Que as viagens corporativas são essenciais para o sucesso de uma empresa em um mercado globalizado e competitivo, todo mundo sabe. Mas como garantir que essas viagens gerem resultados e não aumentem demasiadamente os custos de sua empresa? O segredo está na política de viagens.
Regras e procedimentos ajudam a padronizar as solicitações de viagens na empresa, de modo que seja possível estabelecer métricas, comparar resultados, chegar a procedimentos mais eficientes e fechar parcerias pertinentes. Mas quais são as normas para política de viagens essenciais?
Continue a leitura para conferir as nossas dicas!
Qual é a importância da política de viagens?
A política de viagens é essencial para que os custos com viagens corporativas sejam otimizados em sua empresa. Afinal, ela simplifica processos administrativos e operacionais, melhorando a qualidade das viagens e o controle delas por meio de indicadores, de medidas preventivas e uso de tecnologias.
Essa política de viagens corporativas deve ser o quão completa possível, de forma que ela antecipe cenários coerentes com a realidade de sua empresa. Ainda assim, é importante ter em mente que nem todas as situações são previsíveis, e a sua empresa precisa estar preparada para tomar ações de última hora, algo que a política de viagens também deve antever.
Quais são as principais normas para política de viagens a serem consideradas?
Com alguns princípios básicos, você chega a um consenso sobre as melhores práticas para as viagens corporativas de sua empresa.
Entenda a realidade de sua empresa
Uma boa política de viagens deve ser ajustada à realidade do negócio. Afinal, para definir o orçamento com hotéis, transporte e outros elementos, bem como o prazo de antecedência da solicitação, é necessário entender o perfil das viagens e as necessidades de cada departamento.
Algumas empresas lidam com maior imprevisibilidade que outras. Companhias midiáticas, por exemplo, precisam estar sintonizadas com a urgência dos fatos. Caso ocorra um grande acidente em um local distante, ela precisa estar preparada para deslocar seus repórteres com urgência. Há negócios que dependem de um número de deslocamentos maior, o que deve estar previsto na política de viagens, afim de que elas consigam descontos pelo maior volume de compras.
Entender as peculiaridades de sua empresa é essencial para estabelecer uma política de viagens corporativas coerente. Se você está com dificuldades na realização dessa tarefa, vale observar os exemplos de empresas da sua área de atuação. Faça um bom benchmarking, verificando os caminhos positivos que essas companhias já seguiram.
A realidade de sua empresa também interfere no detalhamento das diretrizes de viagens. Algumas instituições optam por uma política de viagens bem objetiva e com poucos detalhes. A ideia é facilitar a compreensão, bem como o cumprimento do que estiver estipulado. É comum que as mesmas regras se apliquem a supervisores, consultores, analistas, gerentes e diretores. Os agendamentos do mês subsequente podem ser realizados em um dia fixo por mês.
Outras empresas preferem uma política de viagens mais detalhada. Ali, distingue-se quais são os itens reembolsáveis e os não reembolsáveis, tais como gastos com transporte e ligações particulares. Normas para o uso do cartão corporativo, classe adotada nos lugares do avião, diretrizes para a locação de veículos, obtenção de tarifas reduzidas e hospedagem também devem fazer parte da política de viagens.
Defina diretrizes para os colaboradores
Antes de iniciar a elaboração da política de viagens da sua empresa, você precisa definir a quem ela se destina. Afinal, uma política de viagens só é efetiva quando considera também as necessidades do viajante. Se um colaborador não tem acesso a bons meios de transporte, por exemplo, pode ser que ele gaste mais horas se deslocando de um lugar para outro, o que reduz a qualidade da jornada e o tempo para a formulação de estratégias, bem como para o necessário descanso.
Outro ponto importante das diretrizes são os fluxos de solicitação e quem precisa aprová-los. É muito importante que essas diretrizes e normas sejam disponibilizadas aos colaboradores contemplados por sua política de viagens. Garanta que os procedimentos estejam claros, para todos e que seus funcionários saibam a quem consultar em caso de dúvidas.
Planeje o fluxo de processo
Após definir as diretrizes e entender a necessidade de um fluxo de aprovação, está na hora de desenhar esse processo, de modo que todos saibam qual é o caminho seguido pela solicitação para que ela seja aprovada e o funcionário possa, então, viajar. Sem conhecer essas etapas, é difícil que seus funcionários entendam qual é o prazo que eles possuem ou a quem devem recorrer em caso de dúvidas e eventuais empecilhos.
Ao planejar o fluxo de processos, defina quais pessoas serão responsáveis por aprovar a viagem. Você pode seguir a estrutura de um passo a passo para demonstrar como ocorre a solicitação de adiantamento para a viagem, hospedagem e translado. O importante é que o fluxo de aprovação seja centralizado e constante, reduzindo ruídos de comunicação.
Combine normas para a gestão de custos
Tão importante quanto definir diretrizes para suas solicitações é informar como a prestação de contas deve ocorrer. Seus funcionários precisam entender como reportar todas as despesas realizadas durante a viagem, quais recibos e informações precisam ser repassados, bem como o período para que essa prestação de contas ocorra.
Estabeleça diretrizes para o controle da política de viagens
Para gerar bons resultados, a política de viagens precisa ser cumprida. E como se certificar de que os funcionários estão engajados com ela?
Agências especializadas em viagens corporativas contam com sistemas de Self Booking, bastante efetivos para facilitar as solicitações, o acompanhamento de métricas e a geração de relatórios. Esses sistemas podem ser personalizados de acordo com as regras da política de viagens de sua empresa.
Seus recursos automatizam esse controle, de modo que o que não está permitido simplesmente não é disponibilizado pelo sistema. Em casos de urgência, é importante que seus funcionários saibam a quem recorrer para agir de modo mais coerente com a política de viagens.
Caso a sua empresa opte por fazer um controle manual da política de viagens, também é importante contar com o apoio de uma agência.
A criação de normas para política de viagens não é uma tarefa exatamente complexa, mas necessita de muita experiência por parte de quem as elabora, para que a política de viagens não se torne algo restritivo e complicado demais, a ponto de impossibilitar negócios, reduzir a qualidade das viagens ou não ser cumprida por puro e simples desconhecimento. Quanto mais clara e acessível forem as suas diretrizes, melhor! O acompanhamento de uma empresa especializada tornará essa tarefa mais simples, já que essas companhias disponibilizam de experiência e tecnologias para facilitar a elaboração e o cumprimento das regras estabelecidas.
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