A compra de passagens corporativas é fundamental no contexto das viagens de negócios, sendo um elemento crucial para o sucesso e eficiência das operações empresariais, pois a aquisição eficiente dos bilhetes não apenas garante que os colaboradores cheguem ao destino de maneira oportuna, mas também permite otimizar custos e recursos.
Conhecer as estratégias para a aquisição das passagens é vital para otimizar os custos associados às viagens. Por isso, saber como comprar, comprar com antecedência e como comparar as opções disponíveis, são algumas formas de economizar.
Nesse artigo, iremos apontar algumas dicas para ter sucesso na compra de passagens para viagens corporativas. Continue a leitura!
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Passagens corporativas: Considere todos os fatores no momento da compra
Em uma viagem pessoal, na maioria dos casos, os únicos fatores que interessam são a data da viagem e o preço das passagens. Porém, na hora de comprar as passagens aéreas para a viagem corporativa, é preciso levar em conta uma série de outros detalhes. Como:
Fatores fundamentais para ter sucesso na compra das passagens corporativas
Agenda dos colaboradores
A agenda dos colaboradores pode afetar a data da viagem, mas também o horário da partida e chegada. Leve em consideração outros compromissos que o colaborador deve cumprir.
Além disso, tenha em mente que não é adequado empurrar o voo para horários da madrugada a fim de economizar, deixando o colaborador arcar com o ônus. O bem estar dos colaboradores é fundamental e precisa ser considerado.
Cronograma de viagem
O cronograma da própria viagem também interfere na escolha das passagens. Por exemplo, se o colaborador vai ter compromissos logo cedo de manhã, ele precisa escolher passagens que vão permitir chegar ao destino no dia anterior. Dessa forma, poderá descansar e chegar na reunião com tranquilidade.
Por outro lado, se os compromissos são apenas à tarde, dependendo da distância do destino, ele pode embarcar no mesmo dia em que as atividades começam. Lembrando sempre, de manter uma segurança de tempo, considerando possíveis imprevistos.
Política de viagens da empresa
Ao comparar passagens aéreas, é indispensável considerar a política de viagens da empresa, principalmente para observar eventuais restrições que ela impõe. Se a empresa estipula um valor máximo a ser gasto na compra das passagens, a comparação deve identificar e excluir opções que ultrapassam esse valor.
Se existem regras sobre os horários de embarque, ou sobre o aeroporto que deve ser utilizado para a partida, também é preciso obedecê-las, mesmo que isso implique em um gasto um pouco maior.
Programa de milhagem corporativa
Se sua empresa possui um programa de milhagens é importante se atentar a isso no momento da compra das passagens aéreas.
Verifique se alguma das companhias que estão em seu comparativo aceitam as milhas para a compra da passagens ou acumulam novas milhas para viagens futuras. Assim, você não desperdiça os benefícios do programa.
Fique atento às tarifas e taxas
Cada companhia aérea tem suas próprias regras para tarifas por serviços. Os principais exemplos são a tarifa pelo despacho de bagagem excedente e pelos assentos com espaço extra.
Nas viagens corporativas mais corriqueiras, essas questões não são tão relevantes. Porém, quando se trata de um perfil diferente de viagem — por exemplo, se o colaborador de uma empresa multinacional é enviado para passar um mês em uma filial de outro país, ou se ele está sendo enviado para participar de uma negociação em um local muito longe —, elas merecem mais atenção.
Você pode julgar que o melhor a fazer é evitar esses gastos adicionais. No entanto, se for possível oferecer mais conforto, tranquilidade e amenidades para o colaborador em viagem, sem prejudicar o orçamento da empresa, ele vai se sentir mais feliz. Isso afeta diretamente a sua motivação e, consequentemente, o seu desempenho no trabalho no período em que estiver viajando.
