A gestão de mobilidade corporativa é essencial para garantir que as empresas otimizem seus recursos e maximizem a produtividade dos colaboradores em deslocamento. Com um planejamento eficiente, é possível alinhar as necessidades de viagem com os objetivos estratégicos da organização, reduzindo custos e melhorando a experiência do viajante.
Ao implementar políticas claras e utilizar tecnologia para monitorar e gerenciar esses processos, as empresas podem aumentar a eficiência, promover a sustentabilidade e assegurar que seus colaboradores cheguem ao destino preparados e motivados para alcançar os resultados desejados.
Neste post, iremos nos aprofundar no tema gestão de mobilidade corporativa e abordaremos desde o conceito a formas de fazer uma boa gestão. Confira!
O que é gestão de mobilidade corporativa
A gestão de mobilidade corporativa é o processo de organizar e coordenar as diversas formas de transporte utilizadas pelos colaboradores de uma empresa, tanto para viagens de negócios quanto para deslocamentos diários.
Ela vai muito além da compra das passagens corporativas e reserva de hotéis, pois trata-se de um processo estratégico que engloba desde a definição de políticas de viagem, passando pela escolha dos melhores fornecedores, até a análise de dados para entender padrões de viagem e identificar oportunidades de redução de custos para a empresa e melhoria da experiência do colaborador.
Como fazer uma boa gestão de mobilidade
1. Adote uma política de viagens clara
Uma política de viagens corporativas bem definida ajuda a padronizar processos, como solicitações de viagens e reembolsos, reduzindo confusões e mal-entendidos. Além disso, isso permite um melhor controle dos custos envolvidos, contribuindo para a saúde financeira da empresa
2. Monitore os Gastos
Utilize relatórios e análises para monitorar os custos com viagens corporativas. Ao identificar padrões e tendências, você pode tomar decisões mais estratégicas e otimizar o orçamento.
3. Priorize a Segurança
A segurança dos colaboradores em viagens (duty of care) é uma prioridade. Mantenha-se atualizado sobre as condições de segurança nos destinos e ofereça ferramentas e recursos para garantir a segurança dos viajantes, como aplicativos de emergência e seguros de viagem.
4. Declare as Despesas com Precisão
Estabelecer um sistema claro para apresentação de comprovantes e análise de custos ajuda a identificar áreas onde os gastos podem ser reduzidos, além de garantir conformidade com as políticas internas.
5. Negocie com Fornecedores
Entre em contato com fornecedores de viagens, como companhias aéreas e hotéis, para negociar tarifas especiais e condições exclusivas para a sua empresa.
Ao negociar, você pode garantir melhores preços e serviços para os seus colaboradores.
6. Automatizar Processos
A automação de processos pode reduzir erros humanos e aumentar a eficiência na gestão da mobilidade corporativa. Utilizar softwares de gestão de viagens que gerenciam automaticamente dados e informações relacionadas às viagens permite um controle mais rigoroso e facilita o cumprimento das políticas estabelecidas
Isso oferece uma visão completa sobre os custos e permite identificar oportunidades de otimização. Além disso, essas ferramentas melhoram a experiência do colaborador, facilitando o planejamento e o controle das viagens.
Ao escolher uma ferramenta, considere a facilidade de uso, a integração com outros sistemas e os recursos disponíveis, como reserva de voos, hotéis e aluguel de carros.
Conheça a Mobilidade oferecida pela Copastur
O app de mobilidade para viagens corporativas da Copastur é uma plataforma que proporciona a gestão e otimização de gastos com táxi e serviços particulares, por meio de aplicativo em iOS e Android para os funcionários e central de gestão web para a empresa.
Nosso sistema permite que, em alguns cliques, o solicitante visualize as opções disponibilizadas, localização imediata e tempo de deslocamento do carro que irá transportá-lo. Ainda é possível obter o histórico de viagem detalhado e flexibilidade no pagamento.
Dessa maneira, ele facilita a escolha do transporte de sua preferência. O gestor, por sua vez, pode gerenciar de forma mais precisa as movimentações e gastos com o ir e vir dos funcionários.
Para desenvolver essa tecnologia, a ideia foi unificar as experiências de todas as soluções que tratam mobilidade, simplificar e agregar valor ao viajante final. O objetivo da ferramenta não é competir com os aplicativos de mercado, mas sim integrar as soluções das despesas de viagens de maneira humanizada.
Dentro da plataforma, o colaborador pode realizar o trajeto em diferentes aplicativos de transporte. O gestor, por sua vez, pode conferir se os funcionários estão de acordo com as boas práticas de gastos com transporte corporativo. Toda a gestão fica centralizada, com relatórios simples em poucos cliques e uma visualização completa para facilitar o trabalho de análise.
Veja o vídeo abaixo!
