As empresas de diferentes segmentos desenvolvem uma série de atividades e cada uma delas conta com uma parcela de possíveis contratempos. Por isso, uma gestão de riscos eficiente é essencial. No varejo, por exemplo, o estoque apresenta o risco de perdas. Nas vendas, há o de inadimplência. Da mesma forma, os riscos também existem nas viagens corporativas, e é para isso que o gestor deve se preparar.
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Quer saber mais sobre como realizar essa gestão em viagens? Então, confira as recomendações que apresentamos neste post!
Gestão de riscos em viagens corporativas — como fazer?
A gestão de riscos em viagens consiste em 3 passos essenciais:
- identificar as situações de ameaça;
- entender qual é a probabilidade de que certo quadro de risco se concretize;
- definir previamente como lidar com tal circunstância, caso ela aconteça.
Veja mais detalhes sobre elas:
Faça uma lista das situações de risco
Você já dedicou algum tempo a pensar nas situações de risco envolvidas ao organizar viagens corporativas? Algumas delas são bastante óbvias e outras podem passar totalmente despercebidas até que realmente aconteçam.
Podemos dividir as situações de risco em 3 grupos principais: pessoais, financeiros e estratégicos. Veja alguns exemplos de cada um.
Riscos pessoais
São aqueles relativos à saúde e segurança dos seus colaboradores:
- acidentes de avião ou carro durante a viagem;
- assaltos ou sequestros;
- tropeços, quedas e escorregões, que podem causar ferimentos e fraturas;
- eventos naturais, como terremotos, erupção de vulcão, tsunami;
- doenças contraídas ou que se manifestem durante a viagem.
Riscos financeiros
Esses riscos são materiais, ou seja, o problema principal é o prejuízo. Alguns exemplos são:
- extravio ou roubo de bagagem;
- perda ou roubo do cartão de crédito da empresa durante a viagem;
- gastos que ultrapassam o orçamento estabelecido, devido a circunstâncias imprevistas;
- desrespeito às políticas de viagem da empresa;
- ocorrência de fraudes.
Riscos estratégicos
São aqueles que impedem o alcance do objetivo da viagem, ainda que o deslocamento tenha transcorrido sem problemas. Algumas das causas dos riscos estratégicos são:
- falta de produtividade do colaborador;
- não cumprimento da agenda programada;
- uso excessivo da viagem para fins pessoais, ultrapassando a noção de Bleisure;
- negociações improdutivas durante a viagem.
A lista poderia ser bem maior, mas agora já é possível ter uma idéia de como uma simples viagem de negócios apresenta várias situações problemáticas. E é preciso ter consciência disso para realizar uma gestão de riscos eficaz em viagens.
Classifique as situações por probabilidade
Avalie os riscos listados no item anterior. Será que um acidente de avião e um extravio de bagagem têm a mesma probabilidade de acontecer? Fraude e falta de produtividade ocorrem com a mesma frequência? Certamente não.
É claro que a probabilidade de concretização de determinado acontecimento não é o único fator em jogo, já que o impacto também precisa ser considerado. Ou seja, é importante perceber que se certas situações de risco acontecerem, as consequências serão enormes e muitas vezes, irreversíveis.
Por outro lado, certas circunstâncias podem ter alta probabilidade de ocorrer e, ao mesmo tempo, não causarem um impacto tão grande assim.
Um exemplo típico é o uso da viagem corporativa para fins pessoais. Qual colaborador que viaja a Paris pela empresa não vai aproveitar a oportunidade para visitar a torre Eiffel ou comprar souvenirs? Isso quase sempre acontece, então, a probabilidade de concretização é alta.
Por outro lado, as consequências na maioria das vezes não são graves. De fato, atualmente é uma tendência apostar em uma combinação saudável de trabalho e lazer nas viagens corporativas, para aumentar a motivação e a produtividade dos colaboradores, conhecido como Bleisure.
Perceba que o que pode parecer um risco à primeira vista também pode ser, segundo outra perspectiva, uma oportunidade. Essa é a reflexão que sua empresa precisa ter sobre cada uma das situações, antes mesmo de passar à terceira etapa da gestão de riscos em viagens.
Tome uma decisão
É hora de definir como você vai lidar com cada uma das situações e fazer a gestão de riscos na prática. Existem 3 alternativas:
- eliminar o risco;
- transferi-lo;
- assumi-lo.
Para eliminar o risco, adote medidas de precaução. Se quiser evitar a probabilidade de sofrer com o extravio de malas, por exemplo, crie uma política para que os colaboradores só transportem bagagem de mão, que não precisará ser despachada.
