O planejamento de eventos exige bastante preparo e organização prévia. Apenas com esses cuidados é que a empresa não correrá o risco de ter prejuízos e não conseguir diminuir impactos de imprevistos.
Neste artigo você vai conferir o passo a passo para planejar eventos de sucesso e ver os detalhes que não podem ficar de fora. Acompanhe!
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Passos fundamentais para planejar um evento
O planejamento de eventos é um processo que envolve diversas etapas essenciais para garantir o sucesso da ocasião. Assim, é preciso pensar em detalhes como:o objetivo do evento, o público-alvo, o propósito principal, estabelecer data e hora, definir um orçamento, selecionar fornecedores confiáveis, cuidar da divulgação,etc..
Por isso,nesta etapa é fundamental contar com um checklist de eventos que vai ajudar a não deixar passar nenhum detalhe importante.
Ao longo deste texto, abordaremos cada uma destas etapas. Continue a leitura!
Esquema com os principais passos do planejamento de eventos
Definição de orçamento e tipos de gastos
A definição do orçamento é a primeira coisa a ser feita em um planejamento de eventos. Para definir o orçamento de um evento corporativo, é preciso levar em conta uma série de fatores, como o tipo do evento desejado, o objetivo, o porte, entre outros.Todos esses quesitos determinarão o valor necessário para a realização do evento.
É importante listar todas as possíveis despesas e receitas que ocorrerão no evento e ter um documento que possibilite acompanhar detalhadamente os custos de cada serviço e equipamento, eliminando o risco de deixar de fora alguma informação.
Quando falamos em custos em eventos, estes podem ser fixos ou variáveis.
Custos fixos de evento
Os custos fixos em eventos referem-se às despesas que permanecem constantes, independentemente do tamanho ou escala do evento. Esses custos são essenciais para garantir a infraestrutura e o funcionamento básico do evento, sem considerar a quantidade de participantes.
Exemplos de custos fixos
- hospedagem de palestrantes;
- equipamentos técnicos;
- custo de marketing para divulgação;
Custos variáveis de eventos
Em eventos, os custos variáveis referem-se às despesas que flutuam em proporção direta com o volume de participantes ou ações específicas durante a realização do evento.
Exemplos de custos variáveis
- refeição;
- equipamentos de uso individual, como computadores;
- material promocional;
- equipe temporária.
Leve em consideração o seu público-alvo
O erro que muitos organizadores de eventos cometem é, mesmo conhecendo o público-alvo, não levar em consideração o que ele deseja e espera de um evento.
Para que todos saiam satisfeitos e tenham uma boa experiência, é indicado estudar com afinco as expectativas de todos e, assim, definir a finalidade e o tipo do encontro.
Escolha do local
A escolha do local é outro passo fundamental no planejamento de eventos, e tem influência direta no sucesso e experiência dos participantes. Um local bem escolhido contribui para a criação de uma experiência memorável, impactando positivamente na imagem do evento e na satisfação dos participantes.
O local selecionado deve ser cuidadosamente avaliado com base em vários fatores, como acessibilidade, capacidade, infraestrutura, estacionamento, e adequação ao tipo e objetivo do evento. Também deve-se ter em mente a proximidade do local com hotéis, restaurantes e serviços de transporte.
Escolha da data e hora
A escolha da data deve levar em consideração diversos fatores, como feriados locais ou nacionais, eventos concorrentes, sazonalidade e até mesmo condições climáticas, dependendo da natureza do evento.
Já a hora do evento, deve considerar as características dos participantes, o horário de trabalho e outras atividades que podem impactar na participação dos convidados.
Divulgação do evento
A estratégia de divulgação deve ser abrangente e adaptada ao público-alvo, utilizando uma variedade de canais de comunicação, como redes sociais, e-mails, mídia tradicional e parcerias com influenciadores, para ampliar o alcance e maximizar o engajamento.
Elementos visuais atrativos, como cartazes, vídeos e materiais promocionais, desempenham um papel vital na comunicação da proposta de valor do evento.
A antecedência na divulgação é outro ponto que também precisa ser planejada, pois ela é fundamental para permitir que o público se planeje e reserve a data e horário para participar.
Determinação da Agenda do Evento
A determinação da agenda de um evento é um processo crucial no planejamento, pois estabelece o cronograma que orientará todas as atividades e apresentações durante a ocasião. Esse processo envolve a cuidadosa seleção e organização de palestras, atividades, intervalos e outras programações, de modo a criar uma sequência lógica e envolvente.
A agenda deve ser estruturada considerando as necessidades e expectativas do público-alvo, proporcionando um equilíbrio entre conteúdo informativo, momentos interativos e intervalos para networking.
Uma agenda bem planejada não apenas mantém os participantes engajados, mas também contribui para o alcance dos objetivos propostos.
