Os eventos são uma ferramenta essencial para as estratégias de marketing e para o fortalecimento das relações entre as empresas e a comunidade, o que inclui não só o público-alvo como também os stakeholders e fornecedores.
Organizar e gerir eventos corporativos, contudo, envolve inúmeros aspectos, como a segurança, a comodidade, o nível de entretenimento, a repercussão midiática, o impacto ambiental, entre outros. Daí a importância ganha da gestão de riscos nessas ocasiões.
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Pronto para se tornar um expert no tema e ver toda sua organização valendo a pena? Então, confira agora mesmo 6 passos fundamentais para garantir uma gestão de riscos eficiente!
Qual é a importância de contar com a gestão de riscos em eventos?
O risco envolve 3 componentes principais: probabilidade, impacto e evento. A probabilidade é a chance de que o risco realmente aconteça. O impacto refere-se à extensão da consequência, ou seja, a importância dele para a empresa. Já o evento é o que gera o risco.
A gestão de riscos tem como objetivo planejar e aplicar todos os recursos disponíveis para reduzir os impactos negativos dos riscos para a empresa ou instituição. Mesmo que sigamos o planejamento à risca, sabemos que fatores externos, sobre os quais não temos controle, podem exercer consequências sobre nossas atividades.
Para isso, o gestor precisa se encarregar de:
- tornar o processo de tomada de decisões mais eficiente;
- considerar incertezas;
- ter um panorama completo do fluxo de processos da organização;
- fazer com que as atividades se alinhem em benefício mútuo;
- analisar eventos de maneira sistêmica;
- basear-se na transparência e na ética;
- melhorar continuamente os processos e projetos da empresa;
- cuidar do corpo de colaboradores.
Quando conhecemos os desafios que iremos enfrentar e aplicamos as melhores estratégias para lidar com eles, você fortalece a liderança, melhora a capacidade de planejamento e colhe melhores resultados para a empresa.
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As áreas mais passíveis de risco em um evento são:
- venda de bilhetes — é preciso contar com sistemas e equipes capacitadas para lidar com valores, devoluções e gerenciamento de ingressos, que pode incluir fraudes;
- marketing e relações públicas — o participante deve imergir em uma experiência alinhada com os valores e o propósito da marca no evento;
- recursos humanos — é preciso minimizar qualquer possibilidade de risco aos colaboradores;
- saúde e segurança — é necessário estabelecer planos de prevenção de danos humanos e materiais e garantir o cumprimento da legislação em relação à higiene e à responsabilidade social corporativa;
- gestão de multidões — a segurança e a logística devem ser geridas para que o público transite com conforto;
- transportes — além da chegada e entrega dos participantes, é preciso verificar ainda o acesso ao evento e como ele interfere no trânsito local;
- catering — diz respeito ao risco em refeições.
- recursos como energia elétrica, internet – fatores que exigem um plano B em caso de falhas.
O Plano de Gerenciamento de Riscos, conforme explicaremos a seguir, ajuda a organizar estas categorias de riscos. Acompanhe.
Como fazer gestão de riscos em eventos?
1. Faça um Plano de Gestão de Riscos (PGR)
O Plano de Gestão de Riscos guia todas as ações para gestão de riscos. Basicamente, ele deve conter orientações para as seguintes questões:
- Qual é o melhor procedimento ou metodologia para identificar os riscos?
- Como funcionam os processos e a periodicidade do sistema gerencial de riscos?
- Quem será o responsável pela gestão de riscos na organização do evento?
- Como funcionará a coleta de dados e como eles serão analisados?
2. Analise os riscos levantados
Aqui, você determinará a probabilidade de ocorrência e impacto de cada risco. Com base no nível de periculosidade, você irá hierarquizá-los para organizar os procedimentos necessários.
Para essa análise, você pode usar 3 métodos:
- qualitativo — faça uma escala (risco baixo, médio ou alto) que ajude a formar uma visão comparativa;
- quantitativo — mensura o impacto do risco em termos financeiros, sendo um dos métodos mais difíceis porém mais apreciados pelas empresas;
- descritivo — não mensura a relevância do risco para a empresa pois trata-se de uma análise subjetiva.
3. Identifique os potenciais riscos
Esse passo é importante porque determina toda a base da sua estratégia para minimizar quaisquer que sejam os riscos envolvidos. Aqui vale fazermos uma ressalva: por mais que riscos sejam comuns a qualquer evento, eventos especiais (aqueles raros, pouco frequentes ou de porte grandioso) demandam mais atenção.
