Fazer a gestão de eventos corporativos é uma tarefa complexa. O sucesso de sua empresa nessas ocasiões é resultado de uma equação de múltiplos fatores que envolvem também fornecedores, colaboradores e as finanças de sua companhia. Para gerenciar tantas tarefas e prazos, as ferramentas para eventos corporativos dão uma grande ajuda!
Se você quer dicas de recursos e de como usá-los a favor de seus negócios, continue acompanhando o nosso post.
Qual é a importância de fazer uma boa gestão de eventos?
O mercado de gestão de eventos tornou-se bastante competitivo. A Associação Brasileira de Empresas de Eventos estima que, somente em 2017, o Brasil realizou 590 mil eventos, o que resultou em uma receita de R$ 209,2 bilhões.
É uma oportunidade e tanto para divulgar os produtos e serviços de sua marca e fazer bons negócios. Mas para que essa missão seja bem-sucedida, a gestão de eventos precisa levar em conta diversos fatores:
- planejamento;
- fluxo de vendas;
- resolução rápida de problemas e urgências;
- gerenciamento da equipe;
- divulgação eficiente;
- avaliações pós-evento, entre outros aspectos.
Esses fatores precisam estar muito bem alinhados, de forma que os prazos de diferentes fornecedores sejam respeitados e o dinheiro em caixa viabilize investimentos. Para isso, é essencial ter foco na organização. A tecnologia, felizmente, traz uma série de recursos acessíveis (e, muitas vezes, gratuitos) para facilitar o andamento dessa etapa.
Quais ferramentas para eventos corporativos podem ser usadas nessa tarefa?
Para tornar a gestão do seu evento corporativo mais profissional, é preciso contar com ferramentas direcionadas e com o apoio de profissionais experientes. Confira algumas sugestões a seguir!
Evernote
Utilizado por profissionais de variadas áreas, o Evernote é um dos aplicativos de gestão de tarefas preferidos de gestores de eventos. Nele, você pode montar listas de atrações, armazenar e organizar fotos, compartilhar arquivos, salvar e etiquetar notas, reuni-las em cadernos, entre outros recursos.
Dessa forma, você delega funções e faz um bom controle de acesso das informações de seu evento. O Evernote é compatível com diversos sistemas operacionais de smartphones. Assim, você pode acessar suas anotações e arquivos onde quer que esteja.
Super Planner — Event Planning
Semelhante ao Evernote, o Super Planner oferece diversos recursos para você calcular, detalhadamente, os custos do seu evento. Além disso, ele conta com uma função de cálculo de capacidade que ajuda a tomar decisões sobre o local de realização.
Esse recurso calcula a configuração de assentos, bem como a quantidade necessária de comida e bebida em relação ao número de participantes.
Com os cálculos centralizados em um só lugar, a gestão financeira do evento fica mais simples. O aplicativo está disponível para Android e iOS.
Eventbrite
A plataforma Eventbrite reúne, em um só lugar, todas as etapas de planejamento de um evento. Por ser responsiva, a ferramenta pode ser tranquilamente gerenciada pelo celular, o que é essencial para gestores de eventos, que vivem a correr de um lado para outro.
Os recursos de promoção do evento são fáceis de gerenciar, bem como as listas de convidados e a venda de ingressos. Com a extensão do aplicativo Eventbrite Organizador para celular, você pode fazer o check-in de participantes na porta do evento e ter acesso a relatórios completos em tempo real.
O Eventbrite não cobra mensalidade ou taxas sobre ingressos gratuitos. Contudo, entre os diferentes planos (Essentials, Professional e Premium), as taxas sobre os ingressos vendidos variam de acordo com a quantidade de funcionalidades que você adquire.
Trello
Gratuito, o Trello tornou-se uma das ferramentas visuais para gestão de projetos mais conhecidas do mercado, sendo especialmente útil para o planejamento do seu evento.
Por meio de quadros, listas e tarefas, você organiza e categoriza as diferentes etapas de organização dos seus projetos. Você pode adicionar prazos, checklists e etiquetas em seus cartões, o que ajuda bastante a acompanhar o andamento das atividades.
Para usá-lo de forma eficiente na gestão de seu evento, a dica é criar listas com as atividades que devem ser cumpridas em cada fase do projeto. Com funcionalidades gratuitas, o Trello pode ainda ser integrado ao Calendário do Google e ao Google Drive e ser utilizado de maneira colaborativa.
Sympla
O Sympla tornou-se bastante reconhecido no mercado pelas facilidades que traz para organizadores de eventos e também para a venda de ingressos.
Nessa plataforma, você pode promover seus eventos, vender tickets a diferentes valores (variando de acordo com lotes, uso de documento para meia-entrada, entre outros critérios pertinentes para seu evento) e enviar e-mails e certificados digitais aos inscritos.
Com uma estrutura facilitada para o processamento de inscrições, o Sympla é recomendado até mesmo para eventos cujas inscrições são gratuitas, afinal, ele não cobra taxas nesses casos. Já para os eventos pagos, a taxa é de 10% sobre o valor do ingresso. Essa taxa pode ser repassada ao comprador ou ser abatida do valor do ingresso.
VP Eventos
Semelhante ao Eventbrite e ao Sympla, a VP Eventos também permite o gerenciamento de uma série de aspectos do evento. Seu diferencial é permitir que você envie e-mails e compartilhe arquivos com os inscritos. Com isso, você pode oferecer conteúdos antes do evento aos inscritos e segmentá-los de acordo com diferentes níveis de acesso.
Algumas empresas usam esse recurso para disponibilizar um determinado conteúdo a quem pagou e limitar o acesso de quem ainda não realizou o pagamento.
Na VP Eventos, os inscritos também podem enviar conteúdos. No painel ao qual eles ganham acesso, eles podem enviar trabalhos feitos durante um curso, o que é especialmente útil para workshops, seminários, congressos e outros eventos de natureza mais acadêmica.
E-mail marketing
O e-mail marketing é um excelente recurso para a organização de eventos. Ele permite a criação de listas de contatos segmentadas, facilitando o relacionamento com os convidados e participantes. Com auxílio das landing pages, o e-mail marketing também ajuda na coleta de dados.
Inteegra TeC
A plataforma da Inteegra TeC, que fornece os softwares usados pela equipe da Copastur, passa por diversos aspectos de um evento: financeiro, experiência e gestão.
Do detalhamento do evento, rateios de investimentos e integrações com backoffice e ERP ao Business Intelligence, os produtos da empresa oferecem soluções completas.
Você pode criar facilmente uma landing page para os participantes de seu evento para agregar as informações mais importantes, trazendo experiências diferenciadas em todos os pontos de contato com o público.
Uma boa gestão de eventos só traz benefícios: além de tornar a organização do evento mais fluida e eficaz, ela proporciona boas experiências para possíveis clientes, investidores e fornecedores, agregando mais valor à sua marca. Isso significa mais negócios à vista!
As ferramentas para eventos corporativos oferecem múltiplos recursos para ajudar você a planejar o seu evento, mas elas funcionam melhor quando são aliadas ao apoio de uma equipe experiente, que ajude na seleção dos melhores fornecedores e formule estratégias para posicionar melhor a sua marca. Com esse apoio, o seu investimento será muito mais inteligente e proveitoso.
E por falar em investimento, que tal ler o nosso artigo exclusivo sobre budget para eventos corporativos?
