Os riscos em eventos são fatores que toda pessoa organizadora precisa considerar para o sucesso de uma ocasião, pois podem comprometer a experiência do público, a reputação da marca e a eficiência operacional do planejamento do evento.
A natureza imprevisível dos eventos, como a grande concentração de pessoas, a infraestrutura complexa e diversas variáveis externas, tornam essas ações suscetíveis a uma série de riscos, que variam desde incidentes de segurança e saúde (incêndios, tumultos ou intoxicações alimentares, por exemplo) até questões logísticas (falhas técnicas, problemas com fornecedores ou imprevistos climáticos).
Assim, uma análise detalhada dos possíveis riscos e a elaboração de planos de contingência ajudam a garantir a segurança e o bom andamento do seu evento, minimizando prejuízos, preservando a imagem da empresa e proporcionando a melhor experiência para as pessoas participantes.
Neste post, vamos nos aprofundar nesse tema, abordando os tipos de riscos em eventos, dicas para fazer uma boa gestão e muito mais. Confira!
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Qual é a importância de contar com a gestão de riscos em eventos?
Um risco envolve três componentes principais: probabilidade, impacto e evento. A probabilidade é a chance de que realmente aconteça, enquanto o impacto se refere à extensão da consequência, ou seja, a importância de um evento para a empresa. Já o “evento” é o que gera o risco.
Por isso, a gestão de riscos em eventos visa planejar e aplicar todos os recursos disponíveis para reduzir os impactos negativos dos riscos para a empresa ou instituição. Mesmo que siga o planejamento à risca, fatores externos sobre os quais você não possui controle podem exercer consequências nas atividades.
Para uma boa gestão, as pessoas responsáveis precisam se encarregar de:
- Tornar o processo de tomada de decisões mais eficiente;
- Considerar incertezas;
- Ter um panorama completo do fluxo de processos da organização;
- Fazer com que as atividades se alinhem com benefícios mútuos;
- Analisar eventos de maneira sistêmica;
- Fundamentar cada etapa na transparência e ética;
- Melhorar continuamente os processos e projetos da empresa;
- Cuidar da equipe de pessoas colaboradoras.
Quando você conhece os desafios que pode enfrentar e aplica as melhores estratégias para lidar com eles, fortalece a liderança, melhora a capacidade de planejamento e colhe os melhores resultados para a empresa.
As áreas mais passíveis de risco em um evento são:
- Venda de ingressos: é preciso contar com sistemas e equipes capacitadas para lidar com valores, devoluções e o gerenciamento de bilhetes, que pode incluir fraudes;
- Marketing e relações públicas: a pessoa participante do evento deve imergir em uma experiência alinhada aos valores e ao propósito da marca;
- Recursos humanos (RH): é necessário minimizar qualquer possibilidade de risco direto às pessoas colaboradoras da empresa;
- Saúde e segurança: planos de prevenção de danos humanos e materiais precisam ser feitos, garantindo o cumprimento da legislação em relação à higiene e à responsabilidade social corporativa;
- Gestão de multidões: a segurança e a logística do evento devem ser geridas para que o público transite pelo espaço com conforto e sem tumulto;
- Transporte: além da chegada e saída das pessoas participantes, é preciso verificar o acesso ao evento e como interfere no trânsito local;
- Catering: o risco em refeições deve ser considerado e evitado, principalmente em casos de alergias e restrições alimentares;
- Recursos como energia elétrica, água internet: caso falhem, esses fatores exigem um plano B.
O Plano de Gerenciamento de Riscos, conforme vamos explicar a seguir, ajuda a organizar essas categorias de riscos em eventos. Continue lendo!
Tipos de riscos em eventos
Os tipos de riscos em eventos podem ser classificados em diversas categorias, cada uma com as suas particularidades e impactos. Acompanhe abaixo!
1- Riscos de segurança
Os riscos de segurança envolvem ameaças à integridade física das pessoas participantes, como acidentes, tumultos, atos de violência ou emergências médicas. Podem surgir por falhas na estrutura do local, superlotação, ausência de planos de evacuação ou segurança inadequada.
Para mitigar esse tipo de risco em um evento, é importante realizar uma avaliação minuciosa do espaço, contratar equipes de segurança experientes, instalar equipamentos de monitoramento e desenvolver planos de emergência.
