O que antigamente era exceção, hoje faz parte da rotina de muitas empresas: estamos falando dos eventos empresariais.
Um evento corporativo bem organizado é capaz de transformar os convidados em verdadeiros multiplicadores das mensagens da organização.
Quer saber como criar um evento incrível e recepcionar bem os convidados? Então continue lendo este artigo!
Saiba como fazer a recepção de eventos empresariais
O primeiro passo é saber como recepcionar em eventos, seja para o público externo, com o objetivo de aumentar e fortalecer os laços com fornecedores e clientes, ou voltados para o público interno, como convenções de venda, lançamentos de campanhas ou treinamentos.
Com eles, é possível promover a interação e o networking entre as pessoas no evento e, consequentemente, aliviar o estresse do dia a dia de trabalho. O chamado marketing ao vivo pode gerar resultados surpreendentemente positivos para a companhia.
Entretanto, a organização e o planejamento de eventos empresariais de qualidade não é tarefa fácil. Independentemente do objetivo e da motivação, ele deve mexer com a emoção das pessoas e promover experiências únicas aos convidados, garantindo satisfação total.
Mas como fazer isso de maneira eficiente, atingindo de forma certeira o alvo? É exatamente sobre isso que falaremos neste post.
Leia também o post sobre tipos de eventos corporativos
13 dicas para fazer eventos empresariais de sucesso
Para saber como surpreender seus convidados em eventos empresariais, veja as dicas abaixo.
Aposte na interação antes e depois do evento
Usar a tecnologia e as técnicas inovadoras disponíveis para surpreender seus convidados, tanto antes como depois do evento é uma excelente estratégia.
Lançar um hotsite pré-evento, enviar campanhas de e-mail marketing e utilizar as redes sociais para interagir com os convidados antes do grande dia cria intimidade e gera ótimas expectativas.
Nessas ocasiões, dê pistas e crie expectativas sobre o evento, mas sem entregar o ouro! Sempre deixe algo surpreendente para mostrar ao vivo, com exclusividade.
Fique atento aos detalhes
Apesar de passarem despercebidos na grande maioria dos eventos empresariais, certos detalhes podem surpreender seus convidados e tornar a ocasião simplesmente inesquecível.
Que tal, por exemplo, incluir opções vegetarianas e veganas no cardápio?
Disponibilizar kits de higiene e farmácia nos banheiros também demonstra cuidado, assim como organizar um espaço kids para quem não tem com quem deixar os filhos pequenos.
Outro detalhe que não pode ficar de lado é a necessidade de investir em uma equipe de atendimento e apoio experientes, que saiba como recepcionar eventos para atender com excelência.
Juntas, essas pequenas questões contribuem para que o evento seja um verdadeiro sucesso.
Invista nas atrações
Escolha a dedo uma atração surpresa. Pode ser um show de mágica, um cantor excelente, uma palestra motivacional ou mesmo um comediante de stand-up.
O segredo está em surpreender seus convidados, proporcionando momentos de alegria, encantamento e pura diversão. Acredite: eles não se esquecerão tão cedo!
Use a tecnologia a seu favor
Hoje em dia, os eventos empresariais estão cada vez mais tecnológicos, o que acaba promovendo uma maior interação entre os convidados e auxiliando na própria divulgação do conteúdo.
Cabines de fotografias instantâneas, disponibilização de rede wi-fi grátis no local e um sistema de som e imagem digitais, por exemplo, são itens que podem fazer toda a diferença no sucesso do evento.
Cada plataforma trará uma experiência e dinâmica diferenciada, o que permite um leque amplo de opções para ser explorado, incluindo as plataformas digitais escolhidas para o evento. Tudo isso garante uma experiência final diferenciada ao público.
Mas, para que tudo saia nos conformes, é fundamental contar com fornecedores de confiança e qualidade para esses serviços.
Valorize também as redes sociais e a tendência que todos nós temos de querer compartilhar virtualmente as ocasiões interessantes e diferenciadas das quais participamos.
Leve isso também para a cenografia! Os convidados não resistirão a painéis coloridos, remetendo à identidade visual do evento e da marca. Slogans e imagens com apelo humorístico e criativas, além de funcionarem enquanto marketing, também são apreciados nas redes sociais.