A segunda estratégia é optar por transferir determinado risco da empresa para um terceiro. É exatamente isso que acontece quando você contrata um seguro-viagem, que repassa à seguradora os riscos financeiros (atenção, pois não estamos falando dos jurídicos), caso aconteça algum dos eventos cobertos pela apólice.
Se a empresa optar por assumir o risco, simplesmente aceite que alguma situação indesejada pode se concretizar e prepare-se para lidar com possíveis problemas..
Não se esqueça de que, para decidir qual caminho tomar, a empresa precisa levar em consideração a probabilidade de concretização e as consequências. Por exemplo, a probabilidade de seu colaborador sofrer um acidente durante a viagem é relativamente baixa, mas as consequências são gravíssimas. Por isso, você deve adotar a única medida que é possível nesses casos, ou seja, contratar um seguro viagem com cobertura suficiente para tais fins..
Simplificando bastante a questão, podemos dizer que existe a seguinte relação:
- se a situação de risco tem alta probabilidade de concretização, consequências graves ou ambas, você deve evitá-la;
- se a situação de risco tem alta probabilidade de concretização, consequências graves ou ambas, mas não existe uma maneira eficaz de evitá-la, procure transferi-la;
- quando a situação de risco tem, ao mesmo tempo, baixa probabilidade de concretização e consequências leves, pode ser mais interessante assumí-lo ao fazer a gestão de riscos, pois o custo de agir para evitá-lo ou transferi-lo pode ser maior do que o benefício esperado.
É isso mesmo. Existe um custo-benefício envolvido, e a empresa precisa considerá-lo antes de investir tempo ou dinheiro em um risco para seu negócio.
Ao mesmo tempo, porém, não se esqueça de que a empresa sempre mantém um grau de responsabilidade pelo que acontece aos seus colaboradores durante as viagens corporativas. Portanto, é preciso considerar todas as consequências jurídicas das decisões tomadas diante de cada um dos riscos.
Exemplos de situações de riscos típicas
Antes de encerrar esse post, vamos ver mais alguns exemplos de riscos típicos das viagens corporativas e possíveis alternativas para lidar com eles:
Situação 1
Há uma falha interna e o colaborador embarca sem seguro-viagem. No destino, sofre um acidente. Não existe a quem transferir o risco nesse caso, e a medida ideal é manter um fundo de recursos financeiros que possa ser rapidamente resgatado para usar diante da emergência. Assim, será possível arcar com os custos médicos que o colaborador possa ter.
Situação 2
Devido a uma situação de acidente ou doença, o colaborador que está viajando tem a necessidade da presença de um familiar. Perceba que ter ou não o seguro-viagem é irrelevante nesse caso, porque o verdadeiro problema desse risco poderia não ser
resolvido pela seguradora.
Por isso, a empresa precisa ter um valor destinado a colaborar com as despesas de viagem do familiar que vai acompanhar seu colaborador. Além disso, também deve estar preparada para ajudar esse familiar a resolver rapidamente qualquer pendência que atrapalhe seu embarque, como o processo de obter passaporte, visto, etc.
Situação 3
Tudo está preparado para a viagem, quando o colaborador descobre que seu passaporte expirou. A melhor maneira de lidar com esse risco é evitando que ele se concretize, o que pode ser feito criando um processo de gestão de viagens corporativas que passe por um checklist de requisitos, incluindo a validade desse e de outros documentos.
Porém, para o caso dessa medida também vir a falhar, sua empresa deve ainda estar preparada para acionar os mecanismos de solicitação de passaporte de urgência. Ele fica pronto mais rapidamente e pode resolver o problema..
Situação #4
O colaborador é assaltado na viagem, perdendo o cartão de crédito da empresa. Para esse risco, a melhor opção é uma solução que permite evitá-lo totalmente. Trata-se do uso de um cartão de crédito virtual, específico para viagens e direcionado para o uso corporativo. Ele não pode ser roubado nem perdido, o que afasta muitas dores de cabeça associadas a esse tipo de situação, como a necessidade de avisar a operadora, a empresa e bloquear o cartão.
Se a sua ideia é realizar uma gestão de riscos em viagens realmente eficaz, vale muito a pena contar com a ajuda de uma empresa especializada em gestão de viagens, capacitada para cuidar desse assunto para você. Com conhecimento do mercado e experiência, irá sugerir as melhores alternativas para cada situação, de forma que sua empresa minimize qualquer risco ou prejuízo.
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