Os gastos corporativos, em especial aqueles relacionados a viagens, exercem um impacto significativo na saúde financeira de uma empresa.
De acordo com um estudo feito pela Sankhya, empresa de desenvolvimento de software, em parceria com a Espresso, plataforma de gestão de despesas corporativas, os gastos corporativos e as fraudes aumentaram em 2023 e as áreas que mais geraram despesas foram alimentação (36%), transporte (28%) e hospedagem (3,87%).
Embora essas despesas possam parecer elevadas, elas são frequentemente necessárias para o crescimento e a manutenção das operações de negócios, por isso, elas precisam ser gerenciadas adequadamente de modo que não impactem negativamente o fluxo de caixa, aumentem o endividamento e reduzam a rentabilidade da empresa.
Este post trará dicas de como reduzir os gastos corporativos e evitar fraudes em viagens corporativas. Confira!
O que são gastos corporativos?
Gastos corporativos referem-se às despesas incorridas por uma empresa para manter suas operações e alcançar seus objetivos.
Esses gastos incluem custos operacionais, como aluguel, salários, suprimentos de escritório e serviços públicos, bem como despesas relacionadas a atividades comerciais, como viagens, entretenimento de clientes e marketing.
Esses gastos podem ser classificados em diversas categorias, como fixos (aluguel, salários), variáveis (matéria-prima, energia) e de capital (máquinas, equipamentos).
Agora que você já sabe o que são gastos corporativos. Continue a leitura para saber como reduzir esses gastos.
1. Treine seus colaboradores
Contar com funcionários treinados é uma das melhores formas de reduzir gastos na empresa. Assim eles se tornam mais eficientes em suas atividades e têm uma maior consciência a respeito da necessidade de economizar recursos.
Comece pelo básico: treinando-os sobre o sistema 5S, que ensina a melhorar a organização no ambiente de trabalho. Passe, então, a desenvolver uma política de qualidade na empresa que contribua para a redução dos desperdícios e para a inovação.
Qualifique os colaboradores para que eles desempenhem suas atividades com o máximo de conhecimento possível e procure padronizar os processos para que se tornem um hábito na empresa.
É simples: a repetição de cada atividade sempre da mesma forma, contribui para a melhoria da eficiência e da produtividade, o que impacta também na redução de custos em relação às horas trabalhadas.
2. Automatize os processos
O uso de sistemas de gestão eficientes, por exemplo, contribui para tornar os processos mais ágeis e organizados, liberando sua equipe para atividades mais importantes.
No setor de compras, é fundamental gerir o estoque com bastante cuidado. Afinal, estoque é dinheiro investido que deve trazer retorno monetário para a empresa. Por isso, o ideal é mantê-lo sempre enxuto, sem excesso de insumos e produtos que podem ser perdidos por avarias ou mesmo expiração do prazo de validade.
Que tal integrar seu sistema de gestão de estoque ao sistema de seus fornecedores para que eles sejam avisados quando seu estoque atingir uma quantidade mínima? Assim, o abastecimento acontecerá no momento certo e na medida exata!
3. Migre para a nuvem
A infraestrutura de TI pode se tornar um grande problema financeiro para muitas empresas, uma vez que manter servidores em funcionamento, colaboradores na manutenção dos sistemas e investir em equipamentos de qualidade, custa bastante.
Uma forma de reduzir os gastos corporativos é migrar sua operação para a nuvem, fazendo uso de serviços de cloud computing. Comece contratando sistemas de gestão que operem no modelo Software as a Service (SaaS) para eliminar a necessidade de sistemas hospedados internamente.
Em seguida, contrate um bom serviço de armazenamento na nuvem para hospedar os documentos da empresa. E se você ainda não vende pela internet, aí está um bom pretexto para abrir um e-commerce e começar a lucrar mais! Importante manter sua equipe qualificada e apta a operar essa nova tecnologia.
4. Reduza gastos cotidianos
Luz, telefone, internet, água, limpeza e conservação são algumas das áreas nas quais a empresa pode economizar com medidas bastante simples, mas que só terão sucesso se a equipe estiver totalmente envolvida no projeto de redução de custos na empresa.
Comece conversando com seus colaboradores a respeito do uso consciente de recursos naturais, como água e energia. Também alerte-os sobre a qualidade do ambiente de trabalho, motivando as pessoas a cuidarem de suas mesas e salas para que não fiquem sujas e desorganizadas.
Medidas simples (como disponibilizar um pano com álcool gel em cada sala) já podem reduzir a quantidade de vezes que seu fornecedor de serviços de limpeza precisa comparecer.
Em seguida, negocie pacotes de telefonia e internet mais baratos com os fornecedores, lembrando também de criar uma campanha interna para que os funcionários façam uso consciente desses serviços. Caso seja necessário, limite o acesso por meio de senhas e centrais telefônicas que bloqueiem ligações externas.
5. Renegocie suas dívidas
Na prática, todo empreendedor sabe que, muitas vezes, sem dívidas não há crescimento. Mas por mais que sejam necessárias, esses custos devem ser inteligentes e devidamente programados. Não deixe as emergências tomarem conta, juntamente com juros exorbitantes e taxas altíssimas. De toda forma, caso você já tenha entrado nessa, procure negociar.
Se a instituição a que você recorreu inicialmente não dá abertura para a renegociação das dívidas, procure por empréstimos e financiamentos com taxas mais atrativas a fim de quitar as contas que vêm consumindo seu orçamento. Só não se esqueça de programar bem os pagamentos desses fornecedores, para que você não tenha que recorrer à mesma estratégia novamente.
