A gestão de tempo é um tema fundamental para o sucesso de qualquer área, e no caso das viagens corporativas não é diferente. O gestor de viagens corporativas deve otimizar seu tempo para garantir eficiência e produtividade.
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De acordo com o artigo publicado no site Panrotas, algumas tendências para 2025 como a personalização com inteligência artificial e a automação e segurança ampliada com IA, podem ser grandes aliadas nesse processo.
A personalização e o uso de Inteligência Artificial (IA) permitem criar experiências de viagem sob medida, antecipando necessidades e otimizando itinerários, resultando em economia de tempo e aumento da satisfação dos colaboradores.
Além disso, a automação de processos, como check-ins digitais e alertas automatizados, reduz o tempo gasto em trâmites burocráticos, permitindo que os gestores foquem em atividades estratégicas.
A integração dessas tecnologias não apenas aprimora a eficiência operacional, mas também contribui para uma gestão do tempo mais eficaz e produtiva no contexto das viagens corporativas.
Neste post nós iremos nos aprofundar no tema gestão do tempo e abordaremos desde o conceito e metodologias para ter eficiência no trabalho a dicas aplicadas a gestão da produtividade nas viagens corporativas. Confira!
O que é gestão de tempo
A gestão do tempo é o processo de planejar, organizar e controlar o uso do tempo para aumentar a produtividade e eficiência na realização de tarefas. Envolve a definição de prioridades, a alocação de recursos e o uso de técnicas para otimizar o trabalho e minimizar desperdícios. Uma boa gestão do tempo permite equilibrar demandas profissionais e pessoais, reduzindo o estresse e melhorando a qualidade de vida.
No contexto corporativo, a gestão eficiente do tempo é essencial para aumentar a produtividade, otimizar processos e garantir um melhor aproveitamento dos recursos disponíveis, impactando diretamente a competitividade e o desempenho organizacional.
Métodos de gestão de tempo
Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower é um método de priorização baseado na distinção entre tarefas urgentes e importantes. Criada pelo ex-presidente dos EUA, Dwight D. Eisenhower, essa técnica ajuda a organizar atividades em quatro quadrantes:
- Importante e urgente: tarefas que devem ser feitas imediatamente, como prazos críticos ou emergências.
- Importante, mas não urgente: tarefas estratégicas que exigem planejamento, como desenvolvimento profissional e definição de metas.
- Urgente, mas não importante: tarefas que podem ser delegadas, como responder e-mails ou reuniões pouco produtivas.
- Nem urgente nem importante: distrações e tarefas que devem ser eliminadas ou minimizadas.
Esse método é ideal para quem lida com múltiplas demandas e precisa garantir que seu tempo seja gasto no que realmente gera impacto. Ele evita a sobrecarga com atividades urgentes de baixo valor e promove um planejamento mais eficiente.
Método Pomodoro
O Método Pomodoro é uma técnica de gestão do tempo baseada em ciclos de trabalho concentrado seguidos por pausas curtas. Criado por Francesco Cirillo, ele propõe a seguinte estrutura:
- Trabalhar por 25 minutos em uma tarefa específica (1 Pomodoro).
- Fazer uma pausa curta de 5 minutos.
- Após quatro Pomodoros, fazer uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos.
Essa abordagem melhora o foco e a produtividade, reduzindo a fadiga mental. Além disso, ajuda a evitar a procrastinação, pois divide tarefas grandes em blocos menores e gerenciáveis. Profissionais que trabalham com criatividade, análise de dados e tarefas repetitivas podem se beneficiar desse método para manter a concentração sem sobrecarga.
Regra 80/20 (Princípio de Pareto)
O Princípio de Pareto, ou Regra 80/20, sugere que 80% dos resultados vêm de apenas 20% dos esforços. Aplicado à gestão do tempo, esse conceito indica que identificar e focar nas atividades de maior impacto pode gerar melhores resultados com menos esforço. No contexto corporativo, isso significa:
- Priorizar tarefas que trazem maior retorno para a empresa ou projeto.
- Identificar e eliminar atividades de baixo impacto.
- Direcionar energia para os 20% das ações que trazem 80% dos resultados desejados.
