Se você está em busca de aprender como fazer mapa para eventos, é provável que em sua mente o assunto se refira à organização do layout do local, como disposição de mesas e cadeiras, estandes, palcos etc. Mas, neste post vamos falar do mapa dos acontecimentos e detalhes de um evento empresarial, uma espécie de roteiro e cronograma.
Desenvolver um mapa para eventos é fundamental para que todos os envolvidos saibam suas tarefas e prazos, tanto antes quanto durante e depois do evento. Continue lendo e saiba mais sobre esse método!
Como fazer mapa para eventos na prática
Para seu mapa sair completo, nenhum detalhe escapar e o evento da sua empresa ser um sucesso, indicamos seguir os passos abaixo.
Planeje cuidadosamente os dias e horários
Os horários são fundamentais para a organização de eventos de qualquer duração, mas mais ainda para aqueles que acontecem em vários dias. Por isso, uma boa ideia é definir o horário de início e fim com uma folga para que seus convidados possam ir para casa ou hospedagem e voltar para o evento sem correria.
Outra dica é não deixar atividades com temas parecidos e interligados acontecendo simultaneamente, assim o público que tem interesse naquele tópico não perderá nada.
Faça uma lista de tudo o que irá acontecer no evento
Nessa etapa, inclua em ordem de acontecimento todas as atividades do evento. Recebimento dos convidados, abertura, apresentação dos palestrantes, atividades interativas, oficinas e intervalos para refeições.
Antes do encerramento, inclua o acontecimento de maior importância para gerar expectativa entre os participantes. Também não deixe de colocar a duração de cada atividade em uma espécie de linha do tempo, considerando imprevistos e alguns minutos de atrasos.
Considere o espaço do evento
Se o evento acontecer em um local fixo, como um auditório, por exemplo, você não vai precisar se preocupar com o tempo de locomoção dos convidados entre um lugar e outro. Mas, caso as atividades sejam em salas ou estandes diferentes, inclua o tempo de deslocamento tanto dos palestrantes, quanto dos convidados.
Use a tecnologia a seu favor
As planilhas de organização são grandes aliadas na hora de fazer seu mapa para eventos. Nelas você consegue incluir datas, orçamentos, ver o que está atrasado e redefinir prioridades.
Mas hoje, existem outras formas muito práticas para fazer isso: os aplicativos de smartphones. Eles podem ser usados para a gestão de qualquer tipo de tarefa, e fazer um mapa para eventos não está de fora. Algumas dicas são o Eventbasek, Typeform (para seu pós-evento), e o Sympla Organizador.
Além das nossas dicas, considere contar com uma empresa para fazer um mapa para o evento da sua companhia e tirar tudo do papel de forma organizada. Quer saber mais? Entre em contato com a Copastur e conheça nossos serviços!
