Se as viagens corporativas fazem parte da rotina da sua empresa, você certamente entende que é fundamental que tudo saia conforme o planejado, não é mesmo?
Além disso, ainda é preciso considerar os gastos, a logística, o tempo, a segurança, a preparação para a viagem, os resultados conquistados por ela e tantos outros pontos importantes. É por isso que, cada vez mais, o tarifário de hotéis faz parte das estratégias de gestão de viagens corporativas das empresas mais antenadas com as tendências desse setor.
O tarifário de hotéis é, basicamente, uma maneira de a gestão de viagens corporativas gerenciar os preços dos estabelecimentos em que os colaboradores ficarão hospedados e, com isso, garantir os melhores preços e condições. Dessa forma, é possível reduzir custos — o que abre espaço para, por exemplo, mais viagens ou mais recursos durante as viagens.
Quer ficar por dentro dessa tendência? A seguir, reunimos as melhores práticas para que você e a gestão possam desenvolver um tarifário de hotéis bem-sucedido dentro da sua empresa e, com isso, conquistar todos os benefícios que esse recurso tem a oferecer. Então, continue a leitura e mãos à obra!
1. Valorize a agilidade de acesso às informações
A possibilidade de conseguir tarifas mais baixas é, certamente, o que mais chama a atenção no tarifário de hotéis — e trata-se, é claro, de um diferencial muito importante. Entretanto, está longe de ser a única vantagem da ferramenta!
O tarifário de hotéis também tem o importante papel de permitir que a gestão de viagens corporativas tenha acesso mais rápido e prático às informações necessárias para a hospedagem de sua equipe.
Isso está diretamente conectado aos preços reduzidos, pois ajudará você a conseguir usufruir deles antes de outros usuários. Assim, é possível reservar quartos ou estabelecimentos adequados aos padrões desejados pela empresa por valores menores.
Portanto, o seu tarifário de hotéis deve valorizar essa necessidade de ter informações atualizadas de forma imediata. Caso contrário, a empresa perderá as melhores oportunidades.
2. Implemente o selfbooking corporativo
Atualmente, há sistemas e plataformas digitais próprias para o selfbooking, ou seja, a prática de o próprio colaborador gerenciar e planejar a sua viagem corporativa. É uma boa ideia considerar a implementação desse recurso no tarifário de hotéis da empresa, já que ele proporciona mais agilidade ao processo.
Com o selfbooking corporativo, não é necessário haver uma intermediação direta entre os principais agentes desse processo: a equipe de gestão das viagens, o(s) colaborador(es) e a hospedagem. O funcionário poderá cuidar de tudo sozinho, sempre dentro das diretrizes e condições definidas pela empresa.
Isso torna a experiência mais personalizada e agradável para o colaborador, que ganha mais autonomia. Enquanto isso, a empresa se beneficia da redução do gasto de tempo, do aprimoramento do gerenciamento de fluxos e do maior controle sobre as despesas.
3. Construa relatórios detalhados dos gastos
É imprescindível que a gestão de viagens corporativas mantenha um controle rigoroso e completo sobre os seus gastos. Portanto, dentro das práticas do seu tarifário de hotéis, não deixe de incluir a necessidade de haver relatórios, planilhas, estatísticas, entre outros demonstrativos que tragam o detalhamento de todas as despesas do departamento.
Nos relatórios, além de listar cada gasto, classifique-os também por tipo, colaborador, prestador de serviço e período. Com isso, será possível ter uma visão ampla e saber exatamente para onde o dinheiro investido foi e qual é o padrão da empresa em relação aos gastos necessários para suas viagens corporativas.
Com o tempo, conforme você tiver um acesso a diversos meses desses relatórios, será possível analisar tendências, identificar problemas e formular estratégias com mais assertividade. Dessa maneira, a gestão de viagens corporativas mantém-se em constante evolução e aprimoramento.
4. Entenda por que os hotéis cobram seus preços
Existe uma variedade imensa de hotéis por aí, não é mesmo? Cada qual oferece recursos diferentes no que diz respeito a tamanho, áreas de lazer, refeições, serviços fornecidos, nível de conforto e luxo, atendimento e tantos outros pontos que diferenciam cada categoria de estabelecimento e de quarto.
Além disso, há ainda as características que, apesar de não diretamente relacionadas ao hotel, também influenciam em sua procura e, por consequência, nos valores praticados.
A principal delas é a época do ano (que faz com que a alta temporada seja mais cara), mas há ainda a localização e a amplitude e o perfil dos serviços (restaurantes, centros de convenções, entretenimento, museus, lojas, etc.) disponíveis nos arredores.
Nesse contexto, o tarifário de hotéis deve ser desenvolvido levando tudo isso em consideração. Dessa forma, a equipe de gestão poderá analisar exatamente qual tipo de estabelecimento será disponibilizado para a equipe, avaliar quais serviços e recursos são necessários, estabelecer as datas das viagens e tomar todas as decisões logísticas em busca do melhor custo-benefício.
5. Procure formar parcerias com hotéis
Dependendo do volume de viagens corporativas (tanto em termos de frequência com que acontecem quanto da quantidade de colaboradores que participam delas) que acontecem pela empresa no período de um ano, por exemplo, pode valer a pena formar parcerias com hotéis para, assim, conseguir preços mais interessantes.
Antes de escolher seu parceiro, é preciso analisar onde eles estão presentes e quais são os destinos regulares da sua equipe. Caso os colaboradores viajem para um número pequeno de cidades, a procura por um parceiro é mais tranquila. Entretanto, se houver um grande número de destinos, é importante atuar com uma rede maior de hotéis.
Para conversar com os gestores do hotel sobre a possibilidade de uma parceria, tenha em mãos as estatísticas completas e atualizadas da rotina de viagens da sua empresa. Assim, o estabelecimento também poderá analisar o quanto essa ideia será interessante para eles. Quanto maior for o volume de negócios, maior poderá ser o seu desconto.
Os hotéis mais procurados para viagens corporativas já possuem, inclusive, diretrizes específicas para os negócios procurando por esse tipo de parceria. Oriente a sua equipe de gestão a pesquisar a fundo para escolher os nomes mais vantajosos com os quais dialogar.
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