Existem duas formas de planejamento sem as quais nenhuma empresa pode alcançar o sucesso. Uma delas é o orçamento anual, responsável por distribuir os recursos disponíveis da empresa, determinando o quanto pode ser gasto por cada setor ou em cada projeto.
A outra é o planejamento estratégico, que determina as metas de curto, médio e longo prazos, permitindo definir quais ações serão priorizadas e como o trabalho da equipe será direcionado. Entenda melhor este assunto!
Os elementos do orçamento anual
Para começar, você precisa saber o que compõe o orçamento anual. Isso pode ser resumido de maneira bem simples: receitas e despesas.
Mas cuidado, porque essa simplicidade não significa, necessariamente, que seja fácil. O que você deve entender desde já é o seguinte: quanto maior é a empresa e quanto mais amplas forem suas atividades, mais complexo se torna o orçamento.
Nas receitas, por exemplo, você deve considerar não apenas a receita disponível no momento da elaboração do orçamento, como também os valores que a empresa espera receber futuramente. Não trata-se somente de projeções de vendas.
Enquanto isso, é preciso considerar todas as despesas fixas e variáveis essenciais para manter o negócio funcionando antes de distribuir dinheiro para novos projetos.
Em outras palavras, antes de oferecer orçamento para uma nova campanha de marketing, é preciso alocar os recursos necessários para pagar contas de água e luz, fornecedores, salários e impostos devidos.
O que resta daí, é o montante que pode realmente ser usado para distribuir aos setores do negócio. O valor disponível no orçamento para novos projetos não é, portanto, a receita, mas o lucro líquido da empresa.
A elaboração do orçamento anual
Por mais que a elaboração de um orçamento possa parecer fácil, a verdade é que fazer com que ele traga os resultados desejados não é tão simples.
Afinal, o objetivo desse planejamento é obter o melhor aproveitamento dos recursos financeiros disponíveis, a fim de que a empresa cresça, obtendo ganhos ainda melhores do que no período anterior, tudo de maneira segura e sustentável.
Assim, se você quer elaborar um orçamento anual realmente eficiente, não pode deixar certas dicas de lado. Veja só!
Envolva todos os setores
Todos os envolvidos no orçamento precisam participar de sua elaboração. Afinal, o gestor não tem a proximidade necessária para julgar, sozinho, qual setor precisa de mais recursos, uma vez que não está sempre ciente de todo o planejamento estratégico dos departamentos para o período. Por isso, precisa da ajuda das pessoas que têm essa vivência, representantes de todos os setores da empresa.
Mas, existe ainda outro motivo para envolver representantes de todos os setores nessa decisão, dessa forma, você consegue aumentar o nível de comprometimento de toda a empresa com o orçamento anual.
Pense bem, se eles participam ativamente da determinação de como o negócio usará seus recursos ao longo do ano, não faz sentido que fujam dessa determinação.
Entenda o retorno de cada projeto
Na maioria dos casos, a empresa não terá disponível o orçamento solicitado em cada um dos setores. Será preciso, assim, abrir mão de alguns projetos, mesmo que temporariamente.
Nesse cenário, como decidir o que recebe verba e o que fica na gaveta para o período seguinte? O critério ideal para fazer essa escolha é o retorno. Invista naqueles projetos que apresentem potencial mais alto de devolver esse investimento com lucro.
Na hora de montar o orçamento anual, portanto, peça que os representantes de cada setor envolvido na discussão apresentem a estimativa de retorno dos seus projetos. Dessa maneira, você terá uma base sólida para decidir como serão alocados os recursos da empresa.
Trabalhe com diferentes expectativas
O orçamento anual é baseado em muitas projeções, tanto com relação às receitas quanto no que se refere às despesas. O problema com projeções é que elas apresentam uma possibilidade de erro.
Mas o que isso significa para você, que está elaborando seu orçamento anual? Simples, nunca descarte a possibilidade do orçamento ser afetado por vendas inferiores ao previsto ou por despesas essenciais mais altas, que reduzirão a verba disponível.
A melhor forma de lidar com essas incertezas é elaborar diferentes versões do orçamento anual, com perspectivas pessimistas, realistas e otimistas. Se você já tiver essas versões prontas, não vai precisar fazer muitos ajustes no orçamento ao longo do ano.
Nesse caso, você pode simplesmente trocar de parâmetro, de acordo com o desempenho financeiro da empresa no decorrer do tempo.
Acompanhe a aplicação do orçamento
Um dos maiores erros que os gestores cometem é elaborar um orçamento anual de alta qualidade, mas depois esquecer de acompanhar sua aplicação. Na prática, a pergunta que você precisa fazer é se esse orçamento está sendo obedecido pelos setores no dia a dia.
Imagine, por exemplo, que o orçamento da sua empresa para o ano de 2018 prevê um certo valor para viagens corporativas. Digamos que sejam 72 mil reais para 2 viagens por mês, em visitas a clientes pelo país.
Porém, logo no primeiro mês, já foram gastos 20 mil, o que aconteceu com o orçamento que estava previsto? Por que ele não foi seguido? Nesse ponto, o orçamento anual pode ser revisado para compensar esse gasto exagerado ou simplesmente ser desperdiçado.
Para evitar que tenha que lidar com esse tipo de situação, o gestor deve acompanhar a aplicação do orçamento com a maior frequência possível. Com esse objetivo, que tal pedir que cada setor entregue relatórios de despesas periodicamente, já trazendo um comparativo em relação ao budget recebido no começo do período?
O orçamento anual de um setor
Se você está elaborando o orçamento de um setor específico, o que fazer? Na verdade, poucas coisas mudam. Você também precisa da participação de mais pessoas, no caso os colaboradores, nesse processo, bem como deve acompanhar a aplicação periodicamente.
A grande diferença é que, nesse caso, você tem mais flexibilidade. Alterar o orçamento da empresa inteira no meio do ano é uma tarefa ingrata. Já fazer essa alteração para um setor é bem mais fácil. Aliás, quanto menor a escala de qualquer planejamento, mais simples é para realizar alterações.
Por isso, se você chegar ao meio do ano e perceber que o orçamento não está funcionando adequadamente, pode escolher não ficar muito preso ao termo orçamento anual, estabelecendo uma revisão semestral que pode até resultar na promoção de ajustes conforme a realidade da sua equipe.
Por fim, se você gostou das nossas dicas para montar o orçamento anual da sua empresa ou da sua equipe, aproveite para acessar outros conteúdos exclusivos da Copastur!
