Dentro da realidade do mundo corporativo atual, a gestão de viagens é um assunto que vem ganhando a cada dia mais notoriedade e atenção — e não é para menos! Seja quando se trata de viagens corporativas, em que funcionários viajam em nome da empresa, ou mesmo em viagens de incentivo, ofertadas aos colaboradores que se destacam ou que alcançam determinada meta, as viagens já estão inseridas no cotidiano de numerosas organizações.
Entretanto, especialmente em empresas de pequeno ou médio porte, a gestão eficiente de viagens pode se mostrar um desafio bastante difícil de se superar. Isso porque, para que realmente atenda aos objetivos e atinja os resultados esperados, uma viagem deve ser muito bem planejada e estruturada, com funcionários dedicando-se quase que exclusivamente a essa tarefa.
Dentro desse contexto, a solução encontrada por diversas empresas é contratar uma organização especializada na gestão de viagens corporativas e de incentivo. Ao terceirizar o serviço, o objetivo é aumentar sua qualidade, bem como conseguir preços mais atrativos.
Porém, antes de fazer a escolha da empresa a ser contratada para realizar a gestão de viagens de sua organização, é imprescindível verificar sua idoneidade e a qualidade dos serviços prestados por ela. Essa verificação pode evitar muitas dores de cabeça e frustrações futuras, certificando que tudo sairá dentro do previsto e que a empresa contratada possui experiência no ramo e profissionais qualificados para o serviço.
Confira no post de hoje a que você deve ficar atento na hora de verificar a idoneidade de uma empresa de gestão de viagens, garantindo assim os melhores resultados possíveis!
Gestão de viagens: por que contratar?
Quando o assunto é gestão de viagens, o grande problema é que a maioria das companhias não possui um departamento específico, designado somente para tratar do planejamento de viagens corporativas e de incentivo. Essa tarefa acaba ficando a cargo de funcionários do RH ou do Marketing, que, além dessa tarefa, possuem diversas outras demandas profissionais. O resultado? Um planejamento feito às pressas e sem atenção a detalhes que fazem toda a diferença, seja no preço final da viagem, seja no conforto e segurança de quem vai viajar.
Embora não seja impossível planejar e estruturar viagens corporativas dessa maneira, o cenário muda totalmente quando a empresa decide contratar os serviços de uma organização especializada no ramo. Isso porque, sendo altamente qualificadas, as viagens da companhia passam a ser planejadas com muito mais assertividade e eficiência.
Ao ser contratada, uma empresa de gestão de viagens passa a ser responsável por absolutamente tudo o que se refere a esse assunto. Reserva de passagens aéreas e hospedagem para os funcionários, traslados, aluguel de automóveis, deslocamentos, seguros e até mesmo passeios e atrações turísticas, quando a viagem é de incentivo.
Do mesmo modo, caso ocorra qualquer tipo de imprevisto ou emergência durante a viagem, é a empresa contratada quem tem a responsabilidade de prestar assistência a quem está viajando.
Obviamente, antes de todo o planejamento, a empresa contratante deve passar à contratada todos os detalhes, objetivos e resultados esperados com cada viagem. Dessa forma, a empresa prestadora do serviço pode alinhar os interesses da contratante aos melhores preços e condições do mercado, em um legítimo jogo ganha-ganha.
Ao terceirizar a gestão de viagens, os demais gestores e analistas da empresa podem se dedicar a outras tarefas e demandas, igualmente importantes para o sucesso da companhia, com a certeza e a tranquilidade de que a gestão de viagens está sendo tratada com seriedade e responsabilidade.
Além disso, por trabalhar exclusivamente com a área de gestão de viagens, as empresas contratadas geralmente possuem parcerias extremamente vantajosas com fornecedores. Isso garante um maior leque de opções, melhores preços, condições mais flexíveis para pagamento e outras vantagens exclusivas, que só são ofertadas a empresas especializadas nesse ramo.
Entretanto, para que tudo realmente saia conforme o esperado, a empresa contratante deve ficar de olhos bem abertos antes de bater o martelo e escolher aquela que será a sua parceira na gestão de suas viagens. Como em qualquer setor do mercado, o ramo das viagens corporativas têm empresas boas e ruins.
Por isso, mais do que necessário, é obrigatório que a empresa verifique com bastante cuidado e cautela a idoneidade da empresa que está pleiteando contratar. Caso contrário, o barato pode acabar saindo muito caro. Uma escolha equivocada, além de trazer prejuízos financeiros, aumenta o risco de imprevistos e insatisfação por parte de quem viaja em nome da companhia e pode, inclusive, prejudicar seriamente a imagem da empresa.