2- Riscos financeiros
Os riscos financeiros estão relacionados à gestão de orçamento do evento, fluxos de receita e despesas. Isso inclui desde a falta de patrocinadores até a baixa venda de ingressos ou custos inesperados, como multas contratuais, por exemplo.
Planejar um orçamento detalhado, negociar cláusulas contratuais favoráveis e criar um plano de contingência financeira são fundamentais para minimizar esse tipo de risco. Além disso, uma análise criteriosa do ROI (Retorno sobre o Investimento) ajuda a tomar decisões mais assertivas.
3- Riscos operacionais
Riscos operacionais estão relacionados às falhas na execução do evento, como problemas técnicos com equipamentos de som e iluminação, atraso na programação do evento ou falta de alinhamento entre fornecedores.
Esses problemas podem prejudicar a experiência do público e comprometer o sucesso do evento. Logo, a realização de testes prévios, o uso de checklists detalhadas do evento e a contratação de fornecedores confiáveis são medidas indispensáveis.
4- Riscos climáticos
Em eventos realizados ao ar livre, os riscos climáticos podem ser uma ameaça significativa. Chuvas, ventos fortes, altas temperaturas ou outras condições meteorológicas adversas podem inviabilizar o evento ou gerar desconforto para as pessoas participantes.
Monitorar as previsões do tempo, contratar seguros contra intempéries e ter planos alternativos, como locais cobertos ou mudanças de data, são estratégias indispensáveis para reduzir esses riscos em eventos.
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5- Riscos legais
Riscos legais envolvem possíveis violações de leis e regulamentos, como a não obtenção de alvarás, o descumprimento de normas trabalhistas ou problemas com direitos autorais. Esses erros podem acarretar multas, processos judiciais ou até mesmo a interrupção do evento.
Trabalhar em conformidade com a legislação, contratar uma assessoria jurídica especializada e verificar minuciosamente contratos e permissões legais são etapas essenciais para prevenir complicações legais.
6- Riscos de reputação
Os riscos de reputação consistem em danos à imagem do organizador ou da marca associada ao evento. Problemas como falhas organizacionais, má comunicação com o público ou tratamento inadequado de incidentes podem comprometer a confiança dos stakeholders.
Para minimizar esses riscos, é importante manter um diálogo transparente com as pessoas participantes, gerenciar expectativas de forma realista e investir em um plano de comunicação de crise que garanta respostas rápidas e eficazes para qualquer problema.
Como fazer gestão de riscos em eventos?
Faça um Plano de Gestão de Riscos (PGR)
O Plano de Gestão de Riscos guia todas as ações. Em suma, deve conter orientações para as seguintes questões:
- Qual é o melhor procedimento ou metodologia para identificar os riscos?
- Como funcionam os processos e a periodicidade do sistema gerencial de riscos?
- Quem será a pessoa responsável pela gestão de riscos na organização do evento?
- Como vai funcionar a coleta de dados e como vão ser analisados?
Analise os riscos levantados
Nessa etapa, você vai determinar a probabilidade de ocorrência e impacto de cada risco. Com base no nível de periculosidade, você pode hierarquizar os riscos para organizar os procedimentos necessários.
Para essa análise, você pode usar três métodos:
- Qualitativo: faça uma escala (risco baixo, médio ou alto) que ajude a formar uma visão comparativa;
- Quantitativo: mensura o impacto do risco em termos financeiros, sendo um dos métodos mais difíceis, porém mais importantes para as empresas;
- Descritivo: não mensura a relevância do risco para a empresa, pois se trata de uma análise subjetiva.
Identifique os potenciais riscos
Esse passo é essencial, já que determina toda a base da sua estratégia para minimizar qualquer risco envolvido. Aqui, vale uma ressalva: por mais que os riscos sejam comuns, eventos especiais (aqueles raros, pouco frequentes ou de porte grandioso) demandam mais atenção.
E outra informação que você precisa ter em mente é o que define um risco! Os riscos são danos, ameaças ou imprevistos que mudam o curso das ações ou causam consequências significativas, capazes de afetar o evento negativamente ou comprometer o seu sucesso.
