Viagens corporativas dão muito trabalho para serem organizadas, mas também podem ser bastante proveitosas para os envolvidos. Conhecer uma cultura nova, expandir as relações corporativas e prospectar mercados internacionais são apenas algumas vantagens. Se sua equipe irá fazer a primeira viagem internacional, prepare-se para otimizar a experiência e tirar o máximo de proveito dela.
Documentação necessária
O primeiro passo para qualquer viagem internacional é garantir que todos os viajantes estejam com a documentação em dia. Diversos países exigem, por exemplo, que o passaporte esteja com pelo menos 6 meses de validade quando da chegada do passageiro ao seu destino.
Diferentes tipos de vistos também podem ser solicitados, especialmente se a viagem tiver duração de mais de um mês. Já países do Mercosul, por exemplo, exigem apenas a carteira de identidade do visitante.
Se o funcionário for precisar dirigir durante a estadia no exterior, pode ser necessária também uma carteira de habilitação internacional, já que alguns países não aceitam a CNH brasileira.
Tudo vai depender do país que será visitado. Então atente-se às regras locais e, caso tenha dúvidas, não hesite em entrar em contato com a embaixada do país no Brasil. Você encontra a lista completa de representações estrangeiras no país no site do Itamaraty.
Outros preparativos
Alguns países também exigem que os visitantes cheguem com algumas vacinas em dia. Portanto, cheque se os cartões de vacinação de toda a equipe estão atualizados e procure organizar a viagem com o máximo de antecedência possível. Além de garantir que todas as normas locais serão respeitadas, você consegue diminuir os custos para a empresa.
Isso inclui o poder de negociação com fornecedores para reserva de passagens e diárias em hotéis. Meios de transporte envolvidos no roteiro da viagem também são um ponto que vale destacar.
O ideal é planejar uma viagem corporativa internacional com pelo menos um mês de antecedência. Se for a primeira viagem internacional da equipe, recomenda-se dobrar esse tempo mínimo para que haja prazo suficiente para planejar a viagem e também preparar todos os envolvidos para ela.
Roteiro da viagem
O roteiro de uma viagem de negócios, assim como o de uma viagem de lazer, precisa incluir as cidades, quantos dias em cada lugar, hotéis e deslocamentos. Seguro viagem é um dos pontos que não podem faltar, já que garantem a segurança dos passageiros em caso de imprevistos de saúde ou acidentes.
Dinheiro é outro ponto de atenção e os funcionários precisam embarcar com pelo menos duas opções financeiras, podendo ser moeda local, cartão pré-pago internacional ou cartão de crédito liberado para uso no exterior.
Como sua equipe estará viajando pela primeira vez para o exterior, é bom detalhar o roteiro da viagem e fornecer aos passageiros algumas dicas de viagem, como:
- O que levar na bagagem de acordo com o destino, época do ano e dress code exigido para as reuniões e eventos corporativos no destino.
- Indicar que sejam impressas as passagens, vouchers e documentações necessárias e que tudo seja levado na bagagem de mão.
- Sugerir que o viajante prepare uma muda de roupas e a coloque também na bagagem de mão caso haja extravio de bagagem.
- Informar que medicamentos só são permitidos no avião se estiverem com suas devidas prescrições médicas.
- Informar também que, na bagagem de mão, só podem conter líquidos, géis e pastas de até 100ml cada e que caibam todos em uma embalagem plástica transparente de até um litro (cerca de 20 cm x 20 cm).
- Sugerir que o passageiro cheque suas malas e cadeados antes de embarcar.
- E que instale a ferramenta de autorresposta no e-mail corporativo para que não haja atrasos em demandas.
Outra dica é entregar guias de viagem do país ou cidade de destino aos funcionários para que eles se sintam livres para passear por conta própria também nos momentos livres. Isso ajuda a motivar a equipe, especialmente quando ela está em sua primeira viagem internacional.
Adaptação à cultura local
Um dos aspectos mais importantes da preparação prévia à viagem é estudar os costumes e hábitos locais. No México, por exemplo, o café da manhã costuma ocorrer no fim da manhã e o almoço só sai por volta das 15h. Já no Oriente Médio, é necessário seguir um dress code específico em alguns países.
Quando uma reunião é agendada na Inglaterra para às 10h, chegar às 10h30 é inaceitável. Nos Estados Unidos, se um homem cumprimenta uma mulher no ambiente de trabalho com um beijo no rosto o gesto pode ser mal interpretado. O normal pra eles é um aperto de mão cordial.
Cada diferença na rotina, modo de vestir ou comportamento pode fazer a diferença na hora de fechar um negócio. Por isso é tão importante que seus funcionários estejam treinados para tanto.
Otimização de reuniões
Outro ponto que vale atenção são as línguas estrangeiras. Garanta que pelo menos um dos viajantes fale a língua local. Se não, pergunte se os contatos no exterior falam ao menos inglês. E, em último caso, contrate um tradutor no local para facilitar a conversação.
Especialmente em casos de reuniões, tudo pode correr por água abaixo caso as partes não se entendam. Outro problema comum é quando a equipe brasileira leva material para apresentar e o equipamento não funciona ou a tomada é diferente da nacional.
Para evitar esse tipo de gafe, teste o equipamento diversas vezes, leve reservas e sempre carregue o material antes de sair para o encontro. Levar na viagem adaptadores de tomada de diferentes tipos também ajuda a prevenir esse tipo de situação.
Volta para casa
Quando os funcionários retornam da viagem, um dos principais problemas é a cobertura de despesas realizadas no exterior.
Para garantir que o processo seja feito com toda a ética necessária, desenvolva um guia com as regras da empresa de que tipo de despesas serão cobertas e reembolsadas e quais notas fiscais não serão aceitas.
Afinal, compras e bebidas alcoólicas, por exemplo, não combinam com uma viagem de negócios, certo? Então previna-se de problemas e faça com que todos os viajantes já saiam preparados para a viagem, em todos os sentidos. Aqui você lê mais sobre como desenvolver esse código de conduta e as políticas de viagem para a sua empresa.
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