Crie uma hashtag e convide todos os presentes a usá-la em suas postagens nas redes sociais. Além de espalhar o nome da empresa, você ainda pode acompanhar as publicações durante e após o evento.
Invista em experiências sensoriais
Já imaginou se seu evento tivesse um cheiro exclusivo, só dele? Parece coisa de outro mundo, não é mesmo? Pois saiba que esse é um dos tipos de experiências sensoriais que existem e podem fazer parte do seu evento.
Por meio da contratação de uma empresa especializada é possível criar experiências únicas para o evento. Podemos, por exemplo, estimular o sentido do tato, adicionando à programação do evento exibições práticas que possam incentivar a sensação de toque.
Quando falamos de experiências sensoriais, podemos brincar, de diversas formas, com os 5 sentidos, fazendo com que a experiência seja única e inesquecível.
Distribua brindes diferenciados
Tenha cuidado com os brindes nos eventos empresariais. Lembre-se de que é preciso criar e inovar, mas sem perder de vista o objetivo de promover os valores e a missão da empresa.
Portanto, a palavra que deve guiá-lo na escolha das lembrancinhas é utilidade. Distribua algo que as pessoas realmente usarão, como canecas, porta-celulares e lâmpadas de leitura portáteis.
Outra grande sacada é investir em brindes ecológicos, que tenham como lema a manutenção da sustentabilidade do planeta. Afinal, a preocupação com essa questão vem aumentando cada dia mais.
Sacolinhas que servem de lixeira para carros, ecobags e brindes feitos de material reciclado são muito bem-vindos, pois passam aos convidados a mensagem de que a empresa está antenada e preocupada com o meio ambiente.
Conte com fornecedores capacitados e que saibam como recepcionar em eventos
A organização de um evento exige fornecedores de mesas, cadeiras, iluminação, equipamentos de som e de imagem, materiais decorativos, alimentação, bebidas, brindes e mais uma série de itens.
Para garantir que tudo esteja no lugar certo e funcionando como deve, é fundamental contar com fornecedores capacitados.
O evento é algo especial que você deseja oferecer aos convidados, e os fornecedores são aqueles que ajudam nessa missão. Portanto, é preciso analisar se eles têm o que é necessário para o objetivo final e se as equipes são de confiança.
Afinal, eventos envolvem imprevistos, pressões e complicações de última hora. Se não há um cuidado na escolha dos fornecedores, eles podem revelar-se maus parceiros, justamente quando você mais precisar.
Por outro lado, acertar nessa decisão permite otimizar o orçamento e obter um verdadeiro apoio para lidar com os desafios envolvidos.
Capriche no planejamento para o grande dia
Para começar, um checklist completo e bem organizado ajuda a transformar os objetivos em realidade. Ele é importante para que no pré, durante e pós evento, nenhum item seja esquecido e tudo ocorra de maneira dinâmica e sem gargalos, exatamente como foi planejado.
Além disso, a segurança dos convidados e de toda a equipe deve ser uma prioridade — isso inclui verificar os pontos de eletricidade, os geradores de alta tensão, a instalação dos equipamentos e, se forem usados, as cenografias e os salões — tais itens são tão imprescindíveis que vale à pena pensar em um Plano B, caso algo dê errado.
Todos os envolvidos, incluindo colaboradores, fornecedores, palestrantes, artistas, entre outros, devem garantir o compromisso com o evento. Portanto, uma boa ideia é realizar ensaios técnicos e artísticos para identificar — e solucionar — previamente quaisquer problemas.
Transforme o evento em uma experiência única
Se os eventos empresariais são cada vez mais comuns, é preciso ir ainda mais longe para garantir que o seu será único, especial e memorável. Que tal caprichar na recepção de eventos?
Receba os convidados com um welcome drink, como uma taça de espumante ou de água saborizada. Esse agrado causará uma excelente primeira impressão, mostrando que a empresa sabe bem como recepcionar eventos.
A qualidade do atendimento fornecido pela equipe também é fundamental para que os convidados se sintam à vontade e bem recebidos.
