A tarefa de convidar clientes para eventos não se resume em apenas enviar um e-mail ou fazer um telefonema. É uma oportunidade única de fortalecer laços, demonstrar valor e construir um relacionamento duradouro. Ao convidar clientes de forma personalizada e estratégica, você faz com que os convidados se sintam especiais, aumentando a chance de participação e fidelização.
Um convite bem elaborado demonstra consideração e respeito pelo cliente, criando uma oportunidade para fortalecer laços e promover a lealdade à marca. Afinal, o convite é a primeira impressão que o cliente terá do evento e, muitas vezes, do próprio compromisso da marca em proporcionar experiências significativas.
Neste post, iremos trazer algumas dicas de como convidar os clientes para eventos, abordando desde os itens que devem ser inseridos no convite até as estratégias para motivá-los a comparecer à ação. Continue a leitura!
Como convidar clientes para eventos
Convidar clientes para eventos exige uma abordagem estratégica e personalizada para garantir o engajamento e a presença deles. Comece criando uma lista segmentada de convidados com base em critérios relevantes, como histórico de relacionamento, interesses e perfil profissional.
Em seguida, escolha o canal de comunicação mais eficaz, que pode variar entre e-mails personalizados, convites impressos ou mensagens diretas nas redes sociais. E, se aplicável, envie um convite físico premium.
Ao redigir o convite, utilize uma linguagem clara e envolvente, destacando os benefícios da participação, como: o networking que o evento pode proporcionar, aprendizado ou exclusividades e reforce o convite com lembretes antes do evento e certifique-se de incluir links para confirmação de presença (RSVP) e informações logísticas, como horário, local e dress code.
Demonstrar cuidado e exclusividade é fundamental para cativar o cliente e aumentar as chances de participação.
Exemplo de texto para convidar clientes para eventos
Elaborar o texto do convite pode parecer uma tarefa complicada, mas é bem simples. Para ajudar, abaixo trazemos 3 exemplos de textos para você se inspirar a criar o seu. Confira:
Convite 1: Lançamento de Novo Produto
Assunto: Convite Exclusivo: Descubra o futuro com [Nome da Sua Empresa]
Prezado(a) [Nome do Cliente],
Temos o prazer de convidá-lo(a) para o lançamento oficial do nosso mais novo produto, [Nome do Produto]. Este evento exclusivo será uma oportunidade para você ser um dos primeiros a conhecer as inovações que irão transformar a sua [área de atuação].
Data: [Data] Horário: [Horário] Local: [Local]
Durante o evento, você poderá:
- Desfrutar de demonstrações práticas do produto;
- Interagir com nossa equipe de especialistas;
- Participar de sorteios e atividades especiais.
Confirme sua presença até o dia [Data] através do link [Link de Confirmação].
Esperamos por você!
Convite 2: Workshop exclusivo
Assunto: Participe do nosso workshop exclusivo!
Olá, [Nome do Cliente],
Estamos animados em convidá-lo para um workshop exclusivo que abordará [tema do workshop], projetado especialmente para nossos clientes mais importantes.
Data: [Data do Evento]
Horário: [Horário do Evento]
Local: [Local do Evento]
Este workshop será uma oportunidade única para aprofundar seus conhecimentos e habilidades sobre [tópico relevante]. Nossos especialistas compartilharão dicas práticas e estratégias que você poderá aplicar imediatamente em seu negócio.
As vagas são limitadas. Então, não deixe de confirmar sua presença até [Data de Confirmação]. Esperamos vê-lo lá!
Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Seu Cargo]
[Nome da Empresa]
[Contato] Esses convites podem ser adaptados conforme necessário para se alinhar ao estilo e à identidade da sua empresa.
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Convite 3: Parceria de sucesso
Assunto: Vamos celebrar nosso futuro juntos?
Olá, [Nome do Cliente],
Você é parte fundamental do nosso crescimento e queremos compartilhar momentos especiais com você no [Nome do Evento].
