O convite para eventos corporativos desempenha o papel fundamental de despertar o interesse do público para o que está por vir e pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma ação.
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Esses convites são a primeira impressão que os convidados terão. Portanto, devem ser projetados com cuidado e profissionalismo, refletindo a identidade da empresa e o propósito do evento. Para isso, é importante contar com um bom design e disponibilizar informações claras.
Neste artigo, iremos nos aprofundar no universo dos convites para eventos corporativos, apresentaremos os principais tipos e exemplos, além de explicar como criar convites criativos na prática. Confira!
Leitura recomendada: Checklist de eventos: 12 passos para elaborar e evitar imprevistos
O que um convite para eventos corporativos precisa ter?
Um convite bem feito vai além de simplesmente informar a data, hora e local do evento. Ele precisa despertar o interesse do público-alvo e criar uma expectativa positiva. Então, lembre-se de considerar os seguintes pontos:
Design: O design do convite deve ser atraente e profissional, condizente com a marca da empresa e o tipo de evento. Utilize cores, imagens e tipografias que transmitam a mensagem desejada.
Conteúdo: O conteúdo do convite deve ser claro, conciso e informativo. Inclua todas as informações relevantes, como data, hora, local, programação, código de vestimenta e RSVP.
Personalização: Se possível, personalize o convite com o nome do convidado. Isso demonstra um cuidado especial e aumenta as chances de ele comparecer ao evento.
Canal de envio: Escolha o canal de envio mais adequado para o seu público-alvo. Convites físicos por correio ainda são uma opção elegante, mas convites digitais por e-mail ou redes sociais também podem ser eficazes.
MICE (NOVO)
Tipos de convites para eventos
Existem diversos tipos de convites que podem ser utilizados para eventos corporativos, cada um com sua própria finalidade e impacto. Abaixo listamos os principais:
Convite Tradicionais em Papel
Os convites tradicionais em papel continuam sendo uma opção clássica e elegante para eventos corporativos. Eles transmitem formalidade, cuidado nos detalhes e um senso de importância do evento.
Esse tipo de convite é ideal para eventos formais, como jantares de gala, cerimônias de premiação ou lançamentos de produtos exclusivos. A qualidade do papel, a tipografia e os detalhes de design devem refletir o nível de sofisticação do evento.
Convites impressos podem ser acompanhados também de elementos adicionais, como envelopes personalizados e selos. O que aumenta ainda mais a percepção de luxo e exclusividade.
Convites Digitais
Os convites digitais são uma opção prática e sustentável, ideal para eventos que requerem agilidade e eficiência na comunicação, como conferências, workshops ou eventos online.
Eles estão ganhando popularidade devido à sua praticidade e facilidade de distribuição e possibilidade de interatividade, pois podem ser enviados por e-mail, compartilhados em redes sociais ou disponibilizados em plataformas online. Além disso, permitem um controle fácil sobre as confirmações de presença (RSVP).
Este tipo também oferece a possibilidade de incluir links diretos para o evento, mapas interativos e outras informações úteis.
A personalização e a interatividade dos convites digitais é outro ponto a ser explorado para tornar o convite mais atraente e informativo.
Convites Personalizados
Convites personalizados são projetados para criar uma sensação de exclusividade e conexão direta com o convidado. Tal fato pode aumentar o engajamento e a expectativa para o evento, criando uma conexão emocional com a marca.
Esses convites podem incluir o nome do destinatário, mensagens personalizadas ou até mesmo elementos interativos, como QR Codes que levam a conteúdos específicos. Também é possível enviar itens relacionados ao tema do evento, como amostras de produtos, acessórios exclusivos ou experiências únicas.
Esse tipo de convite é ideal para eventos menores, com público-alvo específico, como lançamentos de produtos, eventos de networking ou reuniões de alto nível.
Convites em Vídeo
Convites em vídeo estão se tornando cada vez mais populares devido à sua capacidade de transmitir mensagens de forma dinâmica e envolvente. Eles são especialmente eficazes para lançamentos de produtos, anúncios importantes e eventos que desejam causar um impacto memorável.