Os recepcionistas, por exemplo, devem ser muito bem treinados para agir com simpatia e proatividade. Eles também devem demonstrar um forte domínio de todas as informações.
Entretanto, é fundamental que esse cuidado com treinamento e orientação envolva todos os colaboradores. Afinal, desde o barman até o segurança, cada um deverá ter sua parcela de interação com o público. Portanto, precisam saber lidar com ele. A eficiência e a simpatia da equipe fazem toda a diferença na condução do evento.
Quando o grande dia transmite expertise, cuidado e dedicação, os convidados percebem e respondem com engajamento.
Analise o número de convidados
Pode parecer uma dica básica, mas acredite: muitas empresas erram em seus eventos por não saberem trabalhar com uma previsão real do número de convidados. Não caia na mesma armadilha!
Receber mais pessoas do que o esperado faz com que não haja recursos para o conforto geral.
Por outro lado, aguardar um número maior de pessoas, do que a quantidade efetiva de presentes, leva a um grande desperdício de recursos financeiros, de alimentos e de materiais.
Além disso, se uma quantidade muito menor de pessoas do que a esperada aparecer no dia do evento, os presentes perceberão os espaços vazios e, mesmo que inconscientemente, ficarão com a sensação de que a atividade não foi tão bem-sucedida.
Disponibilize um serviço de vallet
Ter um serviço de vallet na recepção de eventos empresariais faz com que os convidados desembarquem perto da entrada do local, sem maiores preocupações, podendo começar logo a aproveitar o evento.
Enquanto isso, os profissionais devidamente capacitados ficam com a responsabilidade de estacionar os veículos.
Fique atento ao pós-evento
Para que tudo o que foi planejado e conduzido com tanto cuidado renda frutos a longo prazo, o cuidado pós-evento é imprescindível.
É com ele que você compreenderá melhor o que deu certo ou errado, o que pode ser aprimorado nas ocasiões futuras e, mais importante ainda, como é possível manter e estreitar a relação com o convidado.
Trata-se de uma etapa complexa, especialmente porque muitos negócios não dão a ela a devida importância.
Primeiramente, os convidados devem receber todos os registros do evento, o que vai reforçar a ocasião em suas memórias e fornecer material para que eles compartilhem nas redes sociais e espalhem o nome da empresa.
Além disso, os convidados devem ser ouvidos por meio de pesquisas de satisfação, com abertura para comentários e sugestões, assim você saberá o que agradou e o que pode ser melhorado nas próximas oportunidades.
É recomendado, também, que fornecedores, membros do staff e demais envolvidos com a organização recebam um feedback, tanto para compartilhar os elogios recebidos quanto para destacar pontos a serem melhorados.
Contrate uma empresa especialista no assunto
Como deu para perceber ao longo deste post, organizar eventos empresariais com excelência definitivamente não é uma tarefa fácil.
Mesmo quando falamos de negócios de pequeno ou médio porte, diversos aspectos e detalhes devem ser levados em consideração para que tudo saia conforme o planejado.
Por isso, pode ser interessante investir na contratação de uma empresa especializada em organização de eventos empresariais.
Essas companhias possuem bastante conhecimento no assunto, têm contato com fornecedores de qualidade e trabalham com uma equipe especializada para transformar todos os desejos do cliente em realidade.
Além disso, a partir do momento de sua contratação, a terceirizada se torna responsável por absolutamente tudo relacionado ao evento, desde a divulgação anterior ao grande dia até as ações pós-evento.
Tudo isso, é claro, sempre em contato direto com o cliente, enviando relatórios e reportando qualquer imprevisto ou mudança de planos.
Investir em eventos empresariais surpreendentes, que apresentem novidades e provoquem boas sensações nos convidados, é garantia de manter a motivação e o bom desempenho dos colaboradores, fortalecer a marca da companhia e fidelizar de vez os clientes.
Agora é a sua vez de comentar: quais estratégias você usa para surpreender seus convidados nos eventos empresariais? Divida suas vivências conosco nos comentários aqui do blog da Copastur e enriqueça a discussão sobre esse assunto!
