A gestão de eventos é uma área estratégica para o sucesso das empresas. Segundo dados da Allied Market Research, o mercado de eventos dos EUA deve atingir US $ 510,9 bilhões até 2030.
Esse crescimento reflete a importância dos eventos na construção de redes de negócios, no fortalecimento de marcas e na capacitação de equipes. Assim como a importância de se fazer uma gestão eficiente, que abrange desde o planejamento e a definição de objetivos até a execução e a avaliação pós-evento.
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Neste post, iremos nos aprofundar no tema de gestão de eventos e abordaremos desde o conceito, etapas, ferramentas e mais. Continue a leitura!
O que é gestão de eventos
A gestão de eventos é um processo estratégico que envolve o planejamento, organização e execução de eventos, desde pequenas reuniões até grandes conferências e festivais.
Essa prática abrange diversas etapas, como definição de objetivos, elaboração de orçamentos, escolha de locais, coordenação de fornecedores, promoção e marketing, e avaliação pós-evento.
Esse tipo de gestão também requer um forte entendimento das necessidades do público-alvo e uma abordagem criativa para superar desafios e proporcionar uma experiência impactante.
Etapas da Gestão de Eventos
Para garantir o sucesso de um evento, é fundamental compreender as três etapas que fazem parte da gestão de eventos: planejamento, execução e pós-evento. Abaixo, trazemos uma explicação aprofundada para cada uma delas. Confira!
Planejamento
O planejamento de eventos é a fase mais crítica da gestão de eventos, pois define a base para todas as etapas subsequentes. Durante esta fase, o organizador de eventos deve começar com a definição clara dos objetivos do evento, entendendo as expectativas dos stakeholders e o público-alvo.
Em seguida, é necessário desenvolver um plano detalhado, que inclui a escolha do local, definição do orçamento do evento, seleção de fornecedores, elaboração de cronogramas e a criação de um plano de comunicação e marketing.
Aqui também entra a gestão de risco, com a identificação de possíveis problemas e a elaboração de planos de contingência.
Execução
A execução é a etapa em que o planejamento ganha vida, e a capacidade de coordenação do organizador de eventos é posta à prova. Durante o evento, é essencial que todas as partes envolvidas trabalhem de forma coesa para garantir que cada detalhe seja realizado conforme o planejado.
Isso inclui a montagem do espaço, a gestão de fornecedores do evento, a coordenação da equipe, o acompanhamento do cronograma e a resolução imediata de qualquer problema que possa surgir.
A comunicação eficaz é chave nesta fase, assegurando que todos estejam cientes de suas responsabilidades e possam agir rapidamente em caso de necessidade. A execução bem-sucedida de um evento depende da capacidade de adaptação e do foco constante nos objetivos e na experiência dos participantes.
Pós-evento
O pós-evento é uma fase muitas vezes subestimada, mas fundamental para o encerramento do ciclo de gestão de eventos e para o aprimoramento de futuras iniciativas. Esta etapa inclui a desmontagem e limpeza do local, a devolução de materiais alugados, o pagamento de fornecedores e a avaliação financeira final. Além disso, é o momento de coletar feedback dos participantes,através da realização de uma pesquisa de satisfação do evento, analisando o que funcionou bem e o que pode ser melhorado.
A análise dos dados coletados, como a satisfação dos participantes e o retorno sobre o investimento (ROI), fornece insights valiosos para eventos futuros.
Soluções para melhorar a gestão de eventos
As ferramentas digitais são uma importante aliada na gestão de eventos, proporcionando uma organização mais eficiente e resultados mais satisfatórios.
Atuando desde o planejamento inicial até a execução final, essas ferramentas auxiliam em diversas tarefas, como: gerenciamento de orçamentos, controle de inscrições, comunicação com participantes, criação de cronogramas detalhados e até mesmo a avaliação do evento. Veja abaixo a lista que separamos:
1. Digitalização da venda de ingressos
Caso o evento esteja estruturado para que os interessados tenham que realizar inscrições e comprar ingressos (como congressos e simpósios, por exemplo), digitalizar essa função é algo quase primordial. Além do controle das vendas se tornar muito mais fácil e eficiente, ao liberar a compra on-line, a chance de aumentar o número de convidados é bem alta.
Usando uma plataforma robusta, criada especificamente para esse fim, a gestão de eventos da empresa solucionará muito mais rápido absolutamente tudo referente às inscrições e à venda de ingressos para a ação.
