trabalho adequada, internet de alta velocidade e serviços como lavanderia garantem que os colaboradores se sintam confortáveis e produtivos durante a viagem.
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Localização estratégica
Os hotéis devem ficar próximos a centros de negócios, eventos ou pólos industriais, otimizando o tempo dos seus colaboradores e facilitando o deslocamento. Inclusive, segundo pesquisa do Panrotas, este item é considerado o mais importante pelos viajantes corporativos ao analisar as hospedagens.
Negociação de tarifas vantajosas
Acordos com hotéis e flats proporcionam tarifas competitivas e personalizadas, otimizando o orçamento da empresa.
Suporte especializado
Uma equipe dedicada está à disposição para atender às demandas da empresa, desde a escolha da hospedagem ideal até a resolução de eventuais imprevistos.
Dicas para escolher a hospedagem ideal
Existem diversos aspectos que merecem ser analisados no planejamento das viagens corporativas ao escolher um hotel para a equipe. Veja só:
1. Localização próxima
A regra geral é: hotéis baratos costumam ficar longe do centro comercial das cidades. Por mais que esse ponto pareça inofensivo em uma primeira avaliação, certamente dificulta e encarece o deslocamento do viajante.
Nesse caso, o que seria poupado em estadia acaba sendo gasto em combustível, táxi ou qualquer outro meio de transporte. Isso sem falar no aumento da burocracia na hora de prestar contas!
De olho em tudo isso, a dica aqui é pensar em hotéis que fiquem próximos aos locais que serão visitados pelo funcionário da empresa. O segredo está em reduzir distâncias, evitar atrasos nos compromissos e, claro, economizar na contratação dos serviços de hospedagem.
2. Deslocamento facilitado
Próximo ao hotel em que o funcionário vai ficar existem meios de transporte que possam auxiliá-lo no seu deslocamento? Para evitar o pagamento de táxi todos os dias, é possível que seu funcionário pegue um metrô ou ao menos uma van coletiva?
Nos locais mais afastados, muitas vezes, é melhor alugar um carro e deixá-lo à disposição do colaborador do que ficar controlando corridas de táxi e recibos de pagamento. Por isso, consultar o hotel em relação às facilidades de transporte pode ser uma boa ideia antes de fechar a reserva para a viagem corporativa.
3. Conforto na medida
Enquanto viaja, o funcionário está à disposição da empresa, certo? Pois isso, deve ser valorizado com acomodações adequadas! Mas não entenda errado: você não necessariamente tem que pagar hotéis caros, mas, sim, prover um local confortável e com segurança.
Ainda de acordo com o estudo do Panrotas, os viajantes prezam por silêncio no apartamento, conforto no quarto, conforto no banheiro, qualidade do café da manhã, internet veloz, estrutura para trabalhar, entre outros itens.
Então, além de pesquisar sobre o hotel e ver fotos dos quartos, procure recomendações de outros hóspedes ou reclamações na internet. Redes sociais são ótimas para coletar impressões a esse respeito, pois as pessoas costumam compartilhar tanto suas experiências positivas como negativas.
4. Segurança máxima
O hotel a ser escolhido também deve estar localizado em uma região que ofereça segurança a seus funcionários. Isso vale tanto para dentro, como para fora das instalações.
Se um colaborador é assaltado durante a viagem, por exemplo, pode gerar responsabilidades para a empresa — como ressarcimento de equipamentos pessoais e indenizações.
No que se refere à segurança dentro do hotel, caso seu funcionário esteja levando equipamentos de valor (como notebook, celular e dinheiro, entre outros pertences), certifique-se de que o local oferece um cofre para guardar tais objetos.
Normalmente, o check-in é feito depois do horário de almoço e o check-out antes. É esse intervalo que permite que a equipe do hotel prepare o quarto para novos hóspedes.
Porém, se o seu funcionário vai chegar um pouco mais cedo ou vai sair um pouco mais tarde que os horários estipulados, a recomendação é tentar negociar o prazo para não pagar uma diária a mais.