Para conseguir identificar todos os possíveis incidentes que podem afetar o seu evento, é preciso rever detalhadamente a estrutura, verificando quais ameaças estão presentes em cada etapa, da divulgação e comunicação pré-evento aos processos de logística ou transporte das pessoas convidadas, por exemplo. Lembre-se de que alguns cuidados já são de praxe para a prevenção de riscos, como a contratação de pessoal qualificado e de confiança.
Uma conversa com profissionais experientes pode conduzir sessões de brainstorming assertivas, que ajudem no levantamento de hipóteses. Análises de processo, de mercado (matriz SWOT) e entrevistas (Delphi) também são úteis. Além dos riscos internos, não se esqueça dos externos. Ao listá-los, detalhe ao máximo as variáveis envolvidas por meio de um Diagrama de Causa e Efeito.
Diferencie riscos internos e externos
Riscos internos são aqueles imprevistos que podem vir a acontecer como consequência de falhas no planejamento e na organização do evento. Se, por exemplo, o objetivo da ocasião não foi suficientemente exposto ou não ficou claro, pode-se atrair o público errado. Aliás, até a definição do público adequado deve ser precisa, tendo sido definida com antecipação.
É necessário garantir que a comunicação e a divulgação exponham bem o objetivo do evento, usando todos os recursos de mídia e tecnologia disponíveis para isso. Quando a intenção é clara, amplamente divulgada e tem boa visibilidade, as chances de atrair o público certo são maiores. Isso depende de uma comunicação assertiva e eficiente, bem como da criatividade da equipe de divulgação.
Já os riscos externos são aqueles que decorrem de fatores de fora do espaço de organização do evento, como variações inesperadas das condições de trânsito nas proximidades, mudanças de caráter meteorológico, entre outras possibilidades com potencial para afetar o andamento da ação.
Investigue causas e avalie impactos
Na prática, os riscos não envolvem apenas questões financeiras ou comprometem somente a segurança do evento. Existem ameaças que são capazes de gerar consequências severas! É o caso das fraudes. O único caminho para uma gestão de risco eficaz é considerar todas as ameaças existentes. Afinal, só sabendo com o que está lidando é que você consegue minimizar a ocorrência da ameaça.
No caso das fraudes, as mais comuns são caracterizadas por tentativas de burlar sistemas informatizados. Para lidar com isso, é essencial avaliar se o sistema adotado pela gestão do evento garante a segurança dos dados e dos processos. Também é importante contar com tecnologias atualizadas, que apresentam um maior potencial para a prevenção de fraudes.
A variedade de tipos de riscos em eventos é bastante ampla, podendo envolver a segurança do público convidado e dos profissionais, afetar etapas de venda de ingressos ou entrega de convites e até comprometer a qualidade da alimentação disponibilizada na ocasião, o que leva a problemas relacionados à segurança alimentar.
Busque e teste soluções
Depois de identificar os potenciais problemas relacionados à realização de eventos, tanto os mais comuns quanto os mais inusitados, é preciso procurar soluções que permitam impedir os incidentes ou, pelo menos, contornar os imprevistos. O resultado deve poder ser revertido a favor do sucesso do evento.
Tendo conhecimento sobre as possíveis soluções, é fundamental que as alternativas sejam testadas. Para saber se uma medida pode realmente ser considerada como resolução para um problema, é importante que a sua eficácia seja devidamente comprovada. Lembre-se: o risco só está realmente afastado se a medida tem eficácia garantida.
Registre os resultados dos testes
Gerir riscos significa tomar as providências necessárias para evitar ou lidar melhor com imprevistos que comprometam de alguma forma a fluidez do evento. Para isso, devem ser tomadas ações envolvendo planejamento, organização e acompanhamento.
Acompanhar implica verificar frequentemente as soluções. Daí a importância de registrar o que foi testado. Ao rever os registros de incidentes e do que funcionou com eficácia (ou não) em outras ocasiões e nos testes, é possível delinear um esboço de situações de riscos. Isso prepara melhor a gestão do evento para lidar com determinadas situações assim que surgirem.
Conte com planos de emergência
A gestão de riscos em eventos tem o propósito específico de evitar incidentes e preparar as pessoas responsáveis para lidarem com situações inusitadas. Nesse sentido, poder contar com um plano B faz toda a diferença!
