Economizar em viagens corporativas é uma tarefa difícil para qualquer empresa, visto que exige um equilíbrio entre reduzir custos e manter a qualidade e a produtividade dos deslocamentos.
De acordo com um relatório da Global Business Travel Association (GBTA), estima-se que os gastos globais com viagens de negócios atinjam $ 1,64 trilhão em 2025.
A falta de uma política de viagens bem definida pode levar a gastos desnecessários, enquanto a ausência de tecnologia para gestão dificulta o controle e a análise dos custos. Além disso, variações de preços em passagens e hospedagens, necessidade de flexibilidade nos itinerários e o bem-estar dos colaboradores são fatores que impactam diretamente o orçamento.
Por isso, estratégias como negociação com fornecedores, adoção de ferramentas de gestão e incentivo a boas práticas entre os viajantes são algumas das principais recomendações que um gestor de viagem precisa seguir para otimizar os gastos sem comprometer a experiência e os objetivos da viagem.
Neste post, exploraremos as melhores práticas e estratégias que as empresas líderes estão adotando para diminuir seus custos em viagens corporativas, garantindo que cada dólar gasto seja um investimento no sucesso e crescimento da empresa. Confira!
8 formas de economizar em viagens corporativas
Revise e coloque a sua política de viagens em prática
Uma boa política de viagens corporativa, quando devidamente estruturada, orienta os colaboradores sobre os procedimentos e consegue sanar a grande maioria das dúvidas. Por isso, o documento deve ser pensado conforme a realidade de cada empresa, com a natureza dos deslocamentos e com as metas para os próximos anos.
A política deve prever como, quando e onde os recursos financeiros da empresa serão aplicados, descrevendo também quais categorias de serviços os colaboradores de cada área terão o direito de usar quando estiverem em outras localidades. Aplique esses critérios para formular orientações quanto a hospedagens, passagens aéreas, locação de carros, reservas em restaurantes, entre outros.
Além de orientar seus colaboradores sobre o que eles podem fazer ou não, bem como a quem recorrer em caso de imprevistos e oportunidades que apareçam, a política de viagens corporativas também possui informações sobre a política de reembolso de despesas, com orientações sobre o que é ou não reembolsável, determinando também procedimentos para a elaboração de relatórios e prestação de contas (RDV).
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Compre passagens com antecedência
O planejamento das viagens corporativas deve contar com uma etapa essencial: a compra de passagens aéreas corporativas. Para isso, você precisa saber quais são as datas ideais para as viagens e quantos e quais funcionários devem se deslocar nos próximos meses.
Para voos nacionais, o ideal é adquirir as passagens com cerca de 30 dias de antecedência ou mais. Já os voos internacionais demandam um prazo maior (de cerca de 90 dias) para adquirir preços melhores nas tarifas.
Comprar passagens com antecedência também é muito útil em caso de imprevistos. Caso a viagem de negócio precise ser adiada ou adiantada, muitas vezes é possível alterar a data do voo sem ser penalizado com taxas adicionais.
No entanto, em todos os casos, é bom evitar as taxas de no-show (quando o passageiro deixa de comparecer na data e horário marcados, impedindo que as companhias possam fazer o remanejo necessário).
Faça parcerias e participe de programas de pontos
Programas de trocas de pontos ou de milhas são populares para viagens pessoais, mas também é possível que as organizações adotem programas de milhas para empresas, que oferecem a possibilidade de gerar economia nas viagens corporativas.
Há uma série de empresas — como marcas de roupas, supermercados e livrarias — que oferecem pontos a cada compra efetivada. Em diversos programas, esses pontos podem ser trocados por descontos em passagens aéreas.
Além disso, alguns bancos e cartões de crédito geram pontos nas transações financeiras, os quais também podem ser transferidos para programas de fidelidade em companhias aéreas.
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Faça convênios
Os gastos com viagens corporativas não se concentram apenas nas passagens aéreas. O transporte e as reservas em hotéis também representam custos elevados para as empresas. Por isso, uma alternativa para reduzir esses custos é firmar convênios com redes de hotéis ou companhias de transporte.
Há aplicativos especializados que oferecem planos direcionados a empresas, o que garante mais segurança e praticidade no transporte de seus colaboradores. Esses recursos também facilitam a elaboração de relatórios e o acompanhamento dos gastos de seus funcionários.