A necessidade de avaliar a empresa contratada
Ao contratar uma empresa prestadora de serviços para a sua companhia, independentemente do ramo e de qual será o serviço prestado, é muito importante avaliar sua idoneidade e a qualidade que ela oferece a seus clientes. E, quando se trata de gestão de viagens, essa necessidade se faz essencial.
Isso porque as viagens corporativas envolvem não apenas os interesses da empresa, mas também dos colaboradores que vão viajar. É preciso oferecer, além de todo o suporte necessário, conforto e segurança aos funcionários, prevenindo riscos e imprevistos que podem acabar com qualquer viagem.
Além disso, as pessoas que viajam em nome da empresa são os seus representantes na cidade ou país de destino. Assim, é crucial garantir a boa imagem da companhia para fornecedores, parceiros ou clientes. E isso só pode ser assegurado caso a viagem seja muito bem estruturada e planejada pela empresa contratada.
Para que a contratação de uma empresa de gestão de viagens não vire um problema daqueles complicados de resolver, fique atento, nos tópicos abaixo, a algumas questões importantes que devem ser verificadas antes da escolha definitiva.
A verificação da satisfação dos clientes
Uma das maneiras mais acertadas de verificar a idoneidade de qualquer empresa é buscando saber o nível de satisfação de seus clientes, certo? Por isso, busque na internet as opiniões de outras companhias que já contrataram a empresa de gestão de viagens que você está considerando, antes de fechar negócio.
E não se atente apenas ao site oficial da empresa. Nessa plataforma, a empresa possui o controle sobre os comentários e depoimentos postados, e pode manejá-los de maneira a ocultar revisões negativas ou reclamações. Assim, fazer uma busca pelo nome da empresa em redes sociais, no próprio Google ou em sites especializados em reclamações de clientes, como o ReclameAqui, é uma maneira mais confiável de assegurar a idoneidade da empresa.
É possível verificar também se há reclamações administrativas ou ações judiciais contra a empresa junto ao Procon, Juizado Especial ou Fórum de sua cidade. Ter a certeza de que a companhia possui muito mais clientes satisfeitos do que insatisfeitos é uma das melhores maneiras de assegurar que um serviço ético e de qualidade será prestado.
O comprometimento com as solicitações
Por mais que, ao contratar uma empresa de gestão de viagens, a responsabilidade sobre o planejamento e a execução de viagens corporativas e de incentivo fique totalmente a cargo da prestadora do serviço, é essencial que ela se mostre bastante atenta às solicitações da empresa contratante, como já mencionamos anteriormente.
Cada empresa possui sua missão, valores e objetivos corporativos próprios, e as viagens feitas em nome ou a favor dela devem estar totalmente alinhadas a essas questões. Exigências, solicitações ou qualquer outra necessidade da empresa contratante devem ser escutadas com atenção pela contratada e, mais importante do que isso, executadas com excelência.
O mesmo se pode dizer de tetos orçamentários, que devem ser previamente acordados e cumpridos. Afinal, se a cada deslocamento o orçamento de viagem estipulado previamente acaba sendo extrapolado por qualquer motivo que seja, não faz muito sentido contar com uma empresa que foi contratada justamente para gerir essa demanda da contratante com profissionalismo, certo?
Além disso, se a sua empresa possui uma política de viagem corporativa bem estruturada e estabelecida, é imprescindível que a contratada esteja atenta e cumpra literalmente tudo o que está previsto no documento. Afinal, o objetivo principal de uma política de viagens é justamente ser um apanhado de todas as diretrizes, regras e detalhes diretamente envolvidos nas viagens corporativas de uma companhia, e, devido à sua extrema importância, deve ser rigorosamente obedecida.
Atendimento às demandas dos funcionários
Os funcionários que viajam pela empresa, seja a trabalho, seja para desfrutar de um bônus oferecido pela companhia, também possuem suas demandas em relação às viagens. De nada adianta atender somente às necessidades da empresa se as dos colaboradores forem ignoradas.
Oferecer transporte rápido e com o menor número possível de escalas em aeroportos, hospedagem em um local seguro, limpo e que proporcione conforto, além de uma estrutura de apoio e logística corretamente montada e disponível a qualquer momento, são cuidados que a empresa de gestão de viagens deve, obrigatoriamente, ter com os colaboradores.
Além dessas demandas básicas, e que servem para praticamente qualquer pessoa, também podem surgir outras. Funcionários com necessidades especiais ou com alguma solicitação incomum devem, do mesmo modo, ter suas necessidades individuais escutadas e atendidas pela empresa de gestão de viagens sempre que possível.
