Os eventos inclusivos estão ganhando cada vez mais importância no contexto corporativo, devido ao aumento da conscientização sobre a importância da diversidade e da acessibilidade em todos os aspectos da sociedade. O setor de eventos está se adaptando para garantir que todos os indivíduos se sintam bem-vindos e pertencentes. A acessibilidade para pessoas com deficiência, a representatividade de grupos diversos e a consideração de diferentes identidades de gênero são apenas alguns exemplos de práticas que estão sendo implementadas para tornar os eventos mais inclusivos.
Ao promover a acessibilidade e acolher todas as diversidades, além da própria inclusão de participantes, os eventos se tornam mais relevantes para um público cada vez mais consciente. Neste post, exploraremos o conceito de diversidade e inclusão em eventos, apresentando o conceito e dicas para tornar o seu evento inclusivo. Boa leitura!
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O que são eventos inclusivos?
Eventos inclusivos são aqueles que visam criar um ambiente acolhedor e acessível para todas as pessoas. Também buscam promover a diversidade, respeitando e valorizando as particularidades de cada indivíduo. Para que um evento seja verdadeiramente inclusivo, é preciso considerar diversos aspectos, como:
- Acessibilidade: a acessibilidade em eventos garante que pessoas com deficiência física, visual, auditiva, intelectual, autistas, indivíduos com baixa mobilidade, gestantes, lactantes, pessoas com crianças de colo e outras possam participar plenamente, por meio de adaptações no espaço físico, recursos de comunicação acessíveis e informações em formatos alternativos;
- Diversidade: representar diferentes grupos, como pessoas de diversas etnias, raças, identidades de gênero, orientações sexuais, classes sociais e idades, tanto na organização do evento quanto na sua programação;
- Conscientização: educar o público sobre questões de diversidade e inclusão, combatendo preconceitos e estereótipos;
- Linguagem: utilizar uma linguagem clara, objetiva e inclusiva, evitando termos pejorativos, complexos ou que possam gerar exclusão;
- Alimentação: oferecer opções de alimentos que atendam a diferentes restrições alimentares, como vegetarianismo, veganismo, alergias e intolerâncias à lactose e ao glúten, além de pessoas celíacas.
Qual a diferença entre evento inclusivo e evento acessível?
Embora os termos “evento inclusivo” e “evento acessível” sejam frequentemente usados de forma intercambiável, possuem algumas diferenças. Acessibilidade se refere à eliminação de barreiras físicas, sensoriais, comunicacionais e digitais, garantindo que pessoas com deficiência possam acessar, compreender e utilizar os espaços e serviços disponíveis. Já a inclusão vai além da acessibilidade: trata-se de criar um ambiente em que todas as pessoas se sintam bem-vindas, valorizadas e parte da comunidade.
Confira também o post Guia completo de acessibilidade em eventos corporativos
Diferenças entre eventos inclusivos online e presenciais
Quando falamos de eventos inclusivos, no caso dos presenciais, os cuidados são diferentes. Isso porque, além da experiência propriamente dita, é necessário dispor da infraestrutura para que todos(as) tenham uma experiência plena. Isso envolve ter uma equipe preparada, rampas e/ou elevadores, banheiros e espaços adaptados, sala de descompressão e regulação emocional para pessoas neurodivergentes (principalmente autistas), tradutores de outros idiomas (caso necessário), intérpretes de Libras (Língua Brasileira de Sinais), Braille nas placas e sinalizações, cozinha preparada para atender às pessoas veganas, vegetarianas, celíacas e alérgicas, entre outros fatores.
No universo digital, a inclusão também impacta a experiência. Além de uma conexão de internet de qualidade, um bom áudio e equipamentos de filmagem, também é importante levar em conta o que o seu público pode precisar em termos de acessibilidade. A maioria dos eventos inclusivos online conta, por exemplo, com um intérprete de Libras e transcrição em tempo real/legendas nos conteúdos gravados (pois existem pessoas surdas usuárias de Libras e as oralizadas), e pessoas apresentadoras e palestrantes fazendo a autodescrição. Outro ponto é prezar pela linguagem simples e clara e entender, ainda, se todo o grupo conhece sobre o assunto ou se é preciso disponibilizar materiais introdutórios.
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Como fazer eventos inclusivos?
Defina os seus objetivos
Ao planejar um evento inclusivo, o primeiro passo é definir claramente quais são os objetivos. Identifique os grupos diversos nas inscrições e quais barreiras precisam ser superadas para garantir a participação de todas as pessoas, inserindo um campo formulário perguntando se aquele indivíduo precisa de algum tipo de acessibilidade ou tem alguma solicitação a fazer. Ao estabelecer metas claras, você consegue direcionar os seus esforços para criar eventos inclusivos verdadeiramente acessíveis e acolhedores, em que todo mundo se sinta valorizado e representado.
Monte uma equipe diversa
Contar com uma equipe diversa, além de ser o primeiro passo para promover a diversidade e inclusão em uma empresa, também garante que diferentes perspectivas sejam trazidas e consideradas durante o planejamento e a execução do evento. Ao incluir pessoas com diferentes identidades e experiências, você garante a criatividade e que as necessidades de todas as pessoas participantes sejam atendidas.
Escolha um local acessível
A escolha do local do evento é fundamental para garantir a acessibilidade física dos eventos inclusivos. É preciso verificar se o espaço possui rampas, elevadores, banheiros adaptados, estacionamento acessível, etc. Além disso, a acessibilidade sensorial também deve ser considerada, com atenção à iluminação, sinalização e recursos audiovisuais. Ao escolher um ambiente adequado, você demonstra o seu compromisso com a inclusão e facilita a participação de todas as pessoas.
Planeje uma programação inclusiva
Uma programação de evento inclusiva é aquela que oferece opções para todas as necessidades (e gostos). É importante variar os temas, as linguagens e os formatos das atividades. Ao incluir palestrantes e artistas diversos, você promove a representatividade e estimula o diálogo a partir de diferentes perspectivas. Além disso, é importante adaptar o conteúdo para ser acessível, utilizando uma comunicação clara e evitando estereótipos.
Comunique-se de forma clara e acessível
Falando nisso, uma comunicação clara e acessível garante que todo o público seja informado sobre o evento. É preciso utilizar uma linguagem simples e direta, evitando jargões, complexidades e termos técnicos. Também é importante oferecer informações em diferentes formatos, como textos, imagens com descrição, vídeos com legenda e janela de Libras, etc. Ao divulgar eventos inclusivos em diversos canais, você aumenta as chances de alcançar um público mais amplo e diversificado.
Garanta a acessibilidade durante o evento
Durante o evento, é fundamental garantir que todas as pessoas participantes se sintam confortáveis e acolhidas. Deve-se disponibilizar recursos de acessibilidade, como intérpretes de Libras, transcrição em tempo real, legendas em vídeos, audiodescrição (AD), abafadores de ruído para autistas e o que mais for necessário para incluir quem estiver presente. Outra ação importante é treinar a equipe para saber como atender a qualquer tipo de necessidade.
Avalie e aprimore
A realização de uma pesquisa de satisfação do evento permite identificar as oportunidades de melhoria e garantir que os próximos sejam ainda mais inclusivos. É importante coletar os feedbacks dos participantes e analisar os dados para identificar as áreas que precisam de mais atenção. Ao implementar as mudanças necessárias, você demonstra o compromisso da empresa com a inclusão e garante a evolução contínua dos eventos inclusivos.
Leia também o post sobre Sustentabilidade em eventos corporativos
Como organizar um evento online inclusivo?
Criar um evento online é relativamente menos complexo do que um presencial, mas é importante tomar certos cuidados para manter a inclusão! Veja algumas dicas:
Planeje-se
Ainda que seja online, contar com um planejamento estratégico para o evento é fundamental. Afinal, não é só porque você talvez não precise alugar um espaço e contratar fornecedores para o evento que tudo pode ser feito de qualquer maneira, principalmente se forem eventos inclusivos. Monte o cronograma, considere tudo e já insira os materiais de divulgação, sempre pensando em um nome bem interessante. Lembre-se de que a internet é bem competitiva, ou seja, informações imprecisas, horários errados ou qualquer outro deslize desse tipo podem ser extremamente prejudiciais.
Conheça o seu público
Conhecer o seu público é fundamental para planejar um evento inclusivo de sucesso. Por isso, é essencial organizar um RSVP para identificar quem realmente vai comparecer. Assim, é possível ajustar os detalhes do evento de acordo com as necessidades dos participantes. A mesma dica que demos acima para o evento presencial serve para o online: pergunte no formulário de inscrição se aquela pessoa precisa de algum tipo de acessibilidade e se organize de acordo com as respostas, indo além do básico na inclusão e realmente contemplando todas as diversidades.
Conte com uma equipe preparada
A interatividade em eventos online tem as suas especificidades, e a melhor forma de lidar com isso é ter uma equipe preparada e experiente. Solicite a ajuda de profissionais que entendem do assunto, desde a montagem da estrutura até a decisão das tecnologias utilizadas. Tudo deve estar alinhado, sem problemas de conexão ou questões que impeçam alguém de participar. Faça uma checagem completa alguns minutos antes e entregue o melhor evento para convidados(as)!
Como a Copastur pode ajudar a organizar eventos inclusivos?
A Copastur é uma Empresa B que adota ativamente os princípios ESG (ambientais, sociais e de governança), com forte compromisso com a diversidade, inclusão, equidade (DEI) e acessibilidade.
Nosso atendimento para a organização de eventos inclusivos é completo e personalizado, garantindo que todas as etapas – desde a escolha de locais adequados até a contratação de profissionais especializados – atendam às necessidades de todas as pessoas participantes. E a nossa consultoria cuida de cada detalhe, do planejamento ao pós-evento! Somos uma biosfera de marcas com soluções integradas, que incluem também viagens corporativas, ativações de live marketing com estandes inovadores e tecnológicos, viagens de incentivo e vários outros serviços em um só contrato.
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