Esse método é útil para líderes, gestores e empreendedores que precisam otimizar recursos e tomar decisões estratégicas. Ao focar no essencial, evita-se desperdício de tempo e aumenta-se a eficiência.
Técnica do Time Blocking (Bloqueio de Tempo)
O Time Blocking consiste em dividir o dia em blocos de tempo dedicados a tarefas específicas. Em vez de apenas listar atividades, cada tarefa recebe um horário fixo no calendário, como se fosse um compromisso inadiável. Exemplo de aplicação:
- 9h às 10h30 – Responder e-mails e mensagens.
- 10h30 às 12h – Trabalhar em um projeto estratégico.
- 13h às 14h – Reuniões e chamadas.
- 14h às 16h – Tarefas operacionais.
Esse método aumenta a disciplina e a previsibilidade, reduzindo interrupções e garantindo que as atividades mais importantes tenham tempo reservado. CEOs, freelancers e executivos frequentemente utilizam essa técnica para organizar dias de trabalho intensos.
Como fazer a gestão de tempo nas viagens corporativas
Antecipe decisões
Um bom planejamento é o pai de todas as economias, inclusive a de tempo. Pesquisar fornecedores e entender as rotas que sua equipe realizará quando em viagem ajuda a tomar decisões estratégicas, como a compra de passagens corporativas, acionamento de translado em terra e mesmo a hospedagem em determinados hotéis.
A ideia, portanto, é tentar sincronizar cada uma dessas etapas para que o número de horas ociosas em salas de espera ou mesmo no trânsito em horário de pico seja minimizado.
Não se esqueça, contudo, que prazos muito apertados entre uma etapa e outra podem causar um efeito em cadeia negativo caso aconteça algum atraso ou imprevisto em uma das etapas.
Tenha uma agenda de compromissos
Outro ponto importante no planejamento de viagens corporativas é a definição de forma bastante clara quais são as atividades que o colaborador deverá executar em seu destino. Fazer um agendamento correto de reuniões, encontros ou treinamentos a serem realizados organiza a rotina do trabalhador em trânsito e aperfeiçoa os seus deslocamentos.
O ideal é que esse agendamento seja detalhado cobrindo cada dia da viagem e hierarquizado conforme o grau de importância e urgência. Assim, o trabalhador chegará ao seu destino já com todos os seus objetivos definidos, podendo dedicar o foco completo em garantir o cumprimento das suas missões.
Calcule cada hora gasta
Ok, o seu colaborador em trânsito já sabe tudo que ele precisa fazer em cada dia de trabalho. Mas ele sabe quanto tempo vai realmente gastar em cada uma dessas etapas?
Trabalhar com a previsão de horas gastas é uma ação complementar ao agendamento de compromissos, em que cada atividade ganha o peso em horas adequadas. Dessa forma, é possível dividir tarefas morosas e ações mais ágeis de forma equilibrada no tempo de trabalho da sua equipe.
É preciso definir, por exemplo, se uma reunião com um potencial investidor precisa de uma manhã inteira para ser realizada, além de detalhes como o tempo preciso para a realização de check-in em hotéis ou aeroportos.
É importante, portanto, estar ciente de que cada minuto conta e cronometrar os passos a serem realizados é importante tanto para a execução das atividades quanto para a análise posterior da gestão de tempo da sua viagem, sempre conferindo se o que foi planejado encontrou eco na realidade da equipe e, assim, melhorar os planejamentos posteriores.
Não se esqueça do orçamento
Já deixamos bastante claro que economizar tempo significa economizar nos custos da viagem corporativa. Mas nem sempre essa união é tão simples quanto parece. Por exemplo, as viagens aéreas sem escalas são mais rápidas, porém, em geral, têm o preço mais elevado do que voos com diferentes escalas.
Nesse tipo de situação, a empresa precisa avaliar se vale a pena investir um pouco mais em uma viagem ágil ou se a economia em uma viagem com várias paradas é grande demais para ser ignorada. Não se esqueça de que esse tipo de decisão não deve ser baseado apenas nas finanças, mas também no conforto e praticidade de determinada decisão.
