Toda empresa precisa tomar ações estratégicas para se enquadrar na legislação de onde atua, além de estabelecer políticas claras envolvendo a ética nas relações com clientes, poder público e fornecedores. Diante disso, você sabe o que é Compliance?
Neste post, vamos mostrar justamente como tornar as viagens corporativas mais transparentes e livres de problemas com a adoção dessa medida. Se você não sabe ao certo, descubra agora mesmo e entenda como pode ser benéfico para a sua empresa!
O que é compliance?
Para entender o que é compliance, você precisa saber que é um termo derivado de “comply”, que em tradução livre quer dizer “agir de acordo com as regras”.
Quando começou a se popularizar, era comum associá-lo ao esforço das empresas em se manter dentro da legalidade jurídica. Mas compliance significa muito mais! É a atenção dada às regras governamentais, padrões éticos aceitáveis, legislação específica para o setor de atuação e, claro, as próprias regras da empresa!
Por isso, o compliance faz uma enorme diferença em viagens corporativas. Afinal de contas, o trânsito de colaboradores envolve recursos financeiros, o acionamento de diferentes fornecedores e, ainda, a relação com a cultura e as leis do local de destino.
A verdade é que, além de garantir a segurança jurídica da sua organização, uma atitude eficiente de compliance aumenta o respeito da marca junto a clientes e fornecedores, podendo abrir diversas portas no momento de conquistar novos mercados.
Veja abaixo alguns detalhes em relação à sua empresa que envolvem a prática correta do compliance:
Crie uma política de viagens
Quando o assunto é viagem corporativa, definir uma boa política de viagens é essencial para responder questões, como o que é compliance. Em linhas gerais, trata-se de definir as diretrizes que precisam ser respeitadas por todos os funcionários em trânsito e estabelecer ferramentas de controle sobre esses deslocamentos.
Entre outras coisas, a política de viagens define os valores que podem ser gastos pelos colaboradores, o que pode ser reembolsado e quais fornecedores podem ser acionados, em quais condições. Além disso, pode prescrever um relatório padrão para o controle das atividades, que, por sua vez, servirá como base para a gestão das viagens corporativas.
Mas não entenda errado: a política de viagens não se resume a preocupações financeiras! Na prática, ela também pode incluir regras de boa conduta para os viajantes a trabalho, bem como definir normas claras para a contratação (ou não) dos fornecedores.
Faça o controle de gastos
Parte dos problemas abordados na aplicação de compliance pode estar no uso inadequado ou até mesmo mal-intencionado dos recursos empresariais. No caso de viagens corporativas, com os colaboradores longe da base e muitas vezes sem ligação direta com chefes e setores de controle, isso pode ser difícil de monitorar.
Via de regra, os viajantes têm certa liberdade para lidar com custos próprios do deslocamento — seja para o pagamento de hospedagem, transporte ou alimentação. O problema surge quando essa liberdade passa a significar descontrole.
Se o funcionário não conhece as regras de reembolso, por exemplo, pode fazer gastos excessivos ou completamente desconectados com as normas do seu trabalho!
Para reduzir esse risco, institua a necessidade de apresentação das notas fiscais relativas a cada viagem e tenha um teto de gastos bem definido, para cada categoria de funcionário. Também é importante prever exceções, problemas repentinos e que fogem do controle do viajante, que devem estar bem claros para serem atendidos.
Verifique a legislação do destino
Quando falamos sobre o que é compliance, é impossível não pensarmos em adequação legal da empresa. O próprio termo começou a ganhar força no início dos anos 1990, quando a globalização levou empresas a atuarem em diferentes países, tendo que lidar com diferentes regras.
Com isso, queremos chegar a uma lição valiosa: verifique sempre a legislação do destino das viagens corporativas!
Na prática, elas podem conter restrições ou diretrizes novas que, caso não respeitadas, podem levar a multas ou até ao impedimento da atuação dos colaboradores!
Esse cuidado começa com ações simples, como saber quais documentos são exigidos para a entrada em determinado país, até situações mais complexas, como o processo de compra de insumos ou a modificação das leis trabalhistas.
Acompanhe os resultados
O monitoramento dos resultados de uma viagem corporativa funciona, antes de mais nada, como uma ferramenta de gestão estratégica.
Só a definição de metas e o acompanhamento de índices de performance podem fornecer dados concretos para que os gestores consigam garantir a qualidade de uma viagem corporativa.
Contudo, esse controle não deve se restringir apenas à elaboração de relatórios. Uma boa ideia é apostar na gamificação da monitoria das viagens, usando métodos criativos, baseados na bonificação por ações realizadas garantindo adequação ao compliance. Dessa forma, os funcionários em trânsito ficam mais motivados e atentos às regras.
Quem acionou apenas fornecedores autorizados pode receber uma bonificação, por exemplo, especialmente se apresentou comprovantes e notas fiscais dentro dos padrões exigidos pela empresa.
Também vale para aquele funcionário que conseguiu aumentar a antecedência mínima para compra das viagens, possibilitando mais opções de tarifas competitivas e disponibilidade.
Ou ainda, aquele que teve maior adesão à Ferramenta de viagens online, agilizando processo, mantendo controle e buscando reduzir custos.
Promova auditorias periódicas
As auditorias são ferramentas importantíssimas para a detecção e a correção de eventuais problemas. Afinal de contas, elas tiram a empresa do modo automático, fazendo com que foquem as atenções em todos os processos realizados nas viagens corporativas. Isso é feito principalmente por meio da auditoria em documentos.
Quando realizada por terceiros, como uma empresa especializada em auditoria, ainda traz uma visão externa especializada sobre a própria política de viagens e apresenta melhorias ao negócio.
Assim, além de serem oportunidades de detectar desvios, as auditorias também servem como base para o aperfeiçoamento constante das próprias diretrizes internas da empresa.
Conheça seus fornecedores
Um dos pontos mais sensíveis sobre o que é compliance em viagens corporativas diz respeito ao relacionamento com fornecedores.
É importante que a empresa utilize serviços e produtos de parceiros que também respeitem a legislação e tenham atuação ética. É possível, assim, escapar de certas situações complicadas — como a não emissão de notas fiscais ou mesmo a adulteração desses documentos. Por esse motivo, a empresa deve procurar sempre fornecedores qualificados.
Por esse e outros detalhes tão importantes, não utilize parceiros que não respeitam as leis trabalhistas ou não têm responsabilidade social e ambiental, ok? Mesmo que o valor do serviço cobrado por essas organizações possa ser mais baixo, acredite: o custo para a imagem do seu negócio e o risco de eventuais problemas mais graves, podem se mostrar perigosos demais.
Agora que você já sabe o que é compliance e como é importante para seu negócio, aproveite para saber mais sobre o assunto no blog da Copastur!