Entre as principais funções disponíveis estão: configurar preços e datas de lotes, gerenciar listas de espera caso os ingressos se esgotem, ter acesso a listas com os dados de cada participante e programar disparos de e-mails de maneira automática. Facilidade para a empresa e também para quem compra!
2. Uso de tecnologias de streaming
Com o processo de democratização da internet e o fácil acesso a dispositivos móveis, a realização de eventos online e o uso de vídeos em tempo real por meio do streaming já é uma realidade em todo tipo de evento.
Com esse recurso, é possível ampliar de forma significativa o alcance do evento, permitindo até que quem não tenha comparecido possa ter acesso a conteúdos, palestras, mesas redondas e discussões promovidas durante a iniciativa, até mesmo ao vivo.
Além disso, muitas dessas ferramentas também permitem o compartilhamento das transmissões, o que aumenta ainda mais o leque de impacto da ação.
3. Controle logístico digital
Todo gestor de eventos corporativos conhece a montanha de questões que devem ser levadas em consideração, controladas e planejadas para que tudo saia de acordo com o esperado.
Por isso, é cada vez maior o número de empresas que têm investido na digitalização do controle logístico de seus eventos por meio de ferramentas criadas especificamente para esse fim. Com esses recursos, é possível centralizar absolutamente tudo relacionado ao evento em um só lugar, ao alcance de um clique.
Além do mais, a gestão de eventos consegue cruzar dados de maneira precisa, o que facilita muito o controle de prazos, pagamentos, custos e comunicação com fornecedores e equipe.
Leia também o post sobre logística de eventos corporativos
4. Envio de informações em tempo real
Outra estratégia que vem se revelando como uma excelente ferramenta de fidelização e melhoria da imagem da empresa é o envio de informações em tempo real aos participantes do evento.
Como isso é possível? Criando um aplicativo próprio ou enviando e-mails e mensagens. Assim, fica muito mais fácil e rápido avisar os convidados sobre o horário da próxima palestra, sobre alterações de último minuto ou quaisquer surpresas.
Outro detalhe interessante que pode ser adicionado a essa estratégia é o uso de QR Codes para eventos para eventos! Eles são fáceis de criar e agilizam demais qualquer contato digital dos convidados com as iniciativas em tempo real.
4. Envio de informações em tempo real
O e-mail marketing chegou para ficar. Além de ser uma estratégia comprovadamente eficiente, ela vem se expandindo em diversos setores empresariais. Portanto, ele não só pode como deve ser utilizado na hora de divulgar seu evento!
Por meio de uma plataforma especializada, é possível criar listas de participantes do evento e enviar informações, lembretes e até mesmo conteúdos ricos relacionados ao tema da ação. Isso reforça a imagem da empresa, cria autoridade e ajuda a ampliar o alcance de divulgação.
Só tome cuidado para não exagerar na quantidade, ok?
Leia também o post sobre inovação em eventos
6. Criação de estratégias pós-evento
Pode anotar aí: tão importante quanto realizar um evento de sucesso é criar estratégias de relacionamento pós-evento. É isso mesmo! É simplesmente imprescindível manter a força da conexão entre empresa e convidados mesmo após o término da ação.
Com esse objetivo, invista em e-mails bem estruturados, agradecendo pela presença dos participantes, pedindo feedbacks e oferecendo conteúdos de qualidade. Dessa maneira, seu compromisso com a excelência será reforçado, e deixará os convidados muito mais antenados e ansiosos pelo próximo evento!
7. Análise precisa de indicadores
Para melhorar a imagem da empresa com uma boa gestão de eventos, outra boa prática é a análise precisa de indicadores. Por meio do uso de ferramentas de logística e de feedbacks de participantes e da própria equipe, é possível traçar e analisar indicadores precisos, que dirão o que deu certo e o que deu errado durante a realização do evento.
Com o tempo, esses indicadores ajudarão a embasar a tomada de decisões e repensar planejamentos, sempre com o propósito de melhorar os processos e aumentar a qualidade das ações. O resultado? Convidados satisfeitos e a imagem da empresa associada a seriedade e profissionalismo.
Como ter sucesso na gestão de eventos
Para garantir a eficácia na gestão de eventos, os organizadores devem adotar algumas boas práticas fundamentais. Em primeiro lugar, é essencial a elaboração de um planejamento detalhado, incluindo cronogramas, orçamentos e listas de tarefas bem definidas.