Escolha dos fornecedores
A contratação de fornecedores desempenha um papel crucial no sucesso de eventos, pois influencia diretamente na qualidade e eficiência da realização. Esse processo envolve a seleção cuidadosa de parceiros confiáveis e especializados em serviços como catering, audiovisual, decoração e outros aspectos essenciais para a execução do evento.
A escolha dos fornecedores deve levar em consideração não apenas o custo, mas também a reputação, experiência anterior em eventos similares e a capacidade de atender às necessidades específicas do cliente.
Contratos claros e abrangentes são fundamentais para estabelecer expectativas, prazos e responsabilidades de ambas as partes.
Uma comunicação aberta e transparente ao longo do processo de contratação é essencial para garantir uma colaboração eficaz e alinhada com os objetivos do evento.
A contratação de fornecedores competentes não apenas contribui para a excelência operacional, mas também permite que os organizadores foquem em aspectos estratégicos, assegurando que cada detalhe contribua para o sucesso global do evento.
Defina uma equipe responsável por cada atividade
No planejamento de um evento corporativo ter uma pessoa encarregada de tudo é impossível. Por isso, embora buffets e outras empresas parceiras estejam trabalhando na reunião, é importante que uma equipe seja definida para trabalhar na organização e também no grande dia.
A dica é separar por especialidade e nível de preparação do profissional, como alguém para:
- cuidar da contratação do buffet;
- escolha de palestrante;
- reserva de hotéis e compra de passagens de palestrantes e/ou convidados;
- marketing de divulgação;
- contratação de equipe de entretenimento, se for o caso;
- análise pós-evento e criação do relatório
Faça um estudo dos riscos relacionados ao evento
O gerenciamento de riscos em eventos desempenha um papel crítico no planejamento, visando identificar, avaliar e mitigar possíveis obstáculos que possam surgir durante a execução da ocasião.
Isso envolve uma análise abrangente dos potenciais desafios, como condições climáticas adversas, questões logísticas, imprevistos técnicos ou até mesmo crises inesperadas.
Ao antecipar esses riscos, os organizadores podem desenvolver estratégias de contingência e planos de ação para responder de maneira eficaz a situações imprevistas.
A comunicação eficiente com a equipe envolvida e a criação de protocolos de emergência são elementos-chave no gerenciamento de riscos, permitindo uma resposta rápida e coordenada diante de adversidades.
Além disso, a realização de simulações prévias pode ajudar a testar a eficácia desses planos e garantir que todos os membros da equipe estejam preparados para lidar com diferentes cenários.
Em suma, o gerenciamento de riscos é uma prática proativa que não apenas minimiza possíveis contratempos, mas também fortalece a resiliência do evento, assegurando sua execução bem-sucedida mesmo em face de desafios inesperados.
Estabelece metas e resultados esperados
O estabelecimento de metas e resultados é uma fase crucial no planejamento de eventos, fundamentando a direção e os critérios de sucesso da ocasião. Durante essa etapa, os organizadores devem definir objetivos claros e mensuráveis que estejam alinhados com a finalidade do evento, seja ela promocional, educacional, ou de networking.
Estas metas podem abranger a participação de público, a geração de leads, a satisfação dos participantes, entre outros indicadores relevantes.
Ao estabelecer metas específicas, os organizadores fornecem uma estrutura que orienta a elaboração do plano de ação e a alocação de recursos de maneira estratégica.
Além disso, a definição de resultados desejados permite uma avaliação objetiva do sucesso pós-evento, facilitando a análise crítica e a identificação de áreas que podem ser aprimoradas em eventos futuros.
Ao estabelecer metas e resultados concretos, o planejamento do evento adquire um propósito claro, contribuindo para a eficácia e relevância da ocasião no contexto maior de seus objetivos.
Construa um cronograma do evento
A construção de um cronograma do evento desempenha um papel crucial na etapa de planejamento, pois oferece uma estrutura temporal que orienta a execução ordenada de todas as atividades e componentes do evento.
Esse documento detalhado não apenas estabelece marcos importantes, como datas de divulgação, prazos para contratação de fornecedores e etapas de preparação, mas também define o timing preciso para cada aspecto do evento, desde as palestras e apresentações até os intervalos e momentos de networking.
A construção do cronograma proporciona uma visão panorâmica do fluxo do evento, garantindo uma distribuição equilibrada das atividades ao longo do tempo. Além disso, permite uma gestão eficiente do tempo e dos recursos, assegurando que todas as fases do evento sejam executadas de forma coordenada e sem contratempos.
A importância de um cronograma bem elaborado se reflete na capacidade de antecipar desafios potenciais, permitindo ajustes proativos para garantir a realização bem-sucedida do evento dentro do prazo estabelecido.
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