Os eventos online oferecem uma diversidade de possibilidades que variam, desde conferências e workshops até shows e feiras comerciais.
Esse tipo de evento corporativo não apenas elimina barreiras geográficas, permitindo a participação de um público mais amplo. Mas também oferece flexibilidade de horários, reduz custos logísticos e contribui para a sustentabilidade ambiental ao minimizar deslocamentos físicos.
Além disso, essas ferramentas online como salas de chat, enquetes ao vivo e networking virtual enriquecem a experiência dos participantes, tornando esses eventos interativos e uma opção atrativa e eficaz para aumentar o engajamento e a colaboração em diversas áreas.
Neste artigo, iremos explorar os eventos online, mostrando o que são, os diferentes tipos, como organizar e como cuidar da divulgação. Acompanhe!
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O que são eventos online?
Basicamente, eventos online são aqueles realizados por meio da tecnologia de streaming, transmitidos pela internet, sem a necessidade da presença física dos convidados. A transmissão pode ser ao vivo ou gravada, sendo disponibilizada posteriormente.
O acesso ocorre por meio de um link para uma página na web, que pode ser restrito unicamente para quem sabe a senha. Se não quiser abrir o evento ao público, essa pode ser uma boa pedida.
A transmissão online é um recurso que pode ser usado de maneira eficiente para os mais diversos tipos de eventos, como palestras, workshops, seminários e webinars. A interação entre os participantes se dá toda no ambiente online, podendo acontecer por meio de trocas de mensagens em chats bem como via áudios e vídeos.
Eventos online x eventos presenciais
Claro que uma dúvida muito comum das empresas na hora de organizar um evento é sobre qual modelo é mais efetivo: online, presencial ou híbrido.
Com a retomada dos eventos presenciais e o seu grande crescimento pós-pandemia da Covid-19, muitas organizações podem até pensar que essa é a forma mais atual de se realizar uma conferência de negócios.
No entanto, vale a pena lembrar que os encontros online gastam menos verba e também podem ter maior alcance. Segundo pesquisa do Zipdo, os eventos virtuais podem:
- Atingir 50% mais participantes do que os presenciais;
- Economizar 75% ou mais no custo de produção comparado com o evento físico.
Inclusive, para se ter uma ideia, o mercado de eventos digitais deve gerar US$ 774 bilhões até 2030.
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Tipos de eventos online
Existe uma variedade de tipos de eventos online que podem ser organizados para atender a diferentes propósitos e interesses. Aqui estão alguns exemplos:
Webinars
Webinars são seminários online, geralmente com duração de 30 a 60 minutos, em que um ou mais palestrantes compartilham conhecimento e insights sobre um tema específico.
Os participantes se inscrevem previamente e assistem ao webinar ao vivo por meio de uma plataforma online. A interação acontece em tempo real por intermédio de chat com perguntas e respostas.
Esses eventos são muito úteis para educar sua audiência, gerar leads, lançar produtos ou serviços, e construir autoridade no seu nicho.
Meetups
Meetups são encontros online para grupos de pessoas com interesses em comum. Eles fomentam a comunidade, geram engajamento e constroem relacionamentos duradouros. Além disso, são ótimos para networking, troca de ideias e colaboração.
Workshops e Cursos Online
Workshops e cursos online oferecem um aprendizado mais aprofundado sobre um tema específico, com duração que varia de algumas horas a semanas. Eles são ideais para quem busca desenvolver novas habilidades, aprimorar conhecimentos e obter certificações.
Eventos híbridos
Eventos híbridos são aqueles que, embora aconteçam em um ambiente com a presença física dos participantes, também são transmitidos ao vivo. Assim, é possível a participação remota daqueles que não podem comparecer ao local.
São eficazes não apenas para as situações mencionadas anteriormente, mas também para feiras e convenções. Aliás, nesses casos, a transmissão online muitas vezes pode funcionar como um chamariz, despertando o interesse de outras pessoas para irem até o local.
