Os indicadores de viagem são peças-chave para que o gestor de viagem corporativa garanta uma gestão eficiente e alinhada com os objetivos estratégicos da empresa. Eles permitem o diagnóstico rápido de problemas, a formulação de estratégias mais eficazes e melhorias no retorno sobre o investimento.
Além disso, monitorar esses dados permite identificar tendências, ajustar a política de viagem corporativa e negociar com fornecedores de forma mais eficaz, gerando economia e garantindo a segurança e bem-estar dos colaboradores durante suas viagens.
Se você quer saber quais indicadores são importantes e como analisá-los, continue a leitura deste post!
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O que são indicadores de viagens corporativas
Indicadores de viagens são métricas utilizadas para avaliar e monitorar diversos aspectos relacionados à gestão das viagens corporativas em uma empresa.
Ao analisar esses dados, é possível identificar oportunidades de otimização, reduzir custos da empresa, melhorar a experiência dos viajantes e garantir o alinhamento das viagens com os objetivos estratégicos da organização. Além disso, com um acompanhamento rigoroso desses indicadores, as empresas podem tomar decisões mais assertivas e garantir que cada viagem gere o máximo retorno sobre o investimento.
Qual a diferença entre métricas e KPIs?
Antes de indicarmos alguns KPIs (Key Performance Indicator, ou indicadores-chave de performance, em português) para viagens corporativas, é importante que você entenda a diferença entre eles e as métricas.
As métricas servem como base para a construção de um indicador. Elas não apresentam apontamentos sobre sua política de viagens corporativas, mas números que você pode utilizar para os mais diversos fins. Alguns exemplos de métricas relacionadas a esse setor são:
Perceba que, embora os dados sejam importantes, nada informam sobre a estratégia de uma empresa.
Os KPIs vão além. Eles são determinados conforme o objetivo da sua campanha, reunindo métricas coletadas para indicar comportamentos. Por isso, enfatiza-se tanto a importância de um planejamento estratégico antes da definição dos indicadores. Alguns exemplos de indicadores-chave para viagens corporativas são:
- Satisfação e segurança do viajante;
- Conformidade do viajante com a política;
- Emissões de carbono, etc.
O relatório de viagens corporativas (RDV) precisa atender às necessidades da sua empresa. Por isso, não adianta coletar uma série de números se você não sabe ao que eles se referem e como eles podem ajudar na melhoria das suas práticas.
É de suma importância, portanto, transformar seus dados em informações que auxiliem a controlar gastos, melhorar negociações de contratos com fornecedores e poupar recursos.
KPIs para viagens corporativas: quais indicadores acompanhar?
Os KPIs, como você já deve ter percebido, dependem das particularidades de cada empresa. Na verdade, não há “receita de bolo”. Ainda assim, há alguns indicadores de viagens importantes no âmbito geral das empresas. Acompanhe:
1. Gastos e economias com viagens corporativas
Uma empresa com uma política fortalecida de viagens corporativas destina recursos significativos para a manutenção dessa prática, tais como: hospedagens corporativas, tarifas aéreas, transportes, alimentação do funcionário na viagem a trabalho, entre outros.
O rastreamento desses custos com a viagem corporativa, portanto, é um KPI importante a ser acompanhado.
Para medir e determinar o KPI de gastos e economias com viagens corporativas, você pode se valer de uma série de métricas. Entre elas, estão:
- Uso de canais de reservas;
- Economia realizada;
- Formas de pagamento autorizadas.
Entenda-as a seguir.
2. Uso de canais de reserva autorizados
Essa métrica essencial para os KPIs de gastos aponta quantos viajantes corporativos usam canais de reservas autorizados para reservar quartos em hotéis, transporte terrestre ou viagens aéreas. Após dividir os gastos com bilhetes e reservas pelo total de custos com viagens, você terá o nível de visibilidade de reservas.
Quanto mais alto for o seu resultado, mais chances terá de fazer economias. Quando a totalidade de funcionários utilizar os canais de reservas autorizados, como os softwares de gestão de viagens, que mostram tarifas e opções dentro de sua política de viagens, todos os gastos serão registrados e mensurados.
3. Uso de formas de pagamento autorizadas
A visibilidade de pagamento é uma métrica importante e pode ser calculada pela divisão de gastos relacionados à viagem em um cartão de crédito corporativo pelo total de gastos com viagens.
Quando todos os pagamentos são concentrados em cartões de crédito corporativos, fica mais simples monitorar despesas e economizar.
4. Economia realizada
Essa métrica permite calcular o quanto tem sido reduzido em gastos com viagens corporativas por meio de descontos oferecidos por fornecedores preferenciais.
5. Ticket médio aéreo
O ticket médio aéreo ajuda a avaliar os gastos com transporte aéreo e a identificar períodos de queda no valor das passagens. A desvalorização cambial e a instabilidade política, por exemplo, exercem grande impacto nessa taxa.
Tanto os tickets médios aéreos quanto os de hospedagens sofrem muitas oscilações ao longo do ano. Muitas vezes, eles variam dentro de um mesmo dia, durante uma cotação, ocorrendo até em pequenos intervalos de tempo.