A não ser que esteja acontecendo um evento muito importante na cidade e os hotéis estejam todos lotados, você certamente conseguirá um bom acordo, oferecendo conforto para a chegada do seu funcionário e menos despesas no seu fechamento contábil.
6. Cancelamento gratuito
No momento de escolher um hotel para funcionários em viagem e negociar a reserva, verifique se é cobrada taxa de cancelamento. Afinal, imprevistos podem acontecer e seu colaborador não poder viajar!
É fato que cancelamentos feitos em cima da hora costumam gerar taxas, mas se você conhecer com antecedência a impossibilidade da viagem, é bem capaz de encontrar hotéis que não cobrem.
7. Internet acessível
Hoje em dia, se não há internet, pouco trabalho pode ser feito, correto? Essa dependência da tecnologia nos faz ter que exigir acesso sem restrições ao wi-fi do hotel. Alguns cobram pelo uso, enquanto outros já oferecem o serviço gratuitamente, entendendo que se trata de algo essencial para uma boa experiência do hóspede.
Na hora de escolher um hotel para funcionários em viagem corporativa, portanto, verifique as condições de uso da rede, dando preferência a hotéis que oferecem o serviço gratuitamente e sem limite de banda ou de equipamentos conectados.
8. Refeições incluídas
Se seu funcionário vai ficar nas proximidades do hotel, uma boa forma de controlar gastos e facilitar a prestação de contas e o reembolso das despesas de viagens é contratar a estadia com as refeições incluídas. Nessa situação, uma questão que deve ser verificada é o preço, pois os hotéis costumam cobrar caro por suas refeições.
Sendo o caso, procure negociar valores ou fazer acordos com aqueles hotéis que mais recebem seus colaboradores para, assim, reduzir a conta. Não havendo negociação, procure restaurantes nas proximidades com valores mais competitivos, quem sabe firmando com eles parcerias de longo prazo!
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9. Reuniões
Se seus funcionários têm como missão receber pessoas durante a estadia na cidade, verifique a disponibilidade de usar as salas de reuniões existentes no hotel.
Com essa estratégia, você reduz os custos de deslocamento e ainda faz com que os potenciais clientes ou parceiros de negócios fiquem concentrados no objetivo da reunião. Uma vez que também estarão mais focados fora de suas próprias empresas.
10. Pagamento simplificado
No momento de acertar a conta do hotel, a empresa tem algumas opções:
- Oferecer um cartão corporativo ao funcionário para que ele mesmo faça o pagamento no momento do check-out;
- Pedir que o hotel fature diretamente para a empresa, dispensando o colaborador da responsabilidade;
- Usar milhas acumuladas para efetivar o pagamento, reduzindo os custos da viagem e aproveitando as vantagens dos cartões de crédito e programas de fidelidade dos quais a empresa participe.
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Tendências nas hospedagens corporativas
Conhecer o que as hospedagens estão oferecendo de novo é fundamental para ter sucesso na escolha do hotel. Abaixo listamos algumas tendências:
Diversidade e agilidade nos meios de pagamento
Dificultar o pagamento e encher o processo de burocracias é, definitivamente, algo do passado. Hoje em dia, já é difícil encontrar alguém que transporte altos valores em notas na carteira.
Até mesmo o cartão de crédito físico está sendo substituído por aplicativos online, que realizam pagamentos por meio de apenas alguns cliques.
Essa é, portanto, a primeira tendência de hospedagem corporativa que merece destaque. O investimento na diversidade, eficácia e agilidade dos meios de pagamento oferece inúmeras vantagens para o estabelecimento, para o hóspede e para a empresa.
Isso é percebido principalmente em uma viagem corporativa internacional, quando fazer transações com uma moeda diferente pode ser uma barreira, principalmente quando elas envolvem um valor alto. Cartões pré-pagos e até mesmo bitcoins contribuem para conferir maior dinamismo nesses momentos.