É uma solução útil também nos casos de empresas que precisam realizar reuniões frequentemente, mas cujos fornecedores ou mesmo funcionários estão geograficamente dispersos.
Lançamentos de produtos online
Lançamentos de produtos online são eventos em que empresas apresentam seus novos produtos ou serviços a um público alvo. Geralmente, incluem uma apresentação do produto, demonstrações, perguntas e respostas e outras atividades interativas.
Treinamentos e Capacitações
Treinamentos e capacitações online oferecem desenvolvimento profissional para colaboradores, clientes ou parceiros. Eles aumentam a produtividade, melhoram o desempenho e garantem que todos estejam alinhados com os objetivos da empresa.
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Por que fazer um evento online?
Como dissemos, fazer um evento online pode atrair mais público para o local. Isso quando falamos em eventos abertos, claro. No entanto, esse não é o único benefício que o streaming pode trazer. Confira outros agora mesmo!
Relacionamento com o público
Se seu evento é aberto ao público e, principalmente, se for feita uma boa divulgação online, é possível conquistar a atenção de pessoas distantes do local de sua realização. Fazer uma transmissão ao vivo é, assim, uma excelente maneira de mostrar sua consideração com aqueles que não podem se deslocar até ali, mas que têm interesse no que você está promovendo.
Aumento do alcance
Seja o evento exclusivamente online ou híbrido, a marca e a atuação da empresa vão além.
E não são só os eventos abertos ao público que podem se beneficiar disso, mas também palestras e workshops corporativos no ambiente virtual.
Compatibilidade de agendas
Esse ponto se relaciona mais diretamente com reuniões, quando conciliar as agendas de todos os participantes pode se tornar uma tarefa bem difícil.
Afinal, é preciso que todos estejam disponíveis não apenas no horário marcado, mas também para se deslocar até o local de encontro. Assim, as discussões podem simplesmente não sair do papel pela impossibilidade de presença de todos os convidados simultaneamente.
A boa notícia é que oferecer live streaming pode resolver essa questão. Basta que todos estejam online no horário marcado, independentemente de onde estiverem.
Feedback em tempo real
Por meio da interação dos participantes, é possível realizar melhorias a partir das ideias, críticas e sugestões recebidas.
Esse aspecto ainda reforça a questão da consideração com o público, tendo em vista que sua opinião é levada em consideração quase instantaneamente.
Captura de leads
Leads qualificados são fundamentais para qualquer negócio. O problema é que capturá-los pode não ser um processo tão simples. Mas eventos online ou híbridos podem facilitar isso!
É possível, por exemplo, oferecer acesso ao conteúdo mediante o preenchimento de um formulário. O que fornecerá mais informações sobre seus potenciais consumidores, apoiando a geração de leads.
Inclusive, 68% dos profissionais de marketing B2B dizem que a maior parte da geração de leads vem de eventos virtuais, de acordo com o Marketing Charts.
Como organizar eventos online?
Assim como um evento corporativo tradicional, a organização dos eventos online precisa de planejamento e envolve algumas etapas. Abaixo, listamos o passo a passo para estruturar sua transmissão virtual:
Definição do Objetivo do Evento
Antes de tudo, é fundamental entender qual é o propósito do seu evento online, seja ele educacional, promocional, de networking ou de entretenimento.
O que você deseja alcançar com o evento? Aumentar o conhecimento da marca? Gerar leads? Fidelizar clientes? Definir esse objetivo com clareza ajudará a guiar todas as outras decisões.
Por exemplo, um levantamento da Visme revela que:
- 19% das empresas organizam eventos virtuais para melhorar o reconhecimento de sua marca;
- 45% organizam eventos online para aumentar o engajamento do público.
Identificação do Público-Alvo
Conhecer o público que você deseja alcançar é essencial para personalizar o evento e garantir que ele seja relevante e atraente para os participantes.