Em segundo plano, além disso, a chance de ele responder positivamente a uma pesquisa de satisfação referente à viagem é maior
Resumindo, a empresa deve observar as tarifas por serviços de cada companhia e incluir essa informação na comparação. Assim, é possível oferecer uma experiência de maior qualidade sem fugir do seu budget de viagens..
O assunto ainda não acabou. Mesmo que não faça uso de nenhum serviço especial, o valor final pago pelas passagens inevitavelmente virá acrescido de algumas taxas.
Uma delas é a taxa de embarque e, dependendo das características do voo escolhido, outras tarifas como de conexão. Os valores dependem da categoria do voo, que está relacionada ao aeroporto em que ocorre o embarque ou conexão.
Essas taxas nem sempre são exibidas no momento da pesquisa das passagens. Muitas vezes, são inseridas no valor apenas na hora do pagamento. Então, atenção para não se enganar ao comparar os preços!
Vale verificar também se a tarifa cobre os custos na hora de alterar o voo, o que ajuda a evitar gastos extras se precisar antecipar a passagem, por exemplo.
Observe a variação do preço durante um período
Existe muita diferença entre o preço da passagem aérea comprada um mês antes da data da viagem e aquela comprada no dia anterior à viagem, por exemplo. A antecedência é algo a se considerar quando for comparar passagens aéreas.
Obviamente, não é recomendável que uma empresa compre suas passagens na véspera do embarque, pelo risco de não conseguir um assento e colocar toda a viagem a perder. No entanto, comprar três meses antes também não é garantia de menor tarifa.
A dica, portanto, é comparar os valores com antecedência, mas não necessariamente comprá-las tanto tempo antes. Em vez disso, você pode incluir no comparativo um acompanhamento dos preços e, quando eles começarem a cair, fazer a compra por um custo inferior.
Leia também o post sobre controle de Bilhetes não voados
Passagens áreas corporativas: Importância de comprar com antecedência
Programar o transporte dos colaboradores alguns dias antes do encontro proporciona vantagens tanto para o gestor de compras quanto para o viajante corporativo. As principais vantagens são:
Diminuição dos custos
Muitos serviços têm seus preços inflacionados quando são procurados de última hora. Isso também acontece nas empresas que oferecem soluções de transporte, seja aéreo ou terrestre. Nesse sentido, é esperado que comprar uma passagem no mesmo dia da viagem resulte em maiores gastos.
Assim, se o objetivo é reduzir custos das viagens corporativas, a orientação é sempre adquirir os bilhetes com tempo de folga entre a compra e a data da viagem.
Liberdade para escolher o dia
Ao comprar a passagem com antecedência, é possível escolher os horários mais adequados para que o colaborador se desloque e programe todos os detalhes — desde a chegada ao hotel até o melhor momento para retornar.
Também é possível encontrar preços ainda mais vantajosos ao preferir determinados períodos.
Além dessas vantagens, é possível reservar a ida e o retorno sem problemas, já que a probabilidade de conseguir lugares é maior quanto você procura tudo com antecedência.
Procure uma empresa especializada em viagens corporativas
Empresas especializadas dispõem de ferramentas e técnicas que ajudam a fazer a comparação a partir de um cenário mais complexo, incluindo todos os fatores que já mencionamos. Além disso, também têm acesso a oportunidades diferenciadas, que não são oferecidas ao público comum, como acordos corporativos, garantindo melhores preços.
É importante também lembrar que essa empresa ainda poderá ajudá-lo com todo o planejamento e execução de viagens corporativas, muito além da compra das passagens aéreas. Podem colaborar para reservar a hospedagem, o transporte do colaborador no destino, os seguros de viagem, alterações nas viagens já compradas, atendimento emergencial, entre outros serviços que são grandes diferenciais.
Ao contratar uma empresa especializada em viagens corporativas, o gestor de compras pode delegar o trabalho de comparar passagens ou acompanhar os preços. Assim, terá mais tempo para dedicar-se àquilo que é realmente importante em sua atividade: a função estratégica, de planejamento, monitoramento e tomada de decisões.
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