O planejamento orçamentário ajuda as empresas a alocar seus recursos de forma estratégica, identificar e corrigir desvios financeiros, e garantir que todas as operações estejam alinhadas com os objetivos a longo prazo.
Com um planejamento orçamentário eficaz, as organizações podem antecipar cenários, identificar oportunidades e riscos, e tomar decisões estratégicas informadas que promovem o crescimento e a competitividade no mercado. Além disso, o orçamento serve como um guia que integra diferentes setores da empresa, promovendo a colaboração e a comunicação entre as equipes.
Neste texto, iremos explorar o tema e apresentar o que é, os diferentes tipos, como construir e como aplicá-lo à área de viagens corporativas. Acompanhe!
O que é planejamento orçamentário?
O planejamento orçamentário é um documento que projeta, de forma detalhada, as receitas e despesas futuras de um determinado período, permitindo assim que a empresa tenha uma visão clara de sua situação financeira e possa tomar decisões mais estratégicas.
Com ele, é possível definir metas financeiras, monitorar o desempenho econômico e ajustar o orçamento conforme necessário para manter o equilíbrio financeiro e atingir os objetivos planejados.
Tipos de planejamento orçamentário
O planejamento orçamentário pode ser realizado de diversas formas, cada uma com suas características e aplicações. A escolha do tipo de planejamento orçamentário ideal dependerá de diversos fatores, como o porte da empresa, o nível de complexidade das operações, a disponibilidade de informações e os objetivos estratégicos da organização.
1. Planejamento Orçamentário Estático
Neste tipo de planejamento, o orçamento é fixado para um determinado período, sem considerar as possíveis variações que podem ocorrer durante o processo.
É um modelo mais simples e tradicional, mas pode não ser adequado para empresas que operam em mercados dinâmicos e sujeitos a grandes flutuações.
2. Planejamento Orçamentário Flexível
Ao contrário do planejamento estático, o orçamento flexível permite ajustes conforme as variações de volume de produção ou vendas.
Ele é mais preciso e permite um melhor controle dos custos, mas exige um sistema de informações mais sofisticado.
3. Orçamento Base Zero (OBZ)
No orçamento base zero, todas as atividades e despesas são analisadas a cada período, como se o orçamento estivesse sendo elaborado pela primeira vez.
Esse método exige um grande esforço inicial, mas pode identificar oportunidades de redução de custos e otimização de recursos.
4. Orçamento Incremental
O orçamento incremental é baseado no orçamento do período anterior, com ajustes para refletir as mudanças esperadas.
É um método simples e rápido, mas pode perpetuar ineficiências e não incentivar a busca por novas alternativas.
5. Orçamento Contínuo
Também conhecido como “rolling forecast”, o orçamento contínuo é atualizado periodicamente, geralmente a cada mês. Essa abordagem permite um acompanhamento mais preciso do desempenho da empresa e uma adaptação mais rápida às mudanças do mercado.
6. Orçamento por Atividades
Neste tipo de orçamento, os custos são alocados às atividades que geram valor para o cliente.
Ele permite uma melhor compreensão dos custos e uma maior eficiência na gestão dos recursos.
7. Orçamento Matricial
O orçamento matricial combina diferentes dimensões, como centros de custo, produtos e projetos, permitindo uma análise mais detalhada dos resultados.
É um método mais complexo, mas pode fornecer informações valiosas para a tomada de decisões.
Principais etapas da elaboração do planejamento orçamentário
Definição de Objetivos e Metas
A primeira etapa do planejamento orçamentário é definir claramente os objetivos e metas financeiras da organização ou do projeto. Esse passo envolve alinhar o orçamento às prioridades estratégicas, como expansão de mercado, investimento em inovação ou redução de custos.
Com os objetivos bem definidos, é possível estruturar o orçamento de forma que os recursos sejam alocados para apoiar o crescimento e o desenvolvimento planejado, garantindo que cada decisão financeira seja fundamentada.
Análise de Receitas e Despesas
Após estabelecer os objetivos, é importante analisar as receitas e despesas, considerando tanto o histórico financeiro quanto as previsões futuras. Esse processo permite entender de onde vêm as receitas e quais são os principais custos, além de identificar sazonalidades e tendências que possam impactar o fluxo de caixa.
A análise minuciosa das receitas e despesas ajuda a criar um orçamento realista e reduzir a probabilidade de surpresas financeiras ao longo do período planejado.
Alocação de Recursos
Com as metas e as projeções de receita e despesa definidas, a próxima etapa é a alocação de recursos. Nesse momento, o orçamento é distribuído entre as diferentes áreas e atividades da organização, priorizando aquelas que contribuem diretamente para os objetivos estratégicos.
É importante encontrar um equilíbrio entre as necessidades das diversas áreas e garantir que todos os setores tenham os recursos necessários para operar de maneira eficaz, sem comprometer a saúde financeira geral.
Monitoramento e Controle
A execução do orçamento exige monitoramento constante e controle rigoroso. Nessa fase, o acompanhamento contínuo das receitas e despesas reais em comparação com as projeções iniciais permite identificar rapidamente qualquer desvio do plano.
Caso haja alguma variação significativa, é possível tomar decisões corretivas em tempo hábil, ajustando o orçamento para minimizar impactos negativos. O controle financeiro é crucial para manter o orçamento alinhado aos objetivos.
Revisão e Avaliação Periódica
Por fim, a revisão e avaliação periódica do orçamento garantem que ele continue relevante e adequado às condições atuais da organização e do mercado.
Essa etapa envolve uma análise regular de todas as variações e resultados, adaptando o planejamento às mudanças internas e externas que possam impactar as finanças, como novas oportunidades de negócio ou desafios inesperados.
Como fazer planejamento orçamentário para viagem corporativa?
Assim como diversos processos dentro do mundo corporativo, a gestão de viagens empresariais precisa de um planejamento orçamentário para que tudo ocorra da melhor forma possível e controlando o budget da empresa.
Veja abaixo algumas das maneiras de elaborar um plano financeiro que esteja conforme o cenário da organização.
1. Identifique todos os custos necessários
O planejamento orçamentário deve começar pelos custos mais básicos, como:
Independentemente de qual seja a empresa ou destino, todos esses itens são fundamentais para qualquer tipo de viagem. Por esse motivo, garantir que seu orçamento segure todos esses elementos é essencial.
2. Use a tecnologia
A tecnologia é uma importante aliada das viagens corporativas. Ela permite realizar simulações dos preços de passagens, valores de hotéis, locomoção por aplicativos de transporte, entre outros.
Há muitas alternativas de softwares de gestão de viagens que ajudam no controle financeiro, permitindo que o colaborador cadastre suas despesas e receitas para depois pedir o reembolso das despesas à empresa, por exemplo.
Esse processo acaba se tornando muito mais prático do que guardar todos os papéis e notas fiscais para comprovar os gastos. E garante que a empresa controle todas as despesas num sistema e visualize dentro da ferramenta e acompanhe as despesas mediante relatórios.
3. Exija a prestação de contas e o cumprimento da política de reembolso
Toda empresa que lida com viagens corporativas constantemente precisa desenvolver uma política de reembolso de despesas. Isso faz parte do planejamento orçamentário, pois a organização precisa definir todos os detalhes de quanto o colaborador poderá gastar e como ele vai ser restituído.
Essa política de reembolso deve abordar todas as regras de forma clara e firme, para evitar o uso indevido de dinheiro. O colaborador precisa ter todas essas informações antes de viajar, a fim de evitar preocupações ou desentendimentos sobre essa questão.
Afinal, a prestação de contas só acontece depois, quando o colaborador volta e comprova quais foram as suas despesas ao longo do deslocamento.
Os custos são geralmente com táxis e transportes particulares, refeições, aluguel de veículos, pacotes de telefonia e internet, entre outros.
4. Pesquise os fornecedores com antecedência
A antecedência no momento da compra garante melhor custo-benefício. Por exemplo: definir a compra de passagens com mais antecedência trará um custo menor.
Para fazer um planejamento orçamentário eficiente, é preciso levar isso em conta.
5. Conte com a ajuda de uma TMC como a Copastur
A Copastur é uma TMC + Travel Tech + Global que oferece diversas soluções para o planejamento e organização de viagens corporativas.
- Sourcing de hotéis: para negociação de tarifas personalizadas de hotéis;
- Smart saving: sistema automatizado que busca oportunidades de economia nas emissões;
- Plataforma de gestão de voos regulares de clientes com frota própria, com gestão de check-in, tarifas dinâmicas e integrada ao OBT de turismo do cliente;
- Programa de milhas para empresas de modo automatizado e transparente para todos os envolvidos – passageiros, gestores e Travel Managers;
- Entre outras.
Todos esses fatores tornam o planejamento orçamentário. Na prática, isso pode se refletir em tarifas de passagens aéreas e de hospedagem bem mais econômicas, por exemplo.
Agora que você já sabe o que é um planejamento orçamentário, aproveite para conhecer os serviços da agência de viagens corporativas da Copastur e melhore os resultados da sua empresa!
