As viagens corporativas já são uma realidade das empresas que desejam se expandir no mercado. Mas como fazer com que elas valham o investimento, proporcionem satisfação e experiências significativas aos colaboradores, tragam contribuições para o portfólio de produtos e serviços e aprimorem a imagem da instituição?
Diante de questões como essas, gerir a informação de maneira integrada é um desafio e uma etapa fundamental. Afinal, sem comunicação entre diferentes setores, todo o processo se torna muito mais moroso e dispendioso.
Se você quer trazer melhorias para sua política de viagens, está na hora de entender o papel da gestão da informação em viagens corporativas e como conduzi-la da melhor maneira possível em sua empresa. Acompanhe nossas recomendações a seguir!
Qual é a importância de fazer a gestão da informação em viagens corporativas?
As viagens corporativas representam uma despesa anual significativa nas corporações. Esses custos vão além das passagens aéreas e das reservas de hotéis: também incluem a capacitação dos profissionais, o investimento em tecnologias de gestão, jantares, brindes, material de divulgação, entre outros. Daí a importância de fazer um acompanhamento crítico e criterioso dessas despesas.
Além dos custos, índices como os de satisfação do colaborador ajudam a compreender a experiência que a sua empresa está proporcionando com esse tipo de atividade. Os relatórios fornecem uma visão detalhada do que ocorre durante as viagens. Com esse acompanhamento, as empresas conseguem fazer uma gestão mais inteligente de seus recursos, reduzindo custos sem prejudicar os objetivos comerciais ou a experiência dos colaboradores.
A fluidez das operações da empresa também ganha melhorias significativas. Afinal, muitos dados se perdem em trocas de e-mails e jargões próprios de cada setor. Uma gestão de informação efetiva permite que departamentos como os de recursos humanos, financeiro, administrativo e de informação acessem o mesmo banco de dados e conversem de igual para igual.
Como fazer a gestão da informação em viagens corporativas?
Hoje, as agências e companhias utilizam uma série de recursos tecnológicos para gerenciar todas as informações pertinentes à organização de viagens corporativas. Mas para utilizar essas plataformas com assertividade, é preciso que a sua empresa adote algumas práticas. Entenda!
Estruture uma política de viagens corporativas
Sem uma política de viagens corporativas bem-estruturada, você não terá muitos critérios para programar os sistemas de gestão de informações. Defina, junto dos setores responsáveis:
- quais classes de voos comprar;
- tipo de transporte usado para o deslocamento dos colaboradores;
- a categoria do hotel;
- prazo máximo para realizar reservas de hospedagens;
- prazo máximo para adquirir passagens aéreas;
- quais são as responsabilidades de cada um (que tipos de gastos são cobertos pela empresa e quais são de encargo do colaborador);
- valores a serem respeitados (limites de gastos).
As agências especializadas em viagens corporativas ajudam na configuração das políticas de gestão de imagens, conforme explicaremos a seguir.
Utilize um sistema flexível
Para estruturar seus relatórios corporativos, conte com um sistema flexível para organização e disposição desses dados. As ferramentas de relatórios hoje disponíveis no mercado permitem que os gestores tenham acesso rápido às informações necessárias, identifiquem padrões e rastreiem gastos.
Esse sistema deve ser capaz de atualizar as informações e reuni-las em um banco de dados centralizado. Bilhetes de companhia aérea, estadia em hotéis, aluguéis de carros, jantares e outros serviços podem e devem ser acompanhadas por essas plataformas.
Observe, ainda, se os relatórios gerados nesse tipo de ferramenta são facilmente acessíveis. Verifique se ele funciona em tablets, smartphones e computadores, como os painéis de controle funcionam e se seus colaboradores se adaptam às interfaces.
Compartilhe as informações
Uma gestão de viagens corporativas bem-executada necessita de uma política de transparência que se manifeste em todos os setores da empresa. A informação deve circular de maneira fluida, de modo que todos saibam como acessá-la e o que fazer em relação a ela.
Ao acompanhar informações como preferências de voos diretos ou indiretos, horários de viagens, estabelecimentos alimentícios e outros, você reúne dados que podem ser utilizados por diferentes departamentos para estruturar medidas mais efetivas.
É essencial, portanto, que os relatórios gerados sejam acessíveis, reunindo os dados que realmente interessam a cada setor. Não se trata, assim, de reunir todo e qualquer tipo de informação. É preciso que os dados sejam direcionados e fomentem análises pertinentes para cada tipo de demanda da organização. E é aqui que entram os indicadores-chave de performance, também conhecidos como KPIs.
Defina indicadores-chave de performance (KPIs)
A definição dos indicadores-chave de performance deve estar alinhada com os objetivos estratégicos da empresa. Diferentemente das métricas, que somente apontam informações quantitativas, os indicadores se relacionam com um certo objetivo da organização.
O acompanhamento desses indicadores, amparado pelo uso de uma ferramenta para geração de relatórios em tempo real, permite que os gestores descubram em tempo hábil quais são as estratégias que geram resultados positivos, bem como quais problemas trazem impeditivos para o objetivo da empresa. Assim, acelera-se o processo de tomada de decisões.
Conte com uma agência especializada em viagens corporativas
As agências de viagens corporativas contam com um amplo portfólio de soluções para acompanhamento das jornadas e uma cartela de fornecedores que permitem negociar preços mais atrativos. Elas facilitam a gestão de viagens corporativas pois, graças aos acordos com hotéis e companhias aéreas, conseguem descontos.
Além disso, as agências especializadas cuidam da parte “burocrática” de organização das viagens corporativas, de modo que você e sua equipe possam se concentrar no estabelecimento e cumprimento das estratégias para a viagem.
As ferramentas de self-booking dessas agências, integradas a outros recursos de gestão, também trazem facilidades para as empresas, já que organizam um canal único que pode ser acessado pelos departamentos financeiro, de recursos humanos e outros envolvidos na organização da viagem, agilizando o processo.
O sistema de self-booking pode ainda ser organizado de acordo com os parâmetros da política de viagens da empresa, de modo que o próprio executivo realize as operações dentro dos critérios da companhia. Por meio dessas plataformas, alterações e cancelamentos podem ser realizados sem que haja necessidade de um agente de viagens.
Administrar bem os gastos e a logística das viagens corporativas é a chave para fazer com que elas gerem resultados positivos para a empresa, para o colaborador e para os stakeholders. A gestão da informação em viagens corporativas permite o acesso aos dados de maneira mais simples pelos setores interessados, bem como o acompanhamento dos indicadores-chave de performance (KPIs) e a efetividade das estratégias estabelecidas.
Ao organizar a sua política de viagens, conte com uma agência que favoreça a gestão facilitada das informações e integre os setores de sua empresa com um fluxo de comunicação mais efetivo!
E você, gostou das nossas dicas para aprimorar sua política de viagens? Compartilhe este artigo em suas redes sociais e marque os seus colegas de trabalho! Esse pode ser o início de uma gestão mais próspera e colaborativa em sua companhia!