Investimento nas redes sociais e na comunicação
Não podemos falar de tecnologia sem falar de redes sociais, não é mesmo? Elas se tornaram parte fundamental de nossas vidas, alterando para sempre a maneira com que interagimos, nos comunicamos e compartilhamos informações dentro e fora do trabalho.
Hoje, uma mensagem privada no Facebook ou no Instagram pode abrir o caminho para o cliente tirar uma dúvida ou solucionar um problema.
Entretanto, o investimento em uma comunicação mais eficaz vai para além das redes sociais.
Além disso, a rapidez para responder é cada vez mais valorizada. O avanço da tecnologia e o fato de carregarmos um verdadeiro minicomputador em nossas mãos praticamente o tempo todo realçam a correria da vida moderna, em que ninguém quer ficar sentado esperando a empresa responder.
Personalização e excelência no atendimento
O hóspede moderno não quer ser tratado como só mais um. Em vez disso, busca a personalização e a excelência no atendimento. A qualidade da equipe não é uma exigência recente, mas a visão do que é um serviço excepcional evoluiu.
Durante uma viagem corporativa, o colaborador passa pouco tempo no hotel e, portanto, essas horas de descanso e relaxamento são valiosas.
Assim, a infraestrutura deve ser completa e confortável para que ele possa realmente descansar e recarregar as energias.
Muitos hotéis têm investido em quartos menores, fazendo com que sobre mais espaço para espaços públicos e de lazer.
Assim, o descanso de cada um continua garantido. Mas há uma maior possibilidade de integração e de mais diversidade em relação ao que pode ser feito sem nem precisar sair do estabelecimento. O que também otimiza o tempo do colaborador.
Além disso, é fundamental que a comida e o serviço de quarto sejam de alta qualidade, e a extensão do período de atendimento é um grande diferencial em meio à rotina agitada dos compromissos profissionais.
A equipe de atendimento do hotel deve ser proativa, ágil e simpática, pronta para ajudar no que for necessário e para identificar o que o hóspede precisa. Nesse sentido, a inclusão no cardápio de opções veganas, light ou sem glúten, por exemplo, é uma forte tendência. O mesmo vale para a possibilidade de personalização do quarto.
Fidelização e foco no cliente
As empresas que estão antenadas com o cenário atual do mercado já perceberam que, hoje, o cliente exige ser o foco principal.
No mundo da hotelaria, isso pode ser percebido pelo uso de tecnologias que facilitam a vida do hóspede, como a possibilidade de fazer o check-in pelo celular. Durante uma viagem a trabalho, economizar tempo é sempre bem-vindo.
No âmbito da gestão, vale a pena negociar uma parceria com hotéis que mostrem opções particularmente interessantes para os colaboradores. Isso acontece porque os estabelecimentos investem, mais do que nunca, na fidelização dos clientes.
Se a gestão e a equipe ficam satisfeitas com o serviço e a experiência, as chances de retorno são enormes. Portanto, aproveite-se disso para tentar conseguir descontos para a hospedagem de um grupo grande e até mesmo cortesias em serviços adicionais, como determinados itens no café da manhã ou o uso livre da rede Wi-Fi ou de espaços de lazer.
Como a Copastur pode ajudar a encontrar as melhores opções de hospedagem
A Copastur é uma empresa especializada em assessoria e consultoria de viagens corporativas, com ampla experiência em selecionar as melhores opções de hospedagem para atender às necessidades e orçamentos das empresas.
Ao trabalhar com a Copastur, as empresas têm acesso a uma equipe de profissionais altamente qualificados que analisam detalhadamente os requisitos específicos de cada cliente, como localização, comodidades, capacidade de acomodação e preço.
Além disso, contamos com uma extensa rede de parcerias com hotéis e resorts em todo o país. O que permite negociar tarifas corporativas exclusivas e benefícios adicionais, garantindo a melhor relação custo-benefício para seus clientes.
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