Esse tipo de cuidado com as pessoas que vão viajar, além de demonstrar responsabilidade e atenção aos passageiros, também é capaz de evitar saias justas e até mesmo problemas mais graves. Afinal, caso o colaborador se sinta lesado de alguma maneira enquanto viajava pela empresa, ele tem o direito de reclamar indenizações judicialmente. Por isso, todo o cuidado é pouco nessa questão.
Oferecimento de produtos do desejo do público
Esse ponto deve ser conferido com bastante atenção, especialmente no caso de empresas que desejam terceirizar a gestão de viagem de incentivo. As viagens de incentivo têm sido a cada dia mais utilizadas por companhias do Brasil inteiro como uma maneira de premiar metas e objetivos alcançados, bem como os colaboradores que mais se destacaram em suas atividades.
Quando bem planejada e estruturada, a viagem de incentivo é uma das ferramentas corporativas mais poderosas quando se trata de valorizar o bom trabalho de colaboradores, incentivar equipes e motivar o desenvolvimento individual de cada funcionário. E como, geralmente, estão atreladas ao alcance de bons resultados ou metas específicas, as viagens de incentivo costumam “se pagar”, não trazendo prejuízo algum à organização.
Porém, para que realmente tragam benefícios reais à empresa e aos colaboradores contemplados, é essencial que uma viagem de incentivo ofereça destinos, atrações e produtos que estejam em harmonia com os desejos do público que vai viajar. Do contrário, a estratégia pode se revelar como um tiro no pé, trazendo frustração e insatisfação dos funcionários com a empresa.
Em função disso, ao contratar uma empresa de gestão de viagens, certifique-se de que ela realmente se preocupa em oferecer produtos do desejo do público. Para isso, ela deve estar disposta a analisar o perfil dos funcionários da empresa, a faixa etária e estado civil predominante, bem como remuneração e desejos individuais.
Somente fazendo esse tipo de levantamento é possível evitar situações constrangedoras, como enviar um grupo de jovens solteiros a um hotel fazenda no meio do nada ou uma turma de gestores mais experientes e com família formada para uma cidade onde o forte é a vida noturna.
Passeios turísticos, locais a serem visitados, restaurantes e bares, tipo de hospedagem: todas essas questões mudarão conforme o perfil dos viajantes. E a empresa responsável pela gestão de viagens deve, obrigatoriamente, estar muito atenta a essa questão.
Comunicação e atendimento
Ao se tornar responsável pela gestão de viagens da sua empresa, a contratada deve também oferecer serviços de comunicação e atendimento extremamente eficientes e ágeis. Não esqueça que, a partir da assinatura do contrato, a companhia de gestão de viagens deve oferecer todo o suporte necessário às pessoas que vão viajar pela empresa.
Em caso de qualquer emergência ou imprevisto, quem deve ser contato? E por qual meio? Mesmo que a contratada firme parcerias com outros fornecedores e prestadores de serviços, que fiquem responsáveis por seguros e atendimento ao cliente, ela também deve oferecer transparência e ética no atendimento de demandas não previstas.
Além disso, o atendimento ágil e atencioso durante o período de planejamento e estruturação de uma viagem corporativa e de incentivo também deve ser levado em consideração. Desconfie de empresas que demoram dias e até mesmo semanas para responder a uma solicitação feita por e-mail, por exemplo. Dê preferência para empresas que se mostram realmente comprometidas a oferecer os melhores serviços de gestão de viagens à sua organização.
Documentação e regulamentação em dia
Para que possa ser considerada realmente idônea, toda e qualquer empresa deve estar com sua documentação e regulamentação jurídica e tributária em dia. Existe uma série de passos e buscas em distintos órgãos e empresas fiscalizadoras que podem comprovar que determinada companhia está ativa e se possui ou não irregularidades e pendências judiciais. Algumas dessas consultas podem ser feitas gratuitamente, pela internet, enquanto outras são pagas.
Entre as gratuitas, está a consulta ao site da Receita Federal. Fornecendo o CNPJ da empresa é possível comprovar se ela está com o cadastro ativo e legal. Do mesmo modo, uma consulta ao cartório distribuidor de títulos para protesto de sua cidade pode esclarecer se existe algum tipo de protesto em nome da empresa que você pretende contratar.
Também é possível consultar no site do Portal da Transparência, órgão do Governo Federal, o Cadastro Nacional de Empresas Idôneas e Suspensas (CEIS). O CEIS é um banco de informações gerido pela Controladoria Geral da União, contendo uma lista de todas as empresas do país que já sofreram sanções e restrições ao direito de participar de licitações públicas ou de celebrar contratos com a Administração Pública em decorrência de processos ou multas judiciais. Para verificar se a empresa de gestão de viagens que você deseja contratar está presente no banco de dados do CEIS, basta digitar o CNPJ da companhia no site.
Já entre os serviços pagos, há a consulta à Junta Comercial, responsável pelo registro de todas as empresas de cada estado, em que podem ser conferidas informações como o CNPJ e a localização da companhia. Apesar de não ser gratuito, as informações prestadas durante a consulta são bastante seguras e confiáveis e o preço cobrado é bastante acessível.
Por mais que a busca e consulta da documentação e regulamentação da empresa seja algo trabalhoso e, em alguns casos, gere alguma espécie de custo para a empresa contratante, esse procedimento tem o poder de evitar surpresas bastante desagradáveis no futuro.
O cadastro junto ao Ministério do Turismo
O Ministério do Turismo é o órgão governamental responsável pela autorização e fiscalização do funcionamento de toda empresa que trabalhe nesse ramo. As companhias de turismo, para poderem exercer suas atividades dentro da legalidade, devem estar devidamente cadastradas no Cadastur, conforme previsto nas Leis nº 11.771/08 e nº 8.623/93.
O Cadastur é um sistema de cadastro nacional que abrange pessoas físicas e jurídicas que trabalham no ramo do turismo, seja ele corporativo ou voltado exclusivamente ao lazer. O programa é executado pelo Ministério do Turismo em parceria com os órgãos oficiais de turismo presentes em todos os estados brasileiros e no Distrito Federal.
Por meio da busca pelo CNPJ da empresa no site do Cadastur, é possível ter acesso, gratuitamente, a informações referentes à legalização do cadastro da companhia junto ao Ministério do Turismo, bem como a todos os serviços que ela oferece aos clientes.
As cláusulas contratuais
Por fim, mas não menos importante, está a análise cuidadosa de todas as cláusulas contratuais antes da assinatura do contrato entre a empresa contratante e a empresa contratada. Verificar com atenção esse documento antes de firmar a parceria pode soar um tanto quanto óbvio, mas, por incrível que pareça, muitos gestores não estão tão atentos quanto deveriam a essa questão.
Mesmo que a empresa atenda a todos requisitos anteriores, é essencial analisar cada parágrafo, cláusula e alínea contida no contrato, para evitar qualquer tipo de surpresa desagradável no momento da prestação do serviço contratado. Dê especial atenção às regras, direitos e obrigações tanto da contratante quanto da contratada, procedimentos previstos em caso de rescisão do contrato e eventuais cobranças adicionais.
Dessa forma, você saberá com 100% de certeza tudo o que pode esperar ou não do serviço contratado e diminuirá de maneira significativa os riscos de qualquer insatisfação ou arrependimento no futuro.
Assegurar que a gestão de viagens de uma empresa seja realmente efetiva e eficiente, e que leve em consideração tanto os interesses da empresa quanto os dos colaboradores que vão viajar, deveria ser uma prioridade para qualquer companhia. Afinal, quando mal administrada, os resultados obtidos com a viagem podem ser exatamente o oposto do que se esperava inicialmente: prejuízos financeiros, insatisfação de colaboradores e até mesmo prejuízos para a imagem da empresa.
E é justamente para evitar esse cenário desastroso que muitas companhias estão atualmente optando por contratar empresas específicas do ramo, que contam com um quadro de funcionários altamente especializados e experientes em gestão de viagens. Dessa maneira, busca-se alcançar um serviço de excelência, que traga benefícios reais a todos os envolvidos no processo.
Entretanto, como você pôde comprovar ao longo desse post, é essencial ficar atento à idoneidade da empresa que se deseja contratar. Se a sua organização está em busca de uma empresa para manejar a gestão de viagens nesse momento, fique de olhos bem abertos em relação a todos os itens citados aqui, verificando um a um: nível de satisfação de clientes, comprometimento com as solicitações, comunicação, atendimento às demandas dos funcionários, oferecimento de produtos de interesse do público, documentação e regulamentação em dia e cláusulas contratuais.
Por mais trabalhoso que verificar todas essas questões possa parecer à primeira vista, não abra mão de realizar essa análise. Somente assim é possível garantir a entrega de um serviço altamente qualificado e organizado, alinhado aos interesses da companhia e que entregue valor e satisfação aos colaboradores que viajam em nome da empresa ou que são contemplados com uma viagem de incentivo.
Se você está em busca de uma empresa altamente especializada no ramo de gestão de viagens corporativas e de incentivo, entre em contato com a gente! A Copastur é referência na área e pode auxiliar a sua empresa a encontrar as melhores soluções do mercado de viagens de negócios!
