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Definitivamente não é segredo que o país vive um momento delicado. O assunto crise não sai dos jornais, das conversas familiares e, claro, do cotidiano tanto de pessoas físicas como de jurídicas. Mas sabia que esse momento pode gerar oportunidades? Nesse contexto, é importante, primeiro, saber como fazer o controle de despesas.
Na prática, o redimensionamento dos gastos do negócio é um assunto que tende a ser negligenciado em tempos de abundância, enquanto se torna um imperativo em momentos de turbulência. Então, fique de olho no nosso post de hoje, porque vamos demonstrar exatamente como otimizar seus custos e cortar os gastos certos, na hora certa. Confira!
O que é preciso para fazer o controle de despesas?
Existem diversas medidas que você pode adotar para fazer o controle de despesas. Veja só:
Faça um diagnóstico cuidadoso
O primeiro passo para saber o que cortar é descobrir, afinal, onde sua empresa está gastando mais do que deveria. Por isso, é importante mobilizar cada departamento do negócio a fim de rever processos e planilhas em busca de desperdícios, investimentos ineficazes ou contratos muito caros.
É importante que sua equipe seja capaz de traçar o gasto médio de cada área por determinado período de tempo. A partir de então, será possível definir qual seria o gasto ideal para equilibrar as contas.
Além disso, é nesse momento que sua empresa definirá as prioridades, estabelecendo os pontos em que um certo nível de investimento deve ser mantido em detrimento a outros.
Reduza gastos indispensáveis
Algumas contas da empresa não podem ser canceladas, por mais que representem um peso significativo no seu balanço. Em geral, contas como água, energia elétrica e telefonia recebem pouca atenção por serem inevitáveis.
No entanto, costumam ser também essas três áreas as grandes responsáveis por desperdícios que passam despercebidos, corroendo o orçamento de forma silenciosa. Vale lembrar, porém, que a redução dessas contas pode ser obtida com algumas ações relativamente simples.
A conta de água, por exemplo, pode ser reduzida com pequenos investimentos em reparos e combate a vazamentos. Além disso, sua empresa pode apostar em um sistema de reaproveitamento da água pluvial, bem como em campanhas educativas para reduzir o desperdício dos funcionários.
A conta de luz também pode ser amenizada com a troca de equipamentos antigos por novos, que possuem um consumo de energia mais eficiente — neste caso, entram desde lâmpadas, passando por refrigeradores até chegar aos aparelhos de ar-condicionado.
A questão telefônica também pode ser contornada com soluções mais baratas, como ligações via internet ou com a negociação de planos corporativos mais vantajosos.
Encontre novos fornecedores
Em tempos de crise, diversas empresas buscam oferecer serviços mais baratos para não só manter seus clientes como para atrair novos. E isso também vale para os fornecedores do seu negócio, viu?
Nesse caso, a dica é aumentar sua lista de prospecção de fornecedores, de modo a se beneficiar da concorrência. No mínimo, sua empresa terá um maior poder de barganha para renegociar contratos ou mesmo encontrará um serviço mais barato — e tão eficiente quanto o anterior.
Ainda em relação aos fornecedores, também é o momento certo de se repensar sobre a forma de acioná-los. Que tal centralizar as compras em um único departamento e trocar as encomendas espaçadas para aquelas realizadas de uma única vez?
Afinal de contas, o poder de barganha aumenta na medida em que sua empresa tem um bom volume de compras, não é mesmo?
Mantenha investimentos estratégicos
Um dos erros mais comuns em tempos turbulentos ao fazer o controle de despesas é acreditar que é preciso passar a faca em toda e qualquer despesa, tentando se segurar da melhor maneira possível.
A verdade é que mesmo os cortes devem ser feitos de maneira estratégica. Até porque, algumas áreas, no fim das contas, podem precisar de mais investimentos para que a empresa continue competitiva como um todo.
Manter os investimentos em inovação, por exemplo, é essencial para que seu negócio não fique atrás da concorrência. Outro ponto importante diz respeito aos investimentos em marketing.
Aqui não se trata apenas da simples propaganda, importante para manter sua marca em evidência, mas também de ações mais simples — e igualmente eficientes — na hora de manter e atrair clientes.
O que acha de investir em promoções e melhores prazos de pagamentos para seus compradores, por exemplo? Além disso, pode ser o momento de pensar fora da caixa, apostando em divulgação inteligente em canais como a internet.
Reformule as políticas corporativas
As políticas de viagens corporativas são uma espécie de tradição nas empresas, já que norteiam as ações dos funcionários. No entanto, elas sempre podem ser modificadas para tornar o negócio mais eficiente — isso, claro, sem deixar de oferecer certos benefícios e comodidades aos funcionários.
Nesse sentido, um exemplo clássico é a redução da permissão para que os trabalhadores façam horas extras. Mas é possível ir além!
Permitir o home office, por exemplo, é uma excelente maneira de reduzir custos sem prejudicar o funcionamento da empresa. Já falamos que a mudança na política de telefonia traz reduções de custos imediatas, mas a tecnologia também pode ajudar a encontrar outras soluções, sabia?
Existem aplicativos e serviços via web que possibilitam o compartilhamento de caminhões, por exemplo, reduzindo os custos de frete, além de aplicativos de mobilidade, que ajudam a ter maior controle dos despesas da empresa durante saídas para reuniões de negócio ou viagens corporativas. Pronto para mudar o dia a dia da empresa de maneira consistente?
Por fim, vale destacar que, por mais que o corte de despesas de um negócio seja responsabilidade dos gestores, isso não significa que não deve envolver todos os colaboradores da organização.
Para que as mudanças não sejam traumáticas, é preciso contar com a participação geral na tomada das decisões, permitindo que todos sugiram soluções e também tenham suas dúvidas esclarecidas quando as novas ações começarem a ser tomadas.
Viu como nem é tão complicado? Com alguns ajustes, os tempos de crise logo serão passado! Gostaria de receber mais dicas como essas diretamente no seu e-mail? Então assine já a nossa newsletter! É rápida, fácil e totalmente gratuita!
