A gestão de mobilidade corporativa é essencial para garantir que as empresas otimizem seus recursos e maximizem a produtividade dos colaboradores em deslocamento. Com um planejamento eficiente, é possível alinhar as necessidades de viagem com os objetivos estratégicos da organização, reduzindo custos e melhorando a experiência do viajante.
Ao implementar políticas claras e utilizar tecnologia para monitorar e gerenciar esses processos, as empresas podem aumentar a eficiência, promover a sustentabilidade e assegurar que seus colaboradores cheguem ao destino preparados e motivados para alcançar os resultados desejados.
Neste post, iremos nos aprofundar no tema gestão de mobilidade corporativa e abordaremos desde o conceito a formas de fazer uma boa gestão. Confira!
O que é gestão de mobilidade corporativa
A gestão de mobilidade corporativa é o processo de organizar e coordenar as diversas formas de transporte utilizadas pelos colaboradores de uma empresa, tanto para viagens de negócios quanto para deslocamentos diários.
Ela vai muito além da compra das passagens corporativas e reserva de hotéis, pois trata-se de um processo estratégico que engloba desde a definição de políticas de viagem, passando pela escolha dos melhores fornecedores, até a análise de dados para entender padrões de viagem e identificar oportunidades de redução de custos para a empresa e melhoria da experiência do colaborador.
Como fazer uma boa gestão de mobilidade
1. Adote uma política de viagens clara
Uma política de viagens corporativas bem definida ajuda a padronizar processos, como solicitações de viagens e reembolsos, reduzindo confusões e mal-entendidos. Além disso, isso permite um melhor controle dos custos envolvidos, contribuindo para a saúde financeira da empresa
2. Monitore os Gastos
Utilize relatórios e análises para monitorar os custos com viagens corporativas. Ao identificar padrões e tendências, você pode tomar decisões mais estratégicas e otimizar o orçamento.
3. Priorize a Segurança
A segurança dos colaboradores em viagens (duty of care) é uma prioridade. Mantenha-se atualizado sobre as condições de segurança nos destinos e ofereça ferramentas e recursos para garantir a segurança dos viajantes, como aplicativos de emergência e seguros de viagem.
4. Declare as Despesas com Precisão
Estabelecer um sistema claro para apresentação de comprovantes e análise de custos ajuda a identificar áreas onde os gastos podem ser reduzidos, além de garantir conformidade com as políticas internas.
5. Negocie com Fornecedores
Entre em contato com fornecedores de viagens, como companhias aéreas e hotéis, para negociar tarifas especiais e condições exclusivas para a sua empresa.
Ao negociar, você pode garantir melhores preços e serviços para os seus colaboradores.
6. Automatizar Processos
A automação de processos pode reduzir erros humanos e aumentar a eficiência na gestão da mobilidade corporativa. Utilizar softwares de gestão de viagens que gerenciam automaticamente dados e informações relacionadas às viagens permite um controle mais rigoroso e facilita o cumprimento das políticas estabelecidas
Isso oferece uma visão completa sobre os custos e permite identificar oportunidades de otimização. Além disso, essas ferramentas melhoram a experiência do colaborador, facilitando o planejamento e o controle das viagens.
Ao escolher uma ferramenta, considere a facilidade de uso, a integração com outros sistemas e os recursos disponíveis, como reserva de voos, hotéis e aluguel de carros.
Conheça a Mobilidade oferecida pela Copastur
O app de mobilidade para viagens corporativas da Copastur é uma plataforma que proporciona a gestão e otimização de gastos com táxi e serviços particulares, por meio de aplicativo em iOS e Android para os funcionários e central de gestão web para a empresa.
Nosso sistema permite que, em alguns cliques, o solicitante visualize as opções disponibilizadas, localização imediata e tempo de deslocamento do carro que irá transportá-lo. Ainda é possível obter o histórico de viagem detalhado e flexibilidade no pagamento.
Dessa maneira, ele facilita a escolha do transporte de sua preferência. O gestor, por sua vez, pode gerenciar de forma mais precisa as movimentações e gastos com o ir e vir dos funcionários.
Para desenvolver essa tecnologia, a ideia foi unificar as experiências de todas as soluções que tratam mobilidade, simplificar e agregar valor ao viajante final. O objetivo da ferramenta não é competir com os aplicativos de mercado, mas sim integrar as soluções das despesas de viagens de maneira humanizada.
Dentro da plataforma, o colaborador pode realizar o trajeto em diferentes aplicativos de transporte. O gestor, por sua vez, pode conferir se os funcionários estão de acordo com as boas práticas de gastos com transporte corporativo. Toda a gestão fica centralizada, com relatórios simples em poucos cliques e uma visualização completa para facilitar o trabalho de análise.
Veja o vídeo abaixo!
Benefícios do app de mobilidade da Copastur para as empresas
Além dos benefícios já citados que envolvem mais os colaboradores, existem as vantagens específicas para as empresas. Entre elas:
Facilidade
- Proporciona economia para as organizações, facilitando a rotina do gestor de viagens e principalmente do viajante.
Liberdade de escolha
- A empresa escolhe com quais serviços quer trabalhar;
- O profissional pode acrescentar ou substituir um serviço, a qualquer momento;
- A organização aproveita o melhor de cada serviço.
Controle
- Centralização das informações;
- Aplicação de regras unificadas: horários, distâncias, centros de custo.
Economia
- Redução de gastos com táxi e transporte particular em até 20% para empresas que já operam com transporte particular;
- Redução de 50% para empresas que operam com reembolso de despesas de viagem;
- Menor demanda de pessoal administrativo.
Segurança e Compliance
- Evita o uso indevido e previne fraudes
- Opções rápidas e seguras aos colaboradores
- Acesso restrito à identificação dos colabores e endereços completos.
Integração
Possibilidade de integração entre nossa ferramenta de mobilidade e a ferramenta do cliente de Expense Management, que gerencia o adiamento e adiantamento de prestação de contas/cartão corporativo em um fluxo automatizado.
No entanto, muitas empresas deixam de inserir o cartão corporativo por não conseguir gerenciá-lo, principalmente com relação ao fluxo de caixa e devolução de valores para a organização. Dessa forma, o Expense permite um gerenciamento mais completo e claro para a gestão avaliar.
Quando unificado com o Travel Analytics, temos o end to end, ou seja, a análise de quanto custou o investimento no colaborador através da viagem, gerando uma análise total.
Agora que você já sabe o que é a gestão de mobilidade corporativa e como funciona o aplicativo da Copastur, aproveite para conhecer as outras soluções de viagem corporativa da empresa e impulsione ainda mais os resultados da sua empresa!
