O fechamento do ano fiscal é um momento crucial para as empresas, pois influencia diretamente o orçamento para o próximo período e, por consequência, a definição das principais estratégias do negócio, como por exemplo, a realização de eventos corporativos.
A partir do plano financeiro e da previsão orçamentária, é possível determinar o planejamento de verba de marketing e os investimentos em eventos. A seguir, vamos entender, de forma mais aprofundada, a importância do fechamento do ano fiscal.
Afinal, o que é o fechamento do ano fiscal?
O ano fiscal, também conhecido como exercício, refere-se a um período de 12 meses, em que são registradas as movimentações financeiras das empresas. Esse intervalo é dividido em quatro trimestres, a fim de realizar apurações parciais. Basicamente, ele auxilia no controle de todas as operações financeiras. O que permite verificar a evolução do lucro e da situação patrimonial.
No Brasil, o ano fiscal obrigatoriamente começa em 1º de janeiro e termina em 31 de dezembro. Em alguns mercados, o ano fiscal segue as características do seu negócio, como no caso do agronegócio, em que o ano fiscal vai de abril de um ano a março do ano seguinte, acompanhando o que chamam de ano safra.
No fechamento desse período, as empresas são obrigadas a apurar e divulgar suas informações financeiro-contábeis. Os principais relatórios usados são:
- Demonstração de Resultados do Exercício (DRE)
- Balanço Patrimonial
- Relatório de Lucros ou Prejuízos Acumulados
- Demonstrativo de Fluxo de Caixa
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Fechamento do ano fiscal e planejamento da verba de marketing
Com um planejamento criterioso depois do fechamento do ano fiscal, as organizações conseguem destinar uma verba para as estratégias de marketing, como o desenvolvimento de eventos corporativos.
Para ver a importância dessa ação, em 2023, o Brasil registrou 1.286 eventos de grande porte, com foco na geração de negócios. Cada encontro teve em média de 700 participantes únicos. No total, são 6,670 milhões de visitantes, com impacto econômico de R$ 9,3 bilhões, segundo o estudo Barômetro Eventos B2B.
Então, com eventos bem-sucedidos, as empresas podem alcançar diversos benefícios dos encontros de negócios e conquistar seus objetivos organizacionais.
Como usar a análise fiscal para planejar eventos
1. Planejamento e previsão de custos
Após a avaliação das receitas e despesas no fechamento do ano fiscal, as empresas podem projetar os custos futuros, incluindo os orçamentos relacionados a eventos. Eventos corporativos competem com outras necessidades, como investimentos em infraestrutura, tecnologia ou expansão. Uma análise cuidadosa ajuda a equilibrar essas prioridades.
Mas, como veremos na sequência, é possível verificar opções de economia na organização dos eventos e identificar os retornos gerados por esses encontros de negócio para decidir pelo investimento nessa frente. Tudo de forma racional e sem exageros.
2. Alocação de recursos para eventos
Com base nos resultados do fechamento fiscal e nas projeções futuras, a empresa decide como alocar seus recursos, da melhor forma, para eventos ao longo do próximo ano. Por exemplo: é possível planejar o desenvolvimento e a realização de:
- Eventos internos;
- Encontros de relacionamento com clientes;
- Realização de feiras de negócios e roadshows;
- Campanhas de incentivo com time de vendas, stakeholders e/ou clientes;
- Entre outros.
Dessa forma, as organizações podem, inclusive, separar verbas por trimestre para eventos, melhorando o gerenciamento de custos.
3. Avaliação do fluxo de caixa e economia
Os eventos corporativos exigem investimentos antecipados, como reservas de espaço, contratação de fornecedores e outros custos. Com uma visão clara do fluxo de caixa, a empresa pode planejar os eventos de forma estratégica, garantindo melhores negociações e saving.
Para se ter uma ideia, tem locais que, no final de um ano, já não estão mais disponíveis para eventos por 6 meses e até um ano. Por isso, é bom ter esse planejamento bem adiantado para grandes conferências.
4. Projeção de receitas
Além de prever os gastos, o fechamento do ano fiscal também ajuda a projetar as receitas futuras. Neste sentido, os eventos são uma ótima forma de atrair novos clientes, gerar oportunidades de vendas e aumentar a visibilidade da marca.
Sua empresa planeja fazer eventos ainda neste ano?
De olho neste cenário, é importante desde já se organizar com as obrigações fiscais para chegar ao fim de ano com tudo certo para o fechamento do ano fiscal. Desse modo, você poderá planejar com sucesso a verba para eventos na próxima temporada.
Mas e as organizações que já fazem esse balanço fiscal e o planejamento de recursos para eventos onde ficam neste momento? Com o encerramento do primeiro trimestre, você deve certamente ter uma previsão de gastos para os próximos quarters.
Então, se o seu negócio ainda tem verba para usar em eventos neste semestre ou no decorrer do ano, é fundamental acelerar suas ações e planos para realização dos encontros. Isso porque a tendência é que os custos de espaços e fornecedores fiquem mais caros por serem quase de última hora.
Além disso, é importante centralizar a organização dos seus diversos eventos em uma única empresa que tenha uma estrutura de Business Intelligence. Assim, essa parceira fornecerá dados e análises importantes com informações estratégicas sobre seus eventos, contribuindo diretamente na construção do planejamento dos próximos encontros.
Como a Copastur pode ajudar no planejamento de eventos
Para auxiliar sua empresa nestes desafios e garantir uma gestão eficiente de processos na organização e logística de eventos, aproveitando o orçamento destinado no fechamento do ano fiscal, você pode contar com a Copastur Eventos, marca da Biosfera Copastur.
Desenvolvemos os eventos corporativos desde o planejamento inicial e a concepção, até a pesquisa de satisfação e análise de feedback dos participantes, passando por toda negociação e contratação de fornecedores, coordenação logística, acompanhamento e gestão do evento.
Contamos com tecnologia de Business Intelligence para trazer maior inteligência ao planejamento dos seus eventos. Uma das nossas ações é apresentação de client review trimestralmente ou semestralmente. Este relatório indica os principais tipos de eventos realizados, onde estão os maiores gastos e quais são seus principais players de negócio.
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