Quem você quer alcançar com seu evento? Quais são seus interesses, necessidades e expectativas? Considere características demográficas, interesses e necessidades específicas.
Escolha da Plataforma e Tecnologia
Selecionar a plataforma certa é crucial para o sucesso do evento. Diversas ferramentas oferecem recursos para eventos online, como Zoom, Google Meet, YouTube Live e Webinar Ninja. Escolha a que melhor se encaixa nas suas necessidades e orçamento.
Avalie diferentes opções levando em consideração recursos como capacidade de hospedagem, interatividade, segurança e facilidade de uso tanto para organizadores quanto para participantes.
Agenda e Programação
Elabore uma agenda detalhada para o evento, incluindo horários de início e término, com palestras, painéis, atividades interativas, intervalos e qualquer outra programação relevante. Certifique-se de equilibrar o conteúdo para manter os participantes engajados ao longo de todo o evento.
Para comprovar a importância desse ponto, uma pesquisa da Bizzabo mostra que mais de 72% dos participantes de eventos virtuais dizem que o aprendizado é seu principal objetivo nos eventos virtuais. Então, capriche!
Seleção e Preparação dos Palestrantes e Apresentadores
Escolha palestrantes e apresentadores que sejam especialistas no assunto do evento e capazes de cativar a audiência online. Pessoas com autoridade no assunto atraem mais participantes e geram credibilidade para o evento.
Comunique claramente as expectativas e forneça orientações técnicas para garantir que eles estejam preparados para apresentar de forma eficaz no ambiente virtual.
Divulgação: Como divulgar um evento online?
Utilize uma variedade de canais de comunicação, como redes sociais, e-mails, blogs e anúncios pagos, para promover o evento e atingir o maior número possível de participantes.
Nas redes sociais, é possível criar posts, anúncios, stories e utilizar hashtags relevantes para aumentar o alcance.
Já em relação aos emails, é possível criar campanhas de e-mail marketing direcionadas para sua base de contatos e parceiros, convidando-os para se inscreverem no evento e compartilharem informações relevantes.
Destaque os benefícios de participar e incentive a inscrição antecipada.
Outra ação possível é a realização de parcerias com empresas, influenciadores e veículos de comunicação para ampliar o alcance da divulgação do seu evento.
Gestão de Inscrições e Registros
Implemente um sistema de registro online para facilitar o processo de inscrição dos participantes.
Utilize ferramentas como as oferecidas pelas plataformas de eventos ou crie uma landing page específica para o evento. Inclua todas as informações relevantes, como data, hora, tema, programação e palestrantes.
Colete as informações necessárias e forneça confirmações de inscrição automáticas, além de lembretes pré-evento para garantir uma alta taxa de participação.
Preparação Técnica e Testes
Faça testes com antecedência para garantir que a plataforma escolhida esteja funcionando corretamente e que você esteja familiarizado com seus recursos.
Realize testes abrangentes da tecnologia, como áudio, vídeo, compartilhamento de tela e recursos de interatividade, para assegurar que tudo funcione sem problemas no dia do evento.
Tenha em mãos todos os materiais que serão utilizados durante o evento, como slides, apresentações, vídeos e materiais de apoio. Por fim, treine a equipe técnica e tenha um plano de contingência em caso de falhas.
Execução do Evento
No dia do evento, certifique-se de que tudo esteja pronto e funcionando corretamente. Mantenha a comunicação aberta com a equipe e os palestrantes, monitore o chat para responder às perguntas dos participantes e gerencie qualquer problema que possa surgir.
Follow-up pós-evento
Após a ação, envie uma pesquisa de satisfação para os participantes do evento para coletar feedback e insights valiosos para futuros eventos. Compartilhe conteúdo relevante gerado durante o evento e continue engajando os participantes por meio de follow-ups e estratégias de pós-evento.
Monitore as métricas do evento, como número de inscritos, participantes, engajamento e conversões. Utilize esses dados para analisar o sucesso do evento e embasar suas decisões para futuros eventos.