Quanto aos gastos com hotéis, uma dica para economizar com hospedagem é reservar com antecedência! Afinal, as diárias ficam mais caras quando as reservas são feitas de última hora. As parcerias, contudo, também são uma estratégia efetiva para empresas que têm um grande volume de viagens corporativas. E sempre há a opção de fechar pacotes para vários funcionários se hospedarem simultaneamente.
Há redes de hotéis com unidades em praticamente todas as capitais do Brasil e, até mesmo, no exterior. Com convênios, elas permitem que você mantenha os preços das diárias dentro do orçamento de viagem, mesmo em altas e baixas temporadas.
Além disso, o consumo dentro dos hotéis pode ser personalizado, conforme o perfil de sua empresa e de suas viagens. Caso seus funcionários necessitem de espaço para as reuniões, é preciso buscar os hotéis que contém estrutura adequada.
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Gratifique seus funcionários por economia
Em empresas nas quais os funcionários são mais autônomos durante as viagens corporativas, gratificar pela economia é uma estratégia bastante efetiva. Se as políticas de viagem já ajudam bastante, definindo limites para que o colaborador possa decidir onde se hospedar, comer e como se locomover, os programas de gratificação por economia são um empurrãozinho para que ele coopere mais com o orçamento de sua empresa.
Dias de folga e vouchers de compras incentivam seus funcionários e contribuem para que eles fiquem mais conscientes da importância de colaborarem com a sua empresa. E o melhor: não pesam no orçamento.
Conte com uma empresa especializada
As melhores agências de viagens corporativas oferecem todo o suporte necessário para organizar as viagens de maneira mais econômica e funcional e para que seus colaboradores possam se concentrar em fazer bons negócios.
Além de contarem com recursos tecnológicos para facilitar a coleta de dados e a formulação de relatórios, essas empresas têm uma rede de parceiros para que você possa comprar passagens, contratar um seguro viagem corporativo, reservar quartos em hotéis e transportes com praticidade, flexibilidade e preços mais acessíveis.
Mas a grande vantagem está no fato de que seus colaboradores ficam livres para cuidar dos outros aspectos da viagem, concentrando-se nas estratégias de negócio. Assim, economizar em viagens corporativas se tornará uma tarefa muito mais fácil!
Conte com a tecnologia
O uso da tecnologia tem se tornado um aliado essencial para economizar em viagens corporativas, oferecendo ferramentas que otimizam processos e reduzem custos. Softwares de gestão de viagens permitem monitorar e controlar despesas em tempo real, enquanto algoritmos de inteligência artificial ajudam a identificar as melhores opções de passagens aéreas e hospedagem com base em preços e preferências.
Além disso, aplicativos de reembolso automatizado e sistemas de aprovação digital agilizam processos administrativos, reduzindo erros e custos operacionais.
Dessa forma, a tecnologia, não só facilita a economia, mas também aumenta a eficiência e a transparência na gestão de viagens corporativas.
Invista em viagens sustentáveis
Investir na sustentabilidade corporativa através da realização de viagens sustentáveis pode gerar economia significativa a longo prazo, além de contribuir para a responsabilidade ambiental.
Ao priorizar opções como voos diretos, que consomem menos combustível, as empresas reduzem não apenas a pegada de carbono, mas também custos associados a escalas e deslocamentos adicionais.
Além disso, a adoção de políticas que incentivam a hospedagem em hotéis com certificações sustentáveis ou a participação em eventos virtuais e híbridos diminui gastos com deslocamentos e estadias prolongadas.
Como a Copastur pode ajudar a economizar em viagens corporativas
A Copastur, com seu amplo conhecimento e experiência no setor de viagens corporativas, oferece soluções sob medida que podem resultar em economias significativas para empresas de todos os tamanhos.
Ao combinar tecnologia e parcerias estratégicas com fornecedores, a Copastur otimiza os processos de reserva e gestão de viagens, garantindo as melhores tarifas e condições.
Além disso, a empresa proporciona um suporte robusto e personalizado, ajudando na negociação de contratos e na implementação de políticas de viagem que reduzem custos desnecessários e melhoram o retorno sobre o investimento em viagens corporativas.
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