Planejar e gerenciar eventos corporativos são ações que demandam muito tempo e dedicação por parte dos responsáveis.
O problema é que muitas empresas não têm os recursos adequados ou a experiência necessária para cumprir todos os processos que uma atividade desse tipo exige.
Nesses casos, procurar a ajuda de uma equipe especializada pode ser determinante para o sucesso dos eventos realizados pela sua empresa. Mas como encontrar bons parceiros na área e o que fazer para garantir resultados satisfatórios?
É sobre isso que falaremos no artigo de hoje. Acompanhe e prepare-se para fazer a melhor escolha!
O que é necessário para garantir uma boa parceria?
Realizar um evento interativo e capaz de conquistar o público é o objetivo de qualquer organizador. Porém, antes de sair em busca da parceria ideal, você deve se atentar para alguns pontos importantes. Listamos os principais deles abaixo:
Fazer benchmarking
Benchmarking nada mais é que uma prática utilizada para avaliar as ações tomadas por companhias do mesmo setor que o seu. Por que fazer isso? Simples: para entender o que outras empresas têm adotado na programação de seus eventos e quais referências podem ser aproveitadas para gerar insights.
O objetivo é tentar descobrir novidades e possíveis tendências que você ainda não conhece, a fim de propor um evento que esteja alinhado àquilo que os profissionais de hoje procuram.
Toda essa análise, claro, deve servir apenas como base, já que a programação sempre refletirá a cultura e os valores da sua própria empresa.
Entender as forças e fraquezas da empresa
Outro cuidado a ser tomado antes de buscar parceiros para gerenciar eventos corporativos diz respeito ao levantamento das forças e fraquezas da sua empresa.
Isso significa identificar quais processos ou etapas da organização podem ser conduzidos pelas equipes internas e quais precisam da intervenção de um time especializado.
É normal encontrar dificuldades em algumas tarefas — afinal, você não se capacitou para esse tipo de trabalho. Inclusive, aproveite as informações obtidas no benchmarking para determinar quais recursos, equipamentos e diferenciais serão exigidos para concretizar o evento proposto. Assim, será mais fácil focar em parceiros que possam atender tais necessidades.
Saber dividir tarefas e responsabilidades
Um ponto crucial a ser compreendido antes de estabelecer qualquer parceria é o fato de que muitos dos processos não estarão sob seu controle. Pode parecer difícil em um primeiro momento, mas saber abrir mão de algumas etapas é essencial para manter um bom relacionamento com fornecedores.
É importante ter isso em mente antes de começar as atividades. Você pode, por exemplo, agendar encontros com a equipe parceira para dividir tarefas e definir as responsabilidades de cada parte. Desse modo, não haverá deficiências na comunicação e nem desencontro de informações que possam gerar desentendimentos.
Se optar por confiar todo o planejamento e execução do evento à equipe especializada, você ainda tem a possibilidade de oferecer ajuda e acompanhar o trabalho de perto — contanto que dê autonomia aos profissionais e não interfira na maneira como conduzem cada processo.
Como escolher parceiros para gerenciar eventos corporativos?
Nada melhor do que deixar a tarefa de gestão com quem entende do assunto para aproveitar todo o potencial de um evento corporativo, certo? E para que você tenha total segurança de sua escolha, listamos alguns passos que podem ser úteis no momento de definir a empresa parceira. Veja abaixo e saiba como começar:
Avalie o histórico e a experiência de mercado
Não importa se a sua lista de possíveis parceiros é composta apenas por empresas das quais já ouviu falar: em todos os casos, é indispensável avaliar o histórico e a experiência de mercado da marca.
Esse cuidado permitirá ter noção sobre o tipo de trabalho desenvolvido pelas equipes e se os processos condizem com o que você procura.
Inicialmente, a pesquisa poderá ser feita nos próprios sites das empresas especializadas em gerenciar eventos corporativos. Algumas fornecem portfólio completo para avaliação, mas nada impede que você entre em contato via telefone ou e-mail para obter mais informações.
Busque referências com outros clientes
Outro passo para contratar uma agência de eventos é buscar referências com pessoas que já contrataram os serviços avaliados. Afinal, nenhuma empresa vai disponibilizar relatos sobre experiências negativas ou que geraram insatisfação. Para saber se a qualidade descrita no site é realmente condizente com a realidade, então, é preciso entrar em contato com clientes anteriores.
Para isso, peça referências às empresas. Você deve aproveitar o diálogo com todos os contatos disponibilizados a fim de obter o máximo de informações a respeito dos serviços prestados.
Pergunte como foi o relacionamento com a parceira de eventos, se os resultados atenderam as expectativas e se o público gostou da experiência.
Verifique se há certificação
Ao contrário do que muitas pessoas acreditam, a existência de certificação também é importante no mercado de eventos. Por isso, ao buscar possíveis parceiros, procure verificar se a empresa tem certificações como a ISO 9001 (sistema de gestão de qualidade) e a ISO 14001 (presença de parâmetros ambientais).
Observe a qualidade do atendimento
Uma parceria não sobrevive sem um bom relacionamento entre as partes. Logo, é fundamental observar como cada empresa realiza o atendimento aos clientes. Preste atenção principalmente no primeiro contato, já que nesse momento o possível parceiro ainda não tem garantia de uma negociação.
Se a recepção for feita com cordialidade e a equipe mostrar disposição para sanar todas as suas dúvidas, já ganha um ponto positivo. Com o diálogo, você perceberá se existe um padrão de atendimento ou uma preocupação com a satisfação dos clientes.
Compare serviços e orçamentos
Por fim, chega o momento mais aguardado da seleção de parceiros: comparar opções e definir quem ajudará a organizar o seu evento corporativo. Para facilitar, coloque todos os nomes no papel e, ao lado, descreva os principais serviços oferecidos.
Paralelamente, reflita sobre os orçamentos informados para saber se haverá bom custo-benefício. Essa análise cuidadosa é importantíssima para alinhar os processos da empresa aos objetivos almejados por você e sua equipe.
Não deixe passar nenhuma informação importante. Confira valores, duração dos processos, serviços inclusos e o que mais achar relevante. Aos poucos, será possível filtrar opções até chegar na escolha ideal.
Seguindo os passos citados aqui, tanto os de preparo quanto os de busca pela empresa, você com certeza encontrará o parceiro certo para gerenciar eventos corporativos e, consequentemente, surpreender os convidados a cada encontro.
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