Um convite em vídeo pode incluir animações, depoimentos, demonstrações de produtos e outros elementos visuais que capturam a atenção do destinatário.
Além disso, os vídeos podem ser facilmente compartilhados nas redes sociais e outras plataformas digitais, aumentando o alcance e a visibilidade do evento.
Veja também: Pré-evento: Como engajar e atrair o público para o evento
Como fazer convite para evento corporativo
O primeiro passo é definir claramente o objetivo do evento e o público-alvo. Isso ajudará a determinar o tom, o estilo e os detalhes a serem incluídos no convite.
Em seguida, escolha o modelo de convite mais adequado ao tipo de evento corporativo, levando em conta fatores como formalidade, interatividade e personalização. Ao desenvolver o design do convite, priorize uma aparência limpa, legível e alinhada com a identidade visual da marca.
Como já mencionamos anteriormente, inclua também informações essenciais, como data, horário, local e instruções de RSVP, de forma clara e concisa.
Considere adicionar detalhes extras, como um código QR para informações adicionais ou um link para um site do evento. Além disso, é positivo colocar explicações sobre o que terá no evento, como palestras, estandes em eventos, ativações, entre outros.
Por fim, certifique-se de enviar os convites com antecedência suficiente para que os convidados possam reservar a data em suas agendas.
Acompanhe as respostas e faça um follow-up com aqueles que ainda não confirmaram. Lembre-se de que o convite é a primeira impressão do evento. Então, invista tempo e esforço para criar uma experiência memorável desde o início.
Leia também o post sobre checklist de eventos
8 Dicas de como criar convites criativos
1. Saia da caixa
A melhor forma de criar convites empresariais que encantem seus clientes é fugir do comum. Isso significa buscar formas alternativas de chamar a atenção.
Em muitas das vezes, a saída é utilizar menos textos e uma imagem de destaque. Porém, deve existir um cuidado para que o convite empresarial seja único e não pareça ter sido enviado para milhares de pessoas ao mesmo tempo – ao mesmo tempo em que é preciso observar o perfil do seu público para não errar na medida.
Por exemplo: se a sua empresa está organizando uma festa de carnaval para os colaboradores, que tal criar algo em formato de uma sombrinha de frevo ou com algum item que remeta a comemoração?
Deixe a imaginação rolar solta na hora de pensar, mas tome cuidado para não fugir da identidade visual e tenha elementos demais na criação. Depois, valide a ideia com sua equipe e parta para a produção.
2. Texto para convite de evento corporativo
Ao redigir o texto do convite corporativo, é crucial adaptar a linguagem e o tom de acordo com o tipo de evento e o público-alvo. Para eventos formais, como jantares de gala ou cerimônias de premiação, o texto deve ser elegante, conciso e transmitir a importância do evento. Inclua detalhes como a data, horário e local de forma clara e direta, ressaltando a sofisticação e exclusividade da ocasião.
Para eventos mais descontraídos, como festas de confraternização ou lançamentos de produtos, o texto pode ser mais informal e criativo. Utilize uma linguagem mais descontraída, inclua elementos de humor ou referências ao tema do evento para criar engajamento e despertar o interesse dos convidados. Não se esqueça de destacar os benefícios e experiências únicas que o evento proporcionará aos participantes.
Independentemente do tipo de evento, é essencial deixar o texto do convite claro, informativo e envolvente. Evite excesso de informações, mantenha o foco nos pontos-chave e incentive a ação dos convidados, seja para confirmar presença, fazer inscrição ou participar de alguma atividade pré-evento.
3. Crie uma identidade para o seu evento
Convites empresariais devem ser uma extensão de toda a comunicação visual da ação de marketing. Nesse sentido, procure desenvolver um layout único, que represente a mensagem que você deseja transmitir.
A depender da ação, é possível dar certa personalização como masculinos e femininos, para adultos e crianças, ou conforme o setor da empresa que está envolvido. Datas comemorativas também podem dar o tom do layout.
