O relatório de viagens corporativas é um meio de planejar custos, reduzi-los em ações futuras e promover uma melhora contínua no modelo organizacional de eventos e viagens de uma empresa.
Esse documento fornece um controle minucioso dos envolvidos e para que seja realmente importante, algumas informações são fundamentais. Saiba mais!
Como elaborar um relatório de viagens funcional?
É fundamental que certos elementos sejam apresentados de forma detalhada nos relatórios de viagens. Isso quer dizer valores, datas e horários das passagens, hospedagem, seguro-viagem, trajetos e cronograma de reunião. Para a atualização posterior, é interessante que os resultados da viagem sejam relatados também.
Com todas essas informações registradas em um único documento as pessoas envolvidas podem tirar todas suas dúvidas, evitando desconfortos e imprevistos.
A seguir, conheça com detalhes o que deve constar no seu relatório de viagens corporativas.
Inclua as despesas no seu relatório de viagem
É importante que os envolvidos na viagem, principalmente parceiros, clientes e colaboradores que irão se deslocar, saibam o orçamento previsto e quais gastos serão de responsabilidade da empresa. Por essa razão, devem estar inclusos no documento informações sobre reembolsos e quais despesas serão de responsabilidade do funcionário.
Não deixe de considerar também que pode haver gastos não previstos, por isso é necessário estabelecer uma regra para que o colaborador apresente esses custos. Dessa forma, ao analisar o relatório final, você terá acesso a todos os dados financeiros da viagem.
Relate objetivos a serem alcançados com a viagem empresarial
O que a empresa espera obter com a viagem corporativa? É preciso que no relatório esteja claro o que é esperado do seu colaborador. Isso facilita o entendimento de sua função, o que gera foco, objetividade e melhor gerenciamento de tempo dele.
Atenção: a gestão da empresa deve ter em mente que esse objetivo deve estar bem detalhado para entendimento de todos.
Informe tudo sobre o seguro viagem
É importante que os detalhes sobre o seguro viagem também estejam no relatório pré-viagem e pós-viagem. Ou seja, a empresa deve incluir o que o seguro cobre e também instruções sobre uso, caso necessário, como cartão, validade e detalhes importantes sobre a seguradora.
Depois que a viagem for realizada, verifique se o seguro foi utilizado e em quais circunstâncias, assim você já estará mais preparado para outras viagens. .
Mantenha os dados do seu relatório de viagem corporativa sempre atualizados
Para manter um relatório completo, com informações úteis para a organização da viagem assim como a análise dos resultados, todos os dados devem ser mantidos atualizados. Afinal, esse documento ajuda a empresa a ter uma visão macro sobre suas ações e, assim, adquirir o know how para que as próximas viagens sejam melhor gerenciadas.
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