E outra informação que você precisa ter em mente é o que define um risco. Os riscos são danos, ameaças ou imprevistos que mudam o curso das ações ou causam consequências significativas, capazes de afetar o evento negativamente ou comprometer seu sucesso.
Para conseguir identificar todos os possíveis incidentes que podem afetar o evento, é preciso rever detalhadamente a estrutura, verificando quais ameaças estão presentes em cada etapa — desde a divulgação e comunicação do evento até processos de logística ou transporte dos convidados, por exemplo. Vale lembrar que alguns cuidados já são comuns para a prevenção de riscos, como a contratação de pessoal qualificado e de confiança, por exemplo.
Uma conversa com profissionais experientes poderá conduzir sessões de brainstorming acertadas, que ajudem no levantamento de hipóteses. Análises de processo, de mercado (matriz SWOT) e entrevistas (Delphi) também são úteis.
Além dos riscos internos, lembre-se de considerar também os externos. Ao listá-los, detalhe ao máximo as variáveis envolvidas por meio de um Diagrama de Causa e Efeito.
4. Diferencie riscos internos de externos
Riscos internos são aqueles imprevistos que podem vir a acontecer em consequência de falhas no planejamento e na organização do evento. Se, por exemplo, o objetivo da produção não foi suficientemente exposto ou não ficou claro, pode-se atrair o público errado. Aliás, até a definição de público mais ou menos adequado deve ser precisa, tendo sido definida com antecipação.
É preciso garantir que a comunicação e a divulgação exponham ao máximo o objetivo do evento, usando todos os recursos de mídia e tecnologia disponíveis para isso. Quando o objetivo é claro, amplamente divulgado e tem boa visibilidade, as chances de atrair o público certo são maiores. E isso depende de uma comunicação assertiva e eficiente, bem como da criatividade dos divulgadores.
Já os riscos externos são aqueles que decorrem de fatores de fora do espaço de organização do evento, como variações inesperadas das condições de trânsito nas proximidades, mudanças de caráter meteorológico, entre outras possibilidades com potencial para afetar o andamento da iniciativa.
5. Investigue causas e avalie impactos
Na prática, os riscos não envolvem apenas questões financeiras ou comprometem só a segurança do evento. Existem ameaças que são capazes de gerar consequências severas. É o caso das fraudes, por exemplo. O único caminho para uma gestão de risco eficaz é considerar todas as ameaças existentes. Afinal, só sabendo com o que está lidando é que você consegue minimizar a ocorrência da ameaça.
No caso das fraudes, as mais comuns são caracterizadas por tentativas de burlar sistemas informatizados. Para lidar com isso, é essencial avaliar se o sistema adotado pela gestão do evento garante a segurança dos dados e dos processos. Também é importante contar com tecnologias atualizadas, que apresentam um maior potencial para a prevenção de fraudes.
Vale lembrar que a variedade de riscos em eventos é bastante ampla, podendo envolver a segurança do público convidado e dos profissionais envolvidos, afetar etapas de venda de ingressos ou entrega de convites e até comprometer a qualidade da alimentação disponibilizada no evento, o que leva a riscos relacionados à segurança alimentar.
6. Busque e teste soluções
Depois de identificar os potenciais problemas relacionados à realização de eventos (tanto os mais comuns quanto os mais inusitados), é preciso procurar soluções que permitam impedir os incidentes ou, ao menos, contornar os imprevistos. O resultado deve poder ser revertido a favor do sucesso do evento.
Tendo conhecimento sobre as possíveis soluções, é fundamental que as alternativas sejam testadas. Para saber se uma medida pode realmente ser considerada como resolução para um problema, é preciso que sua eficácia seja devidamente comprovada. Lembre-se: o risco só está realmente afastado se a medida tem eficácia garantida.
7. Registre os resultados dos testes
Gerir riscos significa tomar as providências necessárias para evitar ou lidar melhor com imprevistos que comprometam de alguma forma a fluidez do evento. Para isso, devem ser tomadas ações envolvendo planejamento, organização e acompanhamento.
Acompanhar implica verificar frequentemente as soluções. Daí a importância de se ter um registro do que foi testado. Ao rever os registros de incidentes e do que funcionou com eficácia (ou não) em outras ocasiões e nos testes, é possível delinear um esboço de situações de riscos. Isso prepara melhor a gestão do evento para lidar com determinadas situações assim que apareçam.