Ao identificar como essas variações acontecem e quando o valor está mais baixo, será possível determinar as melhores datas para viajar, garantindo melhores tarifas, aproveitando as oportunidades.
6. Relação com fornecedores
Um bom relacionamento com fornecedores (transporte terrestre, companhias aéreas, hotéis, brindes, etc.) permite economias significativas com as viagens. Por isso, indica-se que você conte com uma agência especializada em viagens corporativas, já que esse tipo de empresa conta com parcerias consolidadas e muita experiência nas negociações.
Optando pelo fornecedor certo, você reduz significativamente seus custos. Esse KPI de viagens corporativas lançará apontamentos sobre como você está negociando com seus fornecedores. Para isso, ele monitora:
7. Economias em contratos
Para obter esse índice, compare suas tarifas negociadas com as tarifas regulares oferecidas pelas empresas.
Compare ainda os preços de um fornecedor preferencial em relação às tarifas regulares que ele pratica. Em seguida, multiplique a diferença pelo volume unitário. Esse cálculo deve ser feito para todas as reservas já realizadas com o mesmo fornecedor. Assim, você saberá qual é a sua taxa de redução de gastos com contratos.
8. Suporte ao contrato
Se você já firmou contrato com seus fornecedores preferenciais de viagens, passe a dividir seu gasto com reservas com um fornecedor pelo total contratado. Quanto mais alto for o resultado obtido, maior é o suporte que você tem concedido ao seu fornecedor. Sua posição de negociação, portanto, melhora.
9. Satisfação do viajante
Seus colaboradores estão satisfeitos com a gestão de viagens? Eles precisam se sentir amparados quando viajam a trabalho, ganhando tranquilidade para negociar.
Envie, periodicamente, pesquisas de satisfação aos seus viajantes. Ao calcular a diferença entre a média de satisfação e a pontuação mais alta fornecida por seus viajantes, você obtém índices de quanto trabalho precisa ser feito para melhorar a satisfação dos colaboradores que realizam viagens de negócios.
10. Adesão ao self-booking e desvios da política de viagens
As maiores agências de viagens corporativas do Brasil contam com eficientes programas para reservas de passagens aéreas, quartos de hotéis, restaurantes, entre outros — tudo isso com recursos para medir a performance dos seus colaboradores durante as viagens e coletar dados para você mensurar, posteriormente, o retorno sobre o investimento. Esse indicador permite ainda saber se os seus colaboradores estão alinhados com a política de viagens corporativas.
Economias em viagens corporativas caminham em paralelo a políticas robustas. Isso assegura não só negociações mais consistentes como uma boa representação da imagem da sua empresa.
Os KPIs de conformidade analisam métricas como cumprimento das regras de cabine, uso de tarifas aéreas mais econômicas, número de reservas de hotéis realizadas em canais oficiais, entre outros.
11. Visibilidade de gastos e saving
Para obter sucesso no processo de gestão da viagem, garantindo saving, é imprescindível saber como a empresa destina os recursos para as viagens de trabalho. Nesse aspecto, vale a pena observar, por exemplo, o meio de pagamento. Isso pode ser feito dividindo o total de despesas pelo gasto em cartões corporativos, por exemplo.
Outro aspecto que pode ser acompanhado é o saving obtido por meio da Travel Management Company (TMC). Como esse serviço inclui acordos e negociações pontuais, escolha de fornecedores que ofereçam opções mais vantajosas com relação a preço e qualidade, permitindo a possibilidade de economizar e atingir um saving mais significativo, que vai garantir o sucesso do processo.
Quais são os maiores erros na hora de definir os KPIs de viagens corporativas?
Muitas empresas continuam aprendendo a fazer bons relatórios de viagens corporativas. Alguns dos erros mais comuns são:
- Não realizar benchmarking com outras empresas semelhantes para identificar possíveis melhorias, como o ticket médio por rota;
- Medir somente o cumprimento da política de viagens de maneira global, sem fragmentar seu uso por comportamento;
- Não comparar períodos anteriores e não montar curvas de aprendizado;
- Analisar o market share somente com o intuito de identificar o ranking de fornecedores.
Os KPIs de viagens corporativas precisam levar em conta os objetivos da sua empresa, as necessidades dos viajantes e as práticas aceitas no código de conduta. Portanto, não há padrões determinados na hora de definir indicadores-chave.
Como analisar os KPIs de viagens corporativas?
Apesar de existir vários KPIs importantes para o setor de viagens, é importante destacar que cada empresa deve determinar o que é essencial conforme as necessidades. Uma organização pode desejar apenas reduzir o custo, enquanto outra quer otimizar o processo com o aumento da tecnologia.
Veja alguns meios de analisar os dados:
- Evite olhar apenas um indicador isolado, pois ele pode não trazer a dimensão do que está acontecendo na empresa;
- Determine indicadores de desempenho mensuráveis e alcançáveis, preferencialmente trabalhando em conjunto com sua TMC;
- Analise os dados em um período curto e flexível, assim, eles poderão ser adaptados às mudanças do setor;
- Reavalie os indicadores com frequência e determine novas metas para otimizar os resultados.
Como a Copastur pode ajudar a otimizar os gastos com viagens corporativas
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