Planos de cunho emergencial trazem mais segurança e inibem a imprudência de escolhas equivocadas. É possível ter um protocolo para ações emergenciais quando a eficácia das soluções já foi testada e a gestão do evento sabe com o que está lidando.
Defina estratégias de monitoramento
Agora que você já tem o trabalho de planejamento pronto, é hora de definir estratégias de monitoramento para os riscos identificados e que não puderam ser solucionados antes. Lembre-se de atualizar esses dados no seu Plano de Gestão de Riscos. O monitoramento permite que os riscos sejam identificados em tempo hábil para que medidas corretivas e paliativas possam ser tomadas.
Quais são os maiores erros cometidos na gestão de riscos em eventos?
Aprender com a experiência de outras empresas é o primeiro passo para você ter mais sucesso na sua estratégia. Confira a seguir o que não deve fazer no seu evento corporativo!
Ignorar limites
Algumas empresas tentam suavizar excessivamente os riscos ou perdem muito tempo se preocupando com eles e negligenciando outros aspectos da gestão de eventos.
É preciso ter em mente que os riscos são incertezas que podem impactar na reputação e nas atividades da companhia. Não dá para fugir deles na discussão de pautas! Contudo, tratar situações inusitadas ou com baixíssima probabilidade de acontecerem como foco principal não é uma medida inteligente.
Quando os custos e o esforço excedem os benefícios, é preciso repensar certas escolhas para o seu evento. É melhor manter uma estrutura mais simples e efetiva do que fazer um verdadeiro espetáculo que ameace a reputação da sua empresa. Diante disso, dê prioridade para o que é realmente relevante. Atente-se aos eventos extremos, mas cuide do gerenciamento daquilo que pode ser controlado. A cautela e a coragem de inovar podem andar juntas!
Não se atentar à comunicação
A comunicação entre as equipes é essencial para qualquer atividade na empresa e, para um evento corporativo, isso não seria diferente. Além de facilitar a delegação de tarefas, as equipes conseguem ter um fluxo de processo funcional, capaz de ampará-las em situações de emergência.
A negociação e a escuta devem ser uma prioridade na organização de eventos. Não é incomum que algumas lideranças falhem nessas tarefas pelo fato de não escutarem pessoas trabalhadoras experientes que possuem contato direto com as situações práticas. Portanto, conhecem bem os riscos envolvidos ali.
Dê abertura para que as pessoas que trabalham na sua empresa relatem as suas experiências e pense em práticas mais colaborativas e integradas para o seu planejamento. Assim, todo mundo sai ganhando!
Subestimar o planejamento
O planejamento da gestão é a etapa-chave para o gerenciamento de riscos em eventos. Isso porque envolve todos os atributos importantes para que a sua estratégia dê certo: a identificação de riscos, o estabelecimento de respostas para eles e o monitoramento. Também deve conter a definição de competências, de modo que as equipes saibam a quem se reportar caso algo aconteça.
O planejamento evita improvisos malsucedidos e alterações excessivas no roteiro, responsáveis por problemas de prazos, mudanças no orçamento e queda de qualidade. É fato que, durante a organização de um evento, as mudanças são necessárias, mas devem ser cuidadosamente controladas para não impactarem negativamente as demais etapas.
Para alcançar os seus objetivos com o evento, não ter a ocasião influenciada negativamente por fatores fora do seu controle ou não precisar lidar com a insatisfação do público por não ter proporcionado uma boa experiência, o caminho é investir na gestão de riscos.
Afinal, ao preparar um evento, sua intenção é de que tudo saia conforme foi planejado e o resultado seja um sucesso, certo? Entretanto, assim como em outros segmentos do mercado, existem riscos que escapam da nossa esfera de controle.
É fundamental ter um posicionamento maduro e lidar adequadamente com os acontecimentos. A gestão de riscos em eventos busca maneiras eficientes para evitar ou contornar transtornos. Para isso, é necessário ter experiência no assunto e considerar detalhes que envolvem até mesmo as condições do local e seu entorno.
Como a Copastur pode te ajudar a minimizar riscos em eventos?
Agora que você já aprendeu sobre os riscos em eventos e como fazer a gestão deles, aproveite para conhecer a consultoria em eventos da Copastur e descobrir como podemos ajudar na organização dos eventos da sua empresa – do início ao fim!