Viagens longas são cansativas, impactando de forma negativa na produtividade de qualquer trabalhador. Além disso, não dá para ignorar que, quanto mais tempo se gasta em aviões e aeroportos, menos tempo sua equipe tem para realmente trabalhar.
Por fim, não se esqueça de que o preço da hospedagem corporativa, por exemplo, deve ser relativizado de acordo com sua praticidade. Talvez sua empresa pague mais para que os funcionários se hospedem próximos ao centro de convenções da cidade destino, por exemplo, mas esse prejuízo pode ser recuperado na agilidade durante o deslocamento e no próprio custeio do transporte.
Se prepare para imprevistos
Grande parte desse texto foi dedicado a falar que o planejamento bem-feito é o primeiro passo para a economia de tempo. Mas e quando as coisas saem do que foi previsto? Ora, esse tipo de contratempo também deve estar dentro do seu planejamento.
É importante que a empresa tenha uma folga de horários para suprir atrasos que acabam acontecendo — seja por conta de uma má condição meteorológica para voos ou simples engarrafamentos.
Mas também é importante ter planos de contingência, quando a perda de tempo se torna realmente onerosa, como no cancelamento de voos ou mesmo no extravio de viagens — problema que causa não só estresse mas exige algumas horas para ser resolvido.
Uma boa alternativa é contar com bons seguros de viagens corporativos, mesmo para deslocamentos no Brasil. Assim, parte dos problemas podem ser resolvidos ou agilizados pelo segurado, liberando a equipe do transtorno e da dor de cabeça.
Conte com ajuda especializada
O planejamento de uma viagem corporativa exige recursos e tempo. Quando as empresas internalizam esse processo, quem costuma ter o trabalho redobrado é o setor de RH ou de compras que nem sempre conseguem dar a agilidade necessária aos passos que começam com a pesquisa de fornecedores, passando pela compra de passagens, definição de política de viagens, etc.
Por isso, pode ser uma boa ideia colocar toda essa responsabilidade em uma empresa especialista em gestão de viagens. Dessa forma, toda etapa é agilizada com a contratada que já possui um grande conhecimento da área e é capaz de oferecer informações para a tomada de decisões — como os melhores hotéis, tarifas e pacotes, de maneira muito mais célere.
Além disso, a parte mais burocrática e, portanto, mais prejudicial ao bom uso do tempo, fica toda sob a responsabilidade da contratada — o que significa mais horas livres para que os funcionários da sua empresa se dediquem à parte realmente produtiva da viagem corporativa.
Inovação na gestão de tempo
Conforme mencionamos no início do artigo, as inovações tecnológicas, como inteligência artificial (IA) e machine learning, estão transformando as viagens corporativas ao otimizar a gestão do tempo e aumentar a eficiência dos processos.
Ferramentas de IA podem personalizar itinerários com base nas preferências dos viajantes, prever imprevistos e sugerir alternativas em tempo real, reduzindo atrasos e garantindo deslocamentos mais fluidos.
Além disso, algoritmos de machine learning analisam padrões de viagem e ajudam as empresas a identificar oportunidades de economia, ajustando políticas de deslocamento para maior produtividade.
Isso não apenas economiza tempo, mas também melhora a produtividade dos funcionários durante as viagens, permitindo que eles se concentrem mais nos objetivos da viagem do que na logística. Como resultado, as empresas podem maximizar o valor das viagens corporativas enquanto minimizam os custos e o estresse associados à organização.
Como a Copastur pode ajudar na gestão do tempo
A Copastur oferece soluções inovadoras que podem ajudar significativamente na gestão do tempo das empresas. Ao utilizar tecnologias personalizadas, como o Superapp C+, a Copastur facilita a organização de viagens corporativas, o gerenciamento de despesas e a gestão de mobilidade corporativa, tudo em uma única plataforma.
Isso permite que as empresas otimizem seus processos internos, reduzindo o tempo gasto em tarefas administrativas.
Além disso, o suporte especializado da Copastur antecipa imprevistos e proporciona um atendimento personalizado, permitindo que os gestores foquem em decisões estratégicas em vez de resolver questões burocráticas.
Conheça agora mesmo nossa empresa de viagens corporativas e tenha sucesso na sua gestão do tempo!