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Como transmitir eventos online?
Ao realizar um streaming, é preciso ter em mente que a qualidade da transmissão poderá ajudar ou atrapalhar a conquista de uma visão positiva do evento e da marca, bem como pode influenciar até mesmo na assimilação do conteúdo transmitido.
Por isso, no que diz respeito à infraestrutura, alguns aspectos devem ser considerados. Acompanhe e monte sua checklist!
Imagem
É interessante investir em mais de uma câmera. A propósito, quanto maior é o evento, maior deve ser o número de equipamentos de captação. Imagens de um único ponto de vista, sem corte para outros ângulos, podem ser monótonas, gerando desinteresse por parte de quem assiste.
O ideal é fazer a gestão de múltiplas imagens por meio de uma mesa de corte ou de softwares como o VIDBlaster.
Áudio
Investir na edição das imagens é muito importante sim. Mas nem por isso você deve deixar de considerar também a qualidade do áudio, que precisa ser claro, com o mínimo possível de ruídos ou interferências para que o conteúdo seja compreendido com facilidade pelos espectadores.
Para isso, é preciso equalizar os áudios usando uma mesa de som, preferencialmente operada por um profissional qualificado.
Conexão
Com imagens e sons de alta qualidade, será necessário ter uma conexão com banda suficiente para transmitir o material para os servidores sem falhas ou interrupções — especialmente ao se tratar de uma transmissão ao vivo.
Nesse contexto, uma rede de internet exclusiva é o cenário ideal.
Plataforma
Como já adiantamos, os eventos online e híbridos podem ser usados para capturar leads qualificados. No entanto, isso só será possível se forem transmitidos em uma plataforma apropriada.
Streamings em redes sociais, por exemplo, podem até ter um alcance elevado. Porém, são soluções ruins para obter informações dos interessados.
Organização de eventos online com a Connect Copastur
Conforme apontamos acima, a organização de eventos online exige a realização de várias etapas, que precisam ser cuidadosamente planejadas e executadas. Pensando em auxiliar as empresas na realização dos seus eventos corporativos, a Copastur criou a Connect, uma plataforma digital própria para a personalização de eventos.
Confira abaixo cada uma das ações que a empresa realiza:
Planejamento e concepção do evento
Por meio da nossa consultoria, conseguimos identificar qual será a melhor opção e experiência para o seu evento corporativo.
Dessa forma, a Copastur é responsável desde o planejamento, passando pela análise do mercado, negociações e contratações de serviços, até a coordenação do evento e a pesquisa de satisfação com o público.
Assim, você não precisa se preocupar com essas tarefas, pois nós cuidamos de tudo.
Negociações e análise do mercado
Em eventos online, é possível reduzir diversos custos, pois não há despesas com aluguel de espaço físico, viagens, fornecedores, entre outros. Porém, ainda assim é preciso lidar com a contratação de especialistas/palestrantes, conexão à internet, dispositivos audiovisuais, publicidade e divulgação do evento.
Portanto, uma dica é procurar patrocínios e parcerias para o seu evento. Assim, há mais chances de diminuir os gastos.
Tecnologia para streaming e interação com o público
A Copastur disponibiliza uma plataforma 3D personalizável, com tecnologia para criar uma experiência inesquecível para o público.
Dessa forma, é possível contar com equipamentos de qualidade, áudio, resolução de imagem e uma boa conexão com a internet, para garantir que tudo dará certo na transmissão do seu evento.
Viu como eventos online podem trazer inúmeros benefícios aos organizadores e participantes?
Por essas e outras, tais encontros virtuais devem estar sempre no leque de opções para a organização dos próximos eventos da sua empresa!
Para ter melhores resultados, maior eficiência, economizar e não ter preocupações durante a organização dos eventos virtuais, conte com os serviços da empresa de eventos corporativos da Copastur!
