Saber como economizar com hospedagem é um dos principais desafios enfrentados pelos gestores de viagens corporativas. Isso porque, esse tipo de despesa consome boa parte do orçamento de viagem das empresas.
Segundo dados da Pesquisa Anual de Viagens Corporativas, divulgada pelo site Panrotas, em 2024, 22% das empresas investiram entre R$500 mil e R$1 milhão em gastos com hospedagem nacional e 18% gastaram entre R$5 e R$ 10 milhões. Já em relação aos gastos com viagem internacional, a mesma pesquisa afirma que 45% das empresas investiram menos de R$500.
Dessa forma, é importante ficar de olho em oportunidades que geram descontos, afinal, quando aplicadas a um grande número de viagens, podem representar uma redução significativa nos custos da empresa e melhorar o saving da área.
Neste post, trouxemos desde orientações simples até ações que farão a diferença no valor das próximas reservas. Acompanhe e escolha as melhores para o seu negócio!
7 dicas de como economizar com hospedagem corporativa
Comparar opções e valores
O passo mais básico de economizar com hospedagem corporativa é pesquisar diferentes hotéis, pousadas e outras formas de estadia disponíveis no local de destino. É bom avaliar uma grande quantidade para ter um comparativo eficiente dos valores, condições e estruturas dos estabelecimentos.
Você não deve focar apenas nas opções mais conhecidas, afinal, muitos locais oferecem o mesmo conforto que os empreendimentos renomados e cobram preços menos salgados. Portanto, vale a pena dedicar um tempo nessas análises antes de decidir.
Alguns sites ajudam na hora de encontrar a melhor hospedagem. Muitos contêm filtros que permitem selecionar cidade, data da estadia, tipo de quarto e outros detalhes. A vantagem é que, por meio deles, você também compara preços rapidamente.
Leia também o post sobre gestão de despesas corporativas
Agendar a hospedagem com antecedência
Todo serviço tende a ser mais econômico quando procurado com antecedência — compra de passagens corporativas, transporte, gastos com alimentação na viagem a trabalho, aluguel de espaços para reuniões etc. Isso também vale para os locais de estadia, que costumam cobrar preços mais baixos se a reserva for feita alguns meses antes da viagem.
Para ter acesso aos descontos, é importante que os gestores responsáveis pela compra acompanhem o planejamento da viagem. Dessa forma, é possível prever a data com exatidão e entrar em contato com os estabelecimentos assim que tudo estiver definido.
Mas atenção: por se tratar de um procedimento antecipado, é fundamental guardar os comprovantes de reserva para evitar dores de cabeça. Eles fazem parte do checklist de viagem corporativa e devem estar nas mãos dos colaboradores no dia do deslocamento.
Analisar a localização do hotel
Um hotel localizado no centro da cidade pode ser mais caro que um empreendimento afastado. Ao mesmo tempo, permite que a pessoa colaboradora tenha acesso a diferentes meios de transporte, cafés, restaurantes e variedade de comércios.
Nesse exemplo, o poder de escolha na hora de se deslocar e se alimentar é maior quando a pessoa está perto de um grande centro. Logo, a economia com refeições e locomoção pode abater os gastos extras com a estadia bem localizada.
Por outro lado, uma pousada distante do centro, que ofereça segurança, refeições de qualidade e abrigue uma sala de reuniões, pode significar melhor custo-benefício. Afinal, a pessoa colaboradora conseguirá fazer praticamente tudo no local de estadia, economizando tanto com as diárias quanto com alimentação e transporte.
Uma série de fatores interferem nos custos gerados ao longo da viagem corporativa. Uma hospedagem próxima do escritório de trabalho, por exemplo, diminui o tempo de deslocamento e os gastos com esse processo.
Portanto, é crucial pesar os prós e contras de cada opção para escolher aquela que proporcionará mais economia sem prejudicar a boa experiência da pessoa colaboradora.
Considerar a temporada
Tentar organizar viagens de última hora em período de alta temporada é um desafio, principalmente se o destino é uma cidade turística. Não só porque fica mais difícil encontrar vagas em bons hotéis, mas também por conta das diferenças nos preços das diárias, que passam a ser maiores.
Novamente, se o seu objetivo é economizar com hospedagem corporativa, faça as reservas com antecedência. Assim, mesmo que a data da viagem caia em uma época de alta temporada, os valores da estadia serão menores que aqueles cobrados na tarifa balcão (aquela que envolve preço cheio, sem descontos).
Optar por diária fracionada
Essa é uma excelente alternativa para cortar gastos com hospedagem em viagens curtas. A proposta é fazer o agendamento por hora para eliminar os custos das diárias inteiras que, muitas vezes, não são totalmente aproveitadas pelos colaboradores.
