Encontrar um espaço para eventos corporativos perfeito pode parecer uma tarefa simples. Porém, requer alguns cuidados e muita organização para que sua ação atinja as metas desejadas e gere uma experiência positiva. Neste artigo, você entenderá os principais pontos que devem ser verificados antes de fazer uma escolha.
Por que fazer eventos corporativos?
Antes de falar mais sobre o espaço para eventos corporativos, vale reforçar o porquê desse tipo de encontro ser fundamental para as empresas. É por meio deles que as instituições podem fortalecer o relacionamento com colaboradores, fornecedores e clientes.
Seja qual for a data ou razão para realizar um evento, se ele for feito com o devido planejamento e qualidade, será uma ótima oportunidade de fortalecer o engajamento da sua equipe. Afinal, é neste momento que os colaboradores podem conversar de uma forma mais abrangente com outros setores e, desta forma, melhorar a comunicação interna.
Esses cuidados, ajudam a empresa a gerar um sentimento maior de pertencimento ao time e dar mais motivação aos colaboradores. Além disso, se a produção for uma palestra, por exemplo, é uma ótima chance de levar mais conhecimento aos participantes e propor debates relevantes.
Como escolher o melhor espaço para eventos corporativos?
Seja uma reunião, palestra, workshop ou uma festa de confraternização empresarial, o espaço para eventos corporativos deve ter a estrutura necessária para garantir local para alimentação, boa iluminação, acessibilidade, segurança, entre outros elementos importantes para o sucesso de sua estratégia.
Por isso, na organização de eventos empresariais não se pode escolher qualquer lugar sem analisar primeiro todos esses fatores e o orçamento. Portanto, independentemente de qual seja o tamanho da empresa, os produtores do evento precisam se atentar aos seguintes aspectos:
Localização estratégica
Antes de definir se um local é um bom espaço para eventos corporativos, deve-se certificar-se de que seja bem localizado e de fácil acesso. Isso garante que os convidados cheguem com tranquilidade ao local, sem atrasos ou intercorrências pelo caminho. Verifique sempre se o ambiente escolhido localiza-se próximo a ruas bem iluminadas, seguras, com linhas de transporte e estacionamentos.
É interessante também considerar ambientes que tenham por perto serviços essenciais como:
- posto de gasolina;
- restaurantes;
- bancos;
- farmácias;
- mercados;
- hotéis (caso o evento dure mais de um dia e as pessoas precisem de acomodação por perto, por exemplo);
- entre outros fatores.
Segurança
Para o sucesso de um evento, a segurança é um aspecto fundamental. Além do conforto, as pessoas devem se sentir protegidas tanto dentro do espaço como em seus arredores. Ou seja, escolha um lugar que possua uma área ideal, com atrativos necessários, equipamentos de segurança e que esteja em um bairro seguro.
Alvará de funcionamento
O evento precisa acontecer de forma adequada com a Lei. Portanto, deve-se sempre checar se o alvará de funcionamento está em dia. Para obter a permissão, basta entrar em contato com a prefeitura e fazer a devida solicitação. Pode-se também exigir esse tipo de documentação antes de alugar um local.
Acessibilidade
A escolha de um espaço para eventos corporativos também deve considerar a acessibilidade. Independentemente da ocasião, a empresa precisa garantir que todos consigam chegar ao local e utilizar com facilidade as suas dependências.
Pessoas com pouca mobilidade precisam de um lugar com rampas e elevadores para se deslocar. Banheiros adaptados também são essenciais.
Equipamentos e instalações
Mais um fator importante é conferir se o ambiente tem à disposição os equipamentos necessários para a execução do evento. Portanto, é imprescindível confirmar se as instalações elétricas e hidráulicas estão em perfeito funcionamento e se há locais para conectar dispositivos como computadores, projetores, microfones, etc.
Também é importante prevenir uma possível falta de energia na região. Para isso, é preciso garantir que o espaço possua geradores. E, desta forma, garantir que todas as atividades previstas sejam realizadas
Atualmente, o uso da internet também é essencial. Portanto, não se pode esquecer de avaliar a conectividade do local e garantir que o wifi tenha a capacidade de suprir a demanda dos convidados com uma rede segura.
Antes de definir o espaço para eventos corporativos ideal, que tal conferir outras dicas valiosas?
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