8. Conte com planos de emergência
A gestão de riscos tem o propósito específico de evitar incidentes e preparar os responsáveis para lidar com situações inusitadas, sejam elas quais forem. Nesse sentido, poder contar com um plano B faz toda a diferença. Planos de cunho emergencial trazem mais segurança e inibem a imprudência de escolhas equivocadas. É possível ter um protocolo para ações emergenciais quando a eficácia das soluções já foi testada e a gestão do evento sabe com o que está lidando.
9. Defina estratégias de monitoramento
Agora que você tem o trabalho de planejamento pronto, é hora de definir estratégias de monitoramento para os riscos identificados e que não puderam ser solucionados antes. Lembre-se de atualizar estes dados no seu Plano de Gestão de Riscos.
O monitoramento permite que os riscos sejam identificados em tempo hábil para que medidas corretivas e paliativas possam ser tomadas.
Quais são os maiores erros cometidos na gestão de riscos?
Aprender com a experiência de outras empresas é o primeiro passo para que você tenha mais sucesso em sua estratégia. Confira a seguir o que não fazer em seu evento corporativo.
1. Ignorar limites
É comum que empresas tentem suavizar excessivamente os riscos ou percam muito tempo se preocupando com eles e negligenciando outros aspectos da gestão de eventos.
É preciso ter em mente que os riscos são incertezas que podem impactar na reputação e nas atividades da empresa. Não dá para fugir deles na discussão de pautas. Contudo, tratar situações inusitadas ou com baixíssima probabilidade de acontecerem como foco principal não é inteligente.
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Quando os custos e o esforço excedem os benefícios, é preciso repensar certas escolhas para seu evento. É melhor manter uma estrutura mais simples e efetiva do que fazer um verdadeiro espetáculo pirotécnico que ameace a reputação de sua empresa. Diante disso, dê prioridade para o que é realmente relevante. Fique atento aos eventos extremos, mas cuide de gerenciar aquilo que pode ser controlado. A cautela e a ousadia podem andar juntas.
2. Não se ater à comunicação
A comunicação entre as equipes é essencial para qualquer atividade na empresa, e para um evento corporativo, não seria diferente. Além de facilitar o ato de delegar tarefas, é preciso que as equipes tenham um fluxo de processo funcional, capaz de ampará-las em situações de emergência.
A negociação e a escuta devem ser uma prioridade na organização de eventos. É comum que os gestores falhem nessas tarefas pelo fato de não escutarem trabalhadores experientes que têm contato direto com as situações. Portanto, eles têm grande ciência sobre os riscos envolvidos ali.
Dê abertura para que os colaboradores relatem as suas experiências e pense em práticas mais colaborativas e integradas para o seu planejamento. Assim, todo mundo sai ganhando!
3. Subestimar o planejamento
O planejamento da gestão é a etapa-chave para o gerenciamento de riscos. Ela envolve todos os atributos importantes para que sua estratégia dê certo: a identificação de riscos, o estabelecimento de respostas a eles e o monitoramento. Ele também contém a definição de competências, de modo que as equipes saibam a quem se reportar caso algo aconteça.
O planejamento evita improvisos mal sucedidos e alterações excessivas no roteiro, responsáveis por problemas de prazos, mudanças no orçamento e queda de qualidade. É bem verdade que, durante a organização de um evento, as mudanças são necessárias, mas eles devem ser cuidadosamente controladas para não impactar negativamente sobre as demais etapas.
Para não fracassar no alcance dos objetivos do evento, não ter seu evento influenciado negativamente por fatores fora de controle ou não ter que lidar com a insatisfação do público por não ter proporcionado uma boa experiência, o caminho é apostar na gestão de riscos.
Ao se preparar um evento, a intenção é que tudo saia conforme o planejado e que o desfecho seja um sucesso, certo? Porém, assim como em outros segmentos de mercado, existem riscos que escapam de nossa esfera de controle.
É fundamental, portanto, ter um posicionamento maduro e lidar adequadamente com eles. A gestão de riscos em eventos busca maneiras eficientes para evitar ou contornar transtornos. Para isso, é necessário ter experiência sobre o meio e considerar detalhes que envolvem até mesmo as condições do local e do seu entorno.
Achou importante conhecer todos esses passos? Já conhecia a gestão de riscos em eventos e tem experiência com o tema? Deixe um comentário e participe da conversa!
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