Muitas plataformas e portais aceitam esse tipo de reserva e contam com inúmeras empresas parceiras. Dessa forma, é possível fazer agendamentos de acordo com a duração do encontro e do tempo necessário para o viajante descansar antes de retornar.
Caso chegue ao hotel às 10h e tenha uma reunião marcada das 13h às 15h, a pessoa colaboradora pode cumprir sua programação e descansar em seu quarto até às 19h. Dessa forma, pagará apenas por uma estadia de 9h em vez de uma diária completa.
Para viagens de longa distância, a opção é manter todos os viajantes no mesmo estabelecimento. Dessa forma, há a possibilidade de obter valores mais baixos que os de uma reserva individual.
Como conseguir desconto em hospedagem
Fazer parcerias com estabelecimentos
Muitas redes hoteleiras oferecem tarifas especiais para empresas que hospedam funcionários com frequência. Entrar em contato diretamente com os hotéis permite negociar preços reduzidos, upgrades gratuitos ou benefícios como café da manhã incluso e check-out tardio.
Hoje é possível negociar com empresas das mais diversas áreas, incluindo as redes hoteleiras. Inclusive, muitos estabelecimentos mantêm unidades em praticamente todas as capitais do Brasil — alguns até em cidades conhecidas do exterior.
Ao propor uma parceria com determinada rede, você pode conquistar uma série de benefícios. Dias fixos de reservas, possibilidade de mudar datas, pagamentos apenas ao fim do mês e preço único em altas e baixas temporadas são alguns exemplos.
Além de fazer a empresa economizar com hospedagem, esse tipo de acerto pode tornar a viagem de negócio mais tranquila e personalizada para a pessoa colaboradora. Isso porque você sempre saberá o que terá à disposição assim que chegar ao estabelecimento parceiro.
Programas de Fidelidade e Associações
Hotéis e redes hoteleiras costumam oferecer programas de fidelidade nos quais hóspedes frequentes acumulam pontos que podem ser trocados por diárias gratuitas, upgrades ou descontos em futuras reservas.
Além disso, algumas associações empresariais e sindicatos de determinadas categorias profissionais possuem parcerias com hotéis, garantindo condições especiais para seus membros.
Descontos para Longas Estadas
Muitos hotéis oferecem tarifas reduzidas para hóspedes que permanecem por períodos mais longos, como uma semana ou mais. Esse benefício é recomendado para empresas que precisam acomodar funcionários em viagens de trabalho prolongadas.
Além do desconto, alguns hotéis incluem serviços extras, como lavanderia e espaços para reuniões, tornando a estadia mais conveniente e econômica.
Como uma ajuda especializada pode ajudar a economizar com hospedagem
Essa é a ação que fará a diferença nos valores das reservas e na qualidade das hospedagens. Você já se perguntou se vale a pena contar com o serviço de uma empresa da área de gestão de viagens corporativas?
Uma equipe especializada poderá encontrar as melhores opções de preços e de lugares conforme a necessidade do seu negócio. Isso porque tem experiência para lidar com todos os processos que envolvem o planejamento de uma viagem.
Além disso, muitas agências mantêm parcerias que dão acesso a condições vantajosas em diferentes serviços. É uma ótima forma de terceirizar atividades que geram custos e ganhar tempo para focar em projetos de maior relevância na sua empresa.
Como a Copastur pode ajudar na redução de gastos com hospedagem
A Copastur tem mais de 50 anos de experiência no mercado de viagens corporativas. Dessa forma, ajudamos sua empresa na redução de gastos com hospedagem através de ações como:
- Negociação de Tarifas: a Copastur possui um grande volume de reservas, o que lhe permite negociar tarifas mais baixas com hotéis, garantindo preços mais vantajosos para empresas que realizam viagens frequentes.
- Sourcing de Hotéis: o serviço de sourcing de hotéis permite fazer uma análise do perfil de viagens da empresa e encontrar as melhores opções de hospedagem, levando em conta localização, custo-benefício e políticas de viagem da empresa.
- Tecnologia: a Copastur permite fazer a reserva de hotéis de forma eficiente, garantindo o cumprimento das políticas de viagens corporativas e evitando gastos desnecessários.
- Consultoria: a Copastur oferece consultoria especializada para otimizar os gastos com viagens da empresa, incluindo a gestão de despesas com hospedagem.
Agora que você já sabe como economizar com hospedagem corporativa, conheça as soluções em viagens corporativas da Copastur e otimize os gastos da sua empresa!
