Em tempos de crise e mercado altamente competitivo, até mesmo as grandes corporações devem voltar sua atenção para os custos. Afinal de contas, em um cenário tão instável e turbulento como o que vivemos, o ideal é economizar ao máximo em processos, projetos e custos fixos, não concorda? Mas atenção: isso não deve alterar a qualidade dos serviços prestados e dos projetos colocados em ação, pois só assim é possível garantir a competitividade sustentável do negócio a médio e longo prazos.
Mas e quando o foco se volta para os eventos corporativos? Nesse caso, será que é viável reduzir os custos de cada ação sem comprometer a qualidade final da iniciativa? Pois já podemos adiantar que a resposta para essa pergunta é sim! Quer descobrir como reduzir custos em eventos sem deixar de lado o alcance dos objetivos traçados? Então confira já as dicas que trouxemos para o post de hoje!
Escolhendo a data e o local
Apesar de à primeira vista não parecer, ter cuidado ao escolher a data e o local do evento pode ajudar (e muito) na economia durante o planejamento desse tipo de ação. Pense bem: determinados períodos do ano, como datas próximas ao Natal e ao Réveillon, costumam representar custos mais altos tanto em relação ao aluguel dos espaços como à contratação dos mais diversos fornecedores. Por isso, programar o calendário de eventos corporativos com certa flexibilidade, tentando fugir ao máximo das épocas mais caras pode representar um saving bastante significativo.
Ainda em relação a esse quesito, é preciso saber que o aluguel do espaço onde a ação acontecerá pode ser um dos itens mais caros na lista de custos de um evento corporativo. É essencial, portanto, sempre adequar o tamanho do local ao número de convidados, evitando reservar um ambiente grande demais sem necessidade. Afinal de contas, essa escolha representa custos mais altos.
Por fim, vale lembrar que a localização também deve ser levada em conta, uma vez que lugares mais afastados dos centros das cidades costumam ser mais baratos. Por outro lado, essa decisão pode trazer consequências, exigindo o aluguel de ônibus ou vans para garantir a presença dos convidados. Isso, claro, encarecerá o custo final do evento. Em função disso, a melhor opção é, muitas vezes, encontrar um local mais central, de fácil acesso, que seja abastecido por uma boa rede de transporte público ou conte com pontos de táxi nas redondezas.
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Buscando o melhor custo-benefício
Ter preguiça ou procrastinar simplesmente não funciona quando o assunto é reduzir custos em eventos. Assim, se seu objetivo é planejar uma ação de qualidade, mas sem estourar o orçamento, precisa pesquisar bastante cada questão. O segredo está em buscar sempre o melhor custo-benefício. E pode acreditar: uma simples busca na internet já costuma ser capaz de oferecer uma extensa lista de fornecedores para praticamente qualquer detalhe do seu evento!
Pensando em tudo isso, faça uma seleção prévia e contate o máximo de fornecedores que conseguir. Verifique o que eles têm a propor e compare cada um, a fim de encontrar os que oferecem o melhor custo-benefício. E ainda vale ressaltar que muitas empresas oferecem pacotes completos para eventos corporativos, com vários serviços agregados — como buffet, música e garçons, por exemplo. Facilita bastante, não é mesmo?
Apostando na negociação
É fato: tão importante quanto buscar o maior número de fornecedores possível é exercer sua capacidade de negociação. Em certos casos, você pode conseguir tarifas promocionais e descontos bastante significativas pelo simples fato de perguntar sobre a existência desses benefícios, sabia? Por isso, perca a vergonha de pechinchar na hora de planejar um evento corporativo!
Usando a tecnologia a seu favor
Com a chegada da revolução digital e da era da informação, não usar a tecnologia a seu favor é um verdadeiro tiro no pé. Afinal de contas, hoje em dia não faltam opções de softwares, aplicativos e programas que têm como objetivo automatizar processos, agilizar planejamentos, fornecer indicadores precisos, auxiliar na tomada de decisões e proporcionar uma relevante economia financeira. E o melhor: quando falamos em eventos corporativos, já existem inúmeras ferramentas digitais que tornam as ações interativas, interessantes e mais bem organizadas. O resultado? Eventos de sucesso com economia!
Divulgando pelas redes
A correta divulgação de um evento corporativo é peça-chave para o alcance dos objetivos da ação. Afinal, é preciso que o público-alvo efetivamente conheça a iniciativa e se interesse por ela, certo? Entretanto, as estratégias de marketing e divulgação, que representam boa parte dos custos de planejamento, têm mudado de maneira acelerada.
Estruturar a maior parte da divulgação por meio das redes sociais e do disparo de e-mails para as pessoas certas: essas táticas têm um alcance impressionante hoje em dia. E o melhor: praticamente sem custos! Chegou a hora de repensar o investimento em folders e cartazes ou outras formas de divulgação física, que envolvem gastos maiores. Só não entenda errado: isso não quer dizer que essas estratégias não funcionam e, assim, devem ser deixadas totalmente de lado. Só vale modificar um pouco os meios para trazer o saving que você tanto espera.
Confirmando a presença dos convidados
Quem já teve a oportunidade de planejar qualquer evento (mesmo que seja a própria festa de aniversário) sabe que muitas pessoas costumam simplesmente não aparecer. Em função disso, criar um sistema eficiente de confirmação de presença é uma dica de ouro! Assim é possível ter uma noção mais precisa do número de convidados que realmente comparecerá, evitando a contratação desnecessária de certos serviços. Só não se esqueça de sempre deixar uma margem de erro para cima, a fim de que o evento comporte presenças de última hora sem deixar a qualidade de lado.
Contando com ajuda especializada
Por fim, se seu objetivo é realmente reduzir custos em eventos de maneira significativa em sua empresa, a melhor dica é contar com ajuda especializada. Isso é possível por meio da contratação de experts no setor! Além de terem parceria com diversos tipos de fornecedores para eventos corporativos, garantindo excelentes preços, essas empresas são formadas por profissionais altamente experientes no assunto. Tudo isso proporciona um salto incrível de eficiência e economia financeira na hora de colocar seu projeto em ação. Acredite: você não se arrependerá de contar com esse auxílio!
Mas e então, pronto para reduzir custos em eventos? E para ficar por dentro de outras questões igualmente importantes sobre a estruturação de eventos corporativos, não deixe de seguir a Copastur nas redes sociais! Estamos no Facebook, no Instagram e no LinkedIn!