A comunicação transparente e constante com todos os envolvidos — equipe, fornecedores e participantes — ajuda a alinhar expectativas e minimizar riscos. Além disso, a escolha de uma plataforma de gestão de eventos pode facilitar o acompanhamento de inscrições, pagamentos e interações.
Outra prática importante é a realização de ensaios e reuniões pré-evento para garantir que todos estejam cientes de suas responsabilidades. Por fim, a avaliação pós-evento, que inclui a coleta de feedback e a análise de resultados, permite identificar sucessos e áreas de melhoria, contribuindo para a excelência em futuras edições.
Vale a pena terceirizar a gestão de eventos?
Uma das maiores dificuldades para a pessoa responsável pela gestão de eventos é lidar com todas as demandas que a função exige. E quando, além das suas funções básicas, também é atribuída responsabilidade por organizar reuniões, a festa de fim de ano da empresa e treinamentos, etc. o cenário complica um pouco mais. Neste cenário, contratar uma empresa especialista em eventos pode ser uma solução. Abaixo listamos os principais benefícios de terceirizar a gestão de eventos. Confira:
Especialização dos profissionais
Por maior que seja sua dedicação e comprometimento com o trabalho, se você não é um especialista em determinada área ou acumula diversas funções, inevitavelmente enfrentará algumas dificuldades como:
- A conciliação da nova atividade com suas funções normais, sem atrasos em ambas;
- A possibilidade nada remota de prejudicar a qualidade geral de seus compromissos;
- As falhas por falta de expertise que podem abalar o potencial de sucesso do evento.
Quando pensamos na gestão de eventos, aqueles que são especialistas no assunto saberão como e quando contratar os serviços necessários, sem cair em armadilhas por falta de experiência e conhecimento.
Resolução de imprevistos
As equipes dedicadas estão sempre preparadas e contam com diversas opções, além de conhecerem direitinho a importância e os trâmites. Os profissionais saberão de que forma lidar com cada acontecimento, solucionando-os com a maior agilidade possível.
Operacionalização da estratégia
Uma vez designada a equipe de execução das atividades relacionadas ao evento, caberá a você tratar das questões estratégicas e orquestrá-las da forma mais sistêmica possível. Assim, é possível manter o foco nos pontos específicos, gerenciar a qualidade do todo operacional e contribuir para que tudo saia como o planejado.
Organização de qualidade
É preciso lembrar que uma empresa especialista na gestão de eventos também é uma empresa. Por isso, também deve contar com seus próprios processos para ter domínio do que faz. Há checklists de eventos, relação de fornecedores e de produtos previamente aprovados, prazos definidos e conhecimento de todas as rotinas relacionadas ao ramo. São esses itens que garantem a qualidade de sua atuação.
Manutenção da rotina
Com a contratação de uma empresa expert no assunto, você não colocará em risco seu profissionalismo e conseguirá responder em tempo hábil todas as suas demandas sem atrasos.
Redução de custos
Há uma série de gastos e atividades minuciosas, demoradas e importantes vinculados à realização de um evento. Podemos destacar:
- Dimensionamento da grandeza do evento e de tudo o que se relaciona a ele;
- Pesquisa, cotação e comparação de orçamentos para produtos, serviços e fornecedores
- Contato, agendamento e pagamento dos serviços logísticos, como passagens aéreas e viagens, alimentação e a reserva da hospedagem corporativa;
- Gestão de gastos extraordinários;
- Tomada de decisão que compromete custos sem tempo hábil para seguir os processos normalmente mais econômicos;
- Prestação de contas posterior para todos os custos, sejam eles previstos ou não.
Com todos esses detalhes, fica claro que o ideal é fazer pesquisas, buscar referências em sua rede de contatos, visitar as redes sociais e os sites de possíveis escolhas e entrar em contato quantas vezes forem necessárias para se certificar de que está tomando a decisão mais acertada.
Vale lembrar que contratar apenas com base no preço é correr o risco de entregar um evento importante nas mãos de uma empresa que não está apta a realizá-lo.
Como a Copastur pode ajudar com a Gestão de eventos?
A Copastur é especialista na organização e gestão de eventos. Com mais de 20 anos de mercado, ela consegue atuar em todas as etapas do processo, desde o planejamento até a execução e o pós-evento.
Outro destaque é que a empresa também atua em áreas como viagens corporativas, live marketing, incentivos, etc; Assim, ela pode oferecer serviços personalizados que se ajustam aos objetivos e necessidades das empresas.
Conheça agora mesmo a agência de eventos corporativos da Copastur e saiba como podemos ajudar!