Data: [Data do Evento]
Hora: [Horário]
Local: [Endereço]
Venha desfrutar de um encontro exclusivo para clientes, com momentos de celebração, trocas significativas e um brinde ao futuro das nossas parcerias.
Confirmações até [Data], pelo link [aqui].
Contamos com sua presença para tornar este momento ainda mais especial!
Cordialmente,
[Assinatura do Organizador]
Leia também o post sobre convite para evento corporativo
Como motivar os clientes a comparecer ao evento
Para um evento corporativo, são poucas as situações piores do que um baixo índice de presença dos clientes. Afinal de contas, a empresa investiu na organização daquele evento, certo? Se os clientes não comparecem, portanto, nada de retorno!
A boa notícia é que existem, sim, estratégias que você pode aplicar justamente para motivar clientes a prestigiar seu evento. Elencamos algumas das principais neste post. Leia abaixo!
1. Ouça seus clientes
A primeira tática para garantir a participação dos clientes no seu evento é ouvir o que eles têm a dizer, procurando saber o que querem. Para isso, enquanto ainda estiver na fase de planejamento do evento, promova uma pesquisa com os clientes que você pretende convidar. Tente descobrir o que eles esperam encontrar no seu evento com relação ao local, data e horário, bem como duração e atrações.
É claro que não será possível atender a todos os pedidos, mas analisando as respostas já dá para incorporar ao menos as sugestões mais viáveis, que agradarão à maioria.
2. Esclareça o objetivo
Para motivar clientes, é preciso esclarecer o objetivo de qualquer que seja o evento. Pense bem: seu cliente pode muito bem ir à casa de um amigo só para passar o tempo, mas no caso de um evento corporativo, espera cumprir um objetivo definido.
Nesse sentido, uma dica importante é não voltar o foco para a própria empresa. Em vez disso, tente fazer com que o evento gere valor para os convidados.
No caso do lançamento de um produto, por exemplo, o evento não deve servir simplesmente para enaltecer a empresa por seu novo produto. Em vez disso, deve funcionar como uma oportunidade única para que os clientes testem suas funcionalidades em primeira mão, tirando todas as dúvidas diretamente com a equipe responsável.
Na hora de divulgar o evento, a clareza e a objetividade de seus propósitos certamente atrairão mais participantes, demonstrando desde o princípio como eles serão beneficiados.
3. Ofereça algum benefício
Como mencionamos rapidamente no tópico anterior, incluir um benefício é uma ótima forma de atrair clientes. Então, aí está um dos segredos: ofereça em seu evento algo que eles valorizem. Esse benefício pode variar conforme os perfis dos clientes e do próprio evento. Você pode, por exemplo:
- Distribuir brindes;
- Viabilizar descontos e opções de parcelamento melhores para quem comprar produtos durante o evento;
- Enfatizar que essa será uma ótima oportunidade de encontrar os diretores da empresa;
- Contratar atrações, como convidados especiais ou shows de música;
- Organizar palestras ou workshops para que o convidado aprenda algo novo;
- Investir no buffet do evento corporativo e oferecer comes e bebes diferenciados.
Mas é preciso tomar um certo cuidado. Lembre-se de que esses benefícios devem ser incentivos adicionais e não os focos principais do evento. Caso contrário, você não conseguirá a atenção dos clientes para transmitir sua mensagem.
Confira também o post com ideias de brindes para eventos corporativos
4. Pense em parcerias
Sozinha, talvez sua empresa não tenha os recursos necessários para elaborar um evento capaz de motivar clientes a comparecer. Ao juntar-se a outra (ou várias outras), porém, o valor percebido do evento aumenta. Assim, é possível conseguir mais participantes. Essa é a lógica por trás de um shopping center, por exemplo. Uma única loja pode, sim, atrair algumas pessoas, mas, ao reunir várias lojas, restaurantes e demais atrações, é possível atrair milhares. Nesse caso, mesmo que uma pessoa vá ao shopping apenas para almoçar, tem contato com todas as outras empresas naquele ambiente, criando assim oportunidades para outros negócios.