6. Planeje-se financeiramente
Independentemente da situação em que a empresa está, pare, nem que seja por alguns minutos para realizar ou mesmo rever seu planejamento financeiro. Se ainda não tem metas de redução de custos com o uso de materiais de escritório, por exemplo, chegou a hora! Se está endividado e não sabe o que fazer, crie um plano de ação.
Nenhuma situação é tão promissora nem tão pessimista que você não possa encontrar uma saída ou uma oportunidade por meio de um planejamento estratégico eficiente. No caso da redução de gastos da empresa, basta pensar onde está ocorrendo o maior desperdício e pensar numa solução.
7. Terceirize a gestão de viagens corporativas
Por mais que as viagens tragam enormes benefícios para o negócio, elas podem acabar se tornando grandes vilãs do orçamento da empresa quando não há uma boa gestão.
A compra de uma passagem de última hora custa mais, assim como a reserva em um hotel. Fora isso, o traslado, a alimentação e o uso de outros recursos (como internet no local de hospedagem) também contribuem, pouco a pouco, para aumentar suas despesas. Sem controle e uma assessoria qualificada para este processo, suas oportunidades de gerar economia, só diminuem.
O que acha de deixar tudo isso nas mãos de quem tem o know-how e a experiência para fazer uma boa gestão de viagens corporativas? Ao contrário do que muitos pensam, terceirizar esse serviço — contratando uma empresa especializada na área — pode diminuir bastante seus gastos nesse sentido. Isso porque você inclui a despesa com a contratação, mas reduz todo o resto!
Confira também o post sobre orçamento de viagem
Como evitar fraude na comprovação de despesas
As fraudes em gastos corporativos com viagens representam um desafio crescente para as empresas, gerando perdas financeiras significativas. A falta de controle rígido e a supervisão inadequada amplificam o risco, permitindo que essas práticas sejam realizadas com maior facilidade.
Abaixo listamos algumas ações que podem ajudar a evitar esse problema que impacta diretamente nos gastos corporativos.
Tenha uma política clara a respeito dos gastos corporativos
Na maioria das vezes, o que se entende como fraude nada mais é que uma falta de entendimento do colaborador sobre o que é de responsabilidade da empresa (ou não) durante uma viagem profissional.
O detalhe é que essa confusão pode ser causada pela falta de uma comunicação clara e objetiva com a equipe, sobre as regras da política de viagens corporativas.
Se a gestão de compras relata que a alimentação será colocada na conta da empresa durante uma viagem, por exemplo, não adianta reclamar se o colaborador consumir itens do frigobar do hotel onde ficou hospedado.
É preciso deixar muito claro na política de reembolso, o que será reembolsado, bem como o valor máximo permitido para esta despesa, para evitar prejuízos.
Pensando nisso, antes de qualquer viagem, mesmo que seja um funcionário experiente, vale relembrar especialmente aquelas regrinhas que explicam quais despesas ficam por conta de quem.
Use um sistema para controlar gastos
O fechamento do relatório de gastos de uma viagem- rdv é uma daquelas atividades que costumam trazer dor de cabeça para a gestão. Afinal, verificar cada número, cada nota e recibo pode abrir espaço para erros de cálculo.
Além disso, muitos desses documentos ainda são escritos à mão ou em planilhas do Excel — modelos que podem ser facilmente alterados por qualquer pessoa, bastando que se tenha acesso a eles.
A fim de evitar esse problema, um bom caminho é investir na automatização desses relatórios.Atualmente, os softwares de gestão de viagens contam com espaços específicos para a geração de relatórios não só precisos, mas que dificilmente podem ser fraudados. Essa alternativa também facilita a elaboração desse documento, agilizando o processo de conferência e evitando atrasos ou retrabalhos.
Além disso, é uma forma de tranquilizar o colaborador e manter o controle dos gastos. Afinal, não precisar se preocupar com cada despesa em uma viagem ajuda a reduzir o estresse, certo?
Procure ser bastante cauteloso com sua abordagem
Tenha muito cuidado ao abordar (ou mesmo acusar) colaboradores quando o assunto for relacionado a possíveis fraudes.
Além de causar um mal-estar indesejado, esse tipo de situação, se não for provada, pode ser caracterizada como dano moral e comprometer a imagem empregatícia da empresa.
Nesse sentido, o primeiro passo é entender o que realmente se caracteriza como fraude nos gastos corporativos.
A Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) — Associação que investiga casos de falsificação dentro do ambiente corporativo — costuma interpretar como fraudes:
- transferência de despesas estritamente pessoais para a conta da empresa;
- pedido de reembolso para produtos e serviços que não foram usados;
- falsificação de notas fiscais e recibos usados como documentação de compras;
- aumento do custo real de uma despesa para pedir reembolso.
Esses são apenas alguns exemplos que a gestão de compras pode identificar em um relatório de despesas.
No entanto, é importante ter em mente que durante uma viagem corporativa, algumas informações podem se perder, como notas fiscais e até mesmo os valores exatos que foram gastos.
Por essa razão, antes de qualquer acusação, analise bem cada situação e se reporte diretamente ao colaborador para entender melhor o que ocorreu.
Como a Copastur pode ajudar no controle dos gastos corporativos?
A Copastur tem mais de 50 anos de atuação no mercado corporativo e oferece diversas soluções que podem ajudar as empresas a reduzir seus gastos corporativos, especialmente no que diz respeito à gestão de viagens e despesas.
Além disso, ela disponibiliza ferramentas integradas para o controle de despesas, permitindo que os seus clientes monitorem e ajustem seus gastos em tempo real, evitando surpresas financeiras.
Outro diferencial da empresa é que por atuar em diversas áreas, ela permite que em um único contrato, os seus clientes tenham acesso a serviços de eventos, viagens de incentivo e muito mais.
Conheça a agência de viagens corporativas da Copastur e reduza os gastos da sua empresa com quem entende do assunto!
