O custo das viagens corporativas costuma ter um impacto significativo para as empresas, influenciando diretamente seus orçamentos e, por consequência, a rentabilidade geral.
Despesas excessivas em hospedagem, transporte e alimentação podem representar uma fatia considerável dos gastos operacionais. Portanto, pensar estrategicamente em formas de economizar durante as viagens é crucial para otimizar o orçamento corporativo.
Quer saber como alcançar esse objetivo? Então confira agora mesmo algumas alternativas que, se efetivamente colocadas em prática, permitirão que as viagens corporativas se tornem menos onerosas, sem que, para isso, tenha-se prejuízo ou perda de qualidade do serviço prestado aos viajantes.
Está sem tempo de ler agora? Que tal ouvir o artigo? Experimente dar o play abaixo ou fazer o download para ouvir offline!
Como reduzir custos em viagens corporativas?
As instabilidades em tarifas de transporte, preços de hospedagem e taxas cambiais são alguns exemplos de variáveis que dificultam a previsão precisa dos gastos com viagens corporativas. Por isso, é fundamental que a empresa realize algumas ações com base em reduzir os custos.
Abaixo listamos as principais ações. Acompanhe!
6 estratégias para reduzir custos em viagens corporativas
Criar e colocar em prática uma política de viagens
Criar e implementar uma política de viagens é fundamental para empresas cujos colaboradores realizam viagens de negócio frequentemente. Afinal de contas, essa política é responsável por estabelecer parâmetros que nortearão a realização dos deslocamentos corporativos, seja em território nacional ou internacional.
Uma boa política de viagens deve resguardar os interesses da empresa, ao mesmo tempo em que também se preocupa com questões relacionadas à segurança, ao bem-estar e ao conforto dos funcionários viajantes e evita qualquer desconforto com os funcionários.
E para realmente funcionar como uma ferramenta de auxílio na redução de despesas, a política de viagens precisa contemplar as ocasiões específicas em que uma viagem corporativa é necessária, o orçamento destinado aos deslocamentos, os valores das diárias, o tipo de hospedagem e transporte a ser disponibilizado para viajantes dos mais diversos cargos da empresa, dentre outras informações.
Negociar com fornecedores e prestadores de serviço
O processo de negociação com os fornecedores e prestadores de serviço vai muito além da conquista dos melhores preços e dos melhores descontos. Um dos maiores desafios, nesse cenário, é ser capaz de fazer o máximo possível com o menor orçamento à disposição.
Para tanto, discutir com os fornecedores sobre condições e prazos de pagamento, bonificações e benefícios adicionais pode influenciar a análise da melhor proporção entre custo e benefício, ajudando a fazer com que as decisões relacionadas à logística das viagens sejam mais vantajosas tanto ao orçamento e aos interesses da empresa como também ao viajante.
Planejar viagens com a maior antecedência possível
O planejamento prévio das viagens corporativas permite, por exemplo, que caso mais de um funcionário precise viajar para a mesma região no mesmo período, providencie-se uma forma comum de serviço de transporte terrestre (como no caso da locação de um veículo), utilização de aplicativos como o Mobilidade Copastur, ou até mesmo se obtenha vantagens adicionais no ato da compra de passagens aéreas ou na reserva da hospedagem. Assim, as possibilidades de conseguir um melhor negócio com menor custo aumentam drasticamente.
Trabalhar na elaboração de relatórios de viagem detalhados
A elaboração de relatórios de viagem pode fornecer um panorama muito mais realista, demonstrando como o dinheiro da empresa é gasto durante os deslocamentos.
Esse estudo concede informações preciosas às organizações, demonstrando se a política de viagens vem sendo seguida a contento e se sua aplicabilidade tem sido efetivamente benéfica aos objetivos e às finalidades da instituição.
Estabelecer padrões para os processos
Ao adotar padrões para a realização das viagens empresariais, os colaboradores poderão se preparar melhor, acostumando-se aos poucos.
O uso de um formulário de solicitação de viagem e a exigência de antecedência para a escolha dos voos, por exemplo, são formas de fazer o planejamento trabalhar a favor da empresa. Afinal, com dados sobre o colaborador e previsão antecipada, é possível conseguir preços e condições significativamente melhores.
Um ponto importantíssimo é deixar claro quais situações serão cobertas pela organização. Assim, gastos com transporte para compromissos pessoais, multas por infração de trânsito e outros contratempos devem ser, desde o princípio, entendidas como situações cujo ônus não compete à empresa. Vale a pena rever e alertar sobre as responsabilidades dos colaboradores e da organização.
Outro aspecto para ficar alerta diz respeito aos bilhetes aéreos não usados. Existe uma política de reembolso que garanta uma porcentagem do valor desses bilhetes? É preciso que a empresa fique atenta para que esses valores não sejam desperdiçados por puro esquecimento ou descuido.
Com isso, os responsáveis pela gestão de viagens terão à sua disposição ferramentas capazes de auxiliar na identificação de eventuais aspectos passíveis de otimização na política de viagens. E tudo isso se dá tendo como objetivo diminuir custos e oferecer o melhor serviço possível aos viajantes.
Usar cartões corporativos e ferramentas tecnológicas
Com cartões corporativos, a gestão das despesas decorrentes de cada viagem acaba sendo facilitada, pois os gastos ficam melhor discriminados. O uso de um software deve ser considerado se a empresa tem muitos dados para administrar.
Hoje em dia, já se sabe que não é possível manipular um grande volume de dados usando apenas planilhas simples. É preciso que a gestão desse conteúdo seja mais dinâmica, menos suscetível a erros e, sobretudo, que esses dados gerem informações claras, que possam ser usadas a favor da empresa na tomada de decisões.
Por fim, vale lembrar que a tecnologia tende a custar caro. Por isso, se for adquirida, deve ser usada. Daí a importância de refletir antecipadamente sobre os prós e os contras dessa opção, considerando o perfil e as necessidades da empresa.
Como se vê, com algumas estratégias é possível empregar bem o orçamento da instituição e gerar economia.
Agora comente aqui e nos conte: já coloca alguma dessas dicas em prática na sua empresa? De que outras formas você acredita ser possível viabilizar a redução de custos em viagens corporativas? Compartilhe conosco suas experiências e opiniões!
Aproveite também para conhecer os serviços de gestão de viagens corporativas da Copastur!
