Em um cenário de crises econômicas e de mudanças tecnológicas e comportamentais, o papel do gestor de viagens se transformou significativamente.
Aos poucos, ele abandona sua abordagem exclusivamente operacional, que se restringia à solicitação de serviços, bem como ao gerenciamento de viagens, e foca em trazer melhorias para a experiência do viajante. Essa mudança também se deve ao crescimento e profissionalização das agências especializadas, que amparam esses profissionais com as etapas operacionais e os deixam livres para as tarefas mais analíticas.
Em relação às viagens corporativas, o gestor de compras se responsabiliza por alinhar estratégias às políticas de viagens, procurando sempre a melhor relação entre custo e benefício. Os indicadores-chave de performance (ou KPIs — Key Performance Indicator) são, portanto, essenciais para que ele possa avaliar, quantitativa e qualitativamente, as suas escolhas e planos de ação.
Quer entender quais são os novos papéis atribuídos ao gestor de compras e como os KPIs em viagens corporativas podem ajudá-lo no cumprimento das funções estratégicas? Acompanhe o nosso post!
Quais são os novos papéis de um gestor de compras no universo das viagens corporativas?
Como dissemos, aos poucos, o gestor de compras deixa as suas atividades exclusivamente operacionais — relativas a tarefas como solicitação de serviços e emissão de boletos — para cuidar da experiência do viajante corporativo. Dessa forma, ele precisa acompanhar tendências, fechar acordos e contratos e verificar pesquisas de satisfação, algo que exige maior articulação com outros departamentos e até mesmo com agentes externos.
O gestor de viagens também ganha novas funções em um cenário de crise, dada que a necessidade de redução de custos é concomitante à de personalização de experiências.
A tecnologia também oferece outras perspectivas para esses profissionais, trazendo ferramentas de mobilidade e aplicativos para acompanhar o progresso das atividades, as experiências dos participantes da viagem e o diálogo com fornecedores.
Assim, entende-se que o gestor de compras é um facilitador para que os departamentos financeiros cumpram as políticas de viagens e prossigam com o bom gerenciamento de custos sem prejudicar a experiência dos envolvidos. Ele também é a ponte entre os viajantes, os gestores e os fornecedores, de modo que todos trabalhem pelo sucesso da viagem e colham benefícios dessa oportunidade.
Qual é o papel dos KPIs para o trabalho de um gestor de compras?
Para o gestor de compras, os indicadores-chave exercem um papel essencial, pois ajudam a mensurar o grau de sucesso de uma empresa em suas viagens corporativas. Dada as transformações sofridas na profissão, a tecnologia trouxe e também facilitou a necessidade de acompanhamento desses dados, tornando as análises quantitativas mais precisas.
A escolha dos indicadores a serem utilizados varia de acordo com a natureza de seus negócios, as metas do período e o que a sua viagem propõe em relação ao planejamento da estratégico da empresa. Ou seja, os indicadores ajudam a facilitar o diálogo entre o gestor de compras e diferentes departamentos.
Quais KPIs em viagens corporativas precisam ser acompanhados por um gestor de compras?
Alguns KPIs tornam-se especialmente importantes para o trabalho de um gestor de compras. Confira alguns deles a seguir.
Economia total negociada
Esse indicador mensura quanto a empresa economiza com os descontos obtidos junto aos fornecedores. Para obter a economia total negociada, você deve multiplicar a diferença entre o preço praticado no mercado e a taxa negociada pelo volume contratado. Ela vale para reservas de voos, locação de veículos e hotéis.
Uso de canais de reserva autorizados
Essa métrica aponta quantos viajantes usam os canais de reserva autorizados para fazer suas reservas em hotéis, viagens aéreas ou transporte terrestres.
Quanto mais alto for o resultado, mais chances haverá de fazer economias. Isso porque, quanto mais funcionários usarem esses canais de reserva, mais gastos são registrados e mensurados. Para um gestor de compras, esses dados facilitam bastante o trabalho!
Ticket médio aéreo
O ticket médio aéreo ajuda a mensurar os gastos com transporte aéreo e a identificar períodos de alta e queda no valor das passagens.
Economias em contratos
O relacionamento com fornecedores também precisa ser mensurado e constantemente avaliado. Afinal, isso permite economias significativas com companhias aéreas, hotéis, transporte terrestre, entre outros. Contar com uma agência especializada pode auxiliá-lo nessa tarefa, pois essas empresas contam com parcerias sólidas e experiência nas transações.
Para verificar como anda seu poder de negociação com fornecedores, você pode fazer uma análise da economia obtida com contratos. Procure comparar as tarifas regulares às tarifas negociadas com as empresas.
Acompanhe ainda os preços de um fornecedor preferencial em relação às tarifas regulares que ele pratica.
Satisfação do viajante
Alinhada às novas expectativas em torno das funções de um gestor de compras está a necessidade de acompanhar a satisfação dos viajantes. Por meio de pesquisas simples, facilitadas por aplicativos, você verifica se seus colaboradores estão satisfeitos com a gestão de viagens. Procure fazer os seguintes questionamentos em relação à experiência dos colaboradores:
- eles encontram todas as informações necessárias?
- recebem ajuda quando necessário?
- se sentem confortáveis nos hotéis e durante o voo?
- têm as expectativas correspondidas?
- encontraram boas condições para realizar suas tarefas no destino escolhido?
- acreditam que determinada experiência ofereceu ganhos nos âmbitos profissional e pessoal?
Essas perguntas podem ser respondidas em uma escala de 1 a 10, por exemplo. Quando você calcula a diferença entre a média de satisfação e a pontuação mais alta fornecida por seus viajantes, você tem algumas noções do que precisa ser feito para melhorar a experiência dos funcionários que realizam viagens corporativas.
Quaisquer sejam os KPIs definidos por sua empresa, é essencial que você se certifique de que eles são mensuráveis e relevantes para o seu planejamento estratégico. Não adianta selecionar uma série de indicadores que você não consiga acompanhar, que não dialoguem com os objetivos de sua empresa ou que não sejam referentes a determinado período de tempo.
Os KPIs em viagens corporativas facilitam o trabalho do gestor de compras na implementação de políticas efetivas de viagem, no acompanhamento e redução de custos, no planejamento, na elaboração de relatórios direcionados para cada departamento e stakeholder e no uso da tecnologia.
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