Pois o mesmo princípio do shopping também se aplica a eventos. É muito comum ver eventos de economia criativa (como feiras ao ar livre) que se baseiam exatamente na parceria entre negócios para atrair uma multidão. Que tal testar essa estratégia e buscar parcerias para o seu evento?
5. Procure se preparar
Um evento corporativo está sujeito a diversas circunstâncias. Assim, se algum imprevisto extraordinário acontecer no dia marcado, o evento pode não ter nenhum participante, resultando em um verdadeiro fiasco. Por isso é que você deve pensar em todas as possibilidades e, claro, nos riscos envolvidos. Dando um exemplo simples: e se chover? O evento precisa ser organizado em um ambiente protegido. Assim, mesmo que caia uma tempestade, será possível dar andamento às atividades.
Mas é preciso pensar em todos os outros riscos. E se acabar a energia ou se acontecer um problema com os fornecedores do evento? Por essas e outras, é essencial contar com um bom leque de planos de contingência para lidar com as situações inesperadas. Antecipe-se e garanta o sucesso do seu evento!
6. Facilite a presença
Se o convidado já não está muito animado, qualquer pequena dificuldade se transforma facilmente em uma desculpa para não comparecer, não é verdade? Por isso, para motivar clientes a comparecer a seu evento, é preciso eliminar quaisquer objeções que eles possam ter. Pense em praticidade ao escolher o local, data e horário. Vale a pena até organizar o transporte e, se for o caso, ajudar com a hospedagem corporativa.
7. Foque no pós
Muito provavelmente, quem vai ao seu evento de hoje é o mesmo cliente que você vai convidar para o evento do próximo ano. Por isso, o pós-evento é tão importante, servindo a 2 propósitos:
- Mostrar ao cliente que sua presença foi notada e apreciada;
- Coletar informações que ajudem a melhorar o próximo evento.
O resultado dessa iniciativa é que esse mesmo cliente se sentirá mais inclinado a participar novamente dos eventos corporativos da sua empresa. Com isso, você garante que sua próxima empreitada seja um sucesso de público!
Recomendamos também o post sobre Pesquisa de satisfação para eventos
8. Divulgue com entusiasmo
Existem diversos meios de divulgação para um evento corporativo, desde os convites exclusivos e tradicionais, enviados pelo correio a um grupo seleto de participantes, até o uso das redes sociais para espalhar a notícia ao máximo possível de pessoas. Independentemente do método escolhido, a divulgação precisa ser feita de maneira a demonstrar e gerar entusiasmo. Você pode fazer um pouco de mistério para surpreender os convidados com as atrações ou enfatizar o trabalho da equipe que organizou tudo.
No geral, o trabalho de motivar clientes para participar de um evento corporativo se resume a uma coisa: pensar em formas de gerar valor para os convidados, procurando agradá-los. Assim, o nível de engajamento com a empresa subirá às alturas. No fim das contas, a situação se torna positiva para ambos os lados.
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Como a Copastur pode ajudar nos eventos da sua empresa
A Copastur tem mais de 50 anos de atuação no mercado de eventos e viagens corporativas. Com isso, ela consegue oferecer um portfólio completo de serviços que vão desde o planejamento, execução e gestão do evento.
Ao contar com a Copastur, você garante um evento personalizado, que reflete a identidade da sua empresa e atende às suas necessidades específicas, permitindo que sua equipe se dedique integralmente aos objetivos estratégicos do evento.
Outro diferencial da empresa é a sua atuação em setores como offshore, live marketing, incentivo, entre outros, o que faz com que os clientes da Copastur encontrem em um único lugar todos os serviços de que precisam.
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