O tipo de papel utilizado (quando impressos) e a fonte aplicada no texto devem estar em harmonia, facilitando a visualização das informações e contribuindo para a identidade visual do evento.
4. Crie ações de expectativa
Mais do que enviar os convites empresariais, você precisa manter o público ansioso pelo grande dia. Isso é possível se você organizar uma série de ações de expectativa, isto é, pequenos flashes do que os convidados podem aguardar.
Teasers com palestrantes falando algo sobre o evento e transmissões ao vivo a partir dos bastidores são algumas opções. Ações que promovam o engajamento antes que o evento ocorra como fórum para dúvidas e quizzes podem contribuir para criar expectativa nos participantes.
Também é possível conectar mensagens secretas com o convite empresarial enviado ou então disparar uma série de e-mails, como uma contagem regressiva. O uso de gifs e vídeos no e-mail é uma boa forma de inovar e manter seu público engajado do primeiro ao último dia.
5. Use o marketing experiencial a seu favor
O marketing de experiências, também conhecido como Live Marketing, proporciona maior engajamento em várias situações da empresa, como envolvimento com metas e integração de novos colaboradores. Também pode ser usado para criar convites empresariais impossíveis de serem ignorados.
Você também pode envolver outras áreas ou até mesmo clientes em ações de marketing experiencial. Crie uma sequência de desafios a serem superados para que os acionistas participem de uma reunião do conselho administrativo ou prepare algo especial para convidar novos colaboradores para um processo de integração. As possibilidades são inúmeras!
Confira também o nosso post sobre marketing de relacionamento
6. Confie no poder da tecnologia
Pensou em um evento de última hora para motivar a equipe? Que tal usar o streaming de vídeo para fazer uma transmissão ao vivo e convidá-los para uma ação pontual, como um coffee break?
Vídeos verticais estão na moda tanto no Facebook quanto no Instagram. Aproveite que as pessoas estão conectadas o tempo todo para marcá-las nessas transmissões e despertar o interesse para seus convites de eventos.
Você também pode usar o vídeo mapping para chamar a atenção das pessoas no refeitório da empresa, ou então na sala de coffee break, e conduzi-las até determinado local, projetando orientações com elementos audiovisuais.
7. Inove na confirmação
Para que você tenha a dimensão exata do evento e do que será necessário para atender a todos, é preciso determinar uma forma de confirmação de presença, isto é, o famoso RSVP (Répondez S’il Vous Plaît) ou Responda Por Favor, em português.
Antigamente, esse processo era bastante manual: o convidado respondia com um pequeno cartão, dizendo “sim” ou “não” e devolvia em mãos ou pelo correio. Hoje, com a tecnologia, tudo ficou bem mais simples.
Você pode pedir a confirmação por e-mail, SMS, WhatsApp ou Facebook, criando uma página de eventos na rede social. Utilizar uma landing page pode ser uma boa forma de constatar a presença dos seus convidados. Você também tem a possibilidade de usar um aplicativo próprio do evento. Nessas plataformas, existe o RSVP ativo e passivo, que facilita a organização
8. Não se esqueça do grande dia
O ditado diz que “a primeira impressão é a que fica”. Por isso, se você criar convites empresariais criativos, inusitados e impossíveis de ignorar, a tendência é superar as expectativas dos convidados.
Exemplos de convites para eventos corporativos
Abaixo, inserimos dois exemplos de modelos de convites para eventos realizados pela Copastur, que podem te ajudar a se inspirar:
Convite digital para visitar estande
Exemplo de convite digital para visita de estande
Convite digital para live
Assista também: Copastur apresenta live “Nova Era de Experiências Hiperpersonalizadas”
O perfeito alinhamento de toda a comunicação do evento, bem como do valor gerado para o público, ajuda a garantir o sucesso da sua iniciativa.
Agora que você já sabe tudo sobre convites para eventos, aproveite para conhecer as soluções da consultoria de eventos corporativos da Copastur e saiba como podemos ajudar a sua empresa a ter eventos de sucesso!
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