Oportunidade para levar descontração ao ambiente de trabalho, possibilidade de ampliar o networking, momento para apresentar novos produtos e serviços, ocasião perfeita para mostrar reconhecimento pelo esforço e trabalho dos colaboradores: definitivamente não é à toa que muitas e muitas empresas vêm investindo nos eventos corporativos.
Afinal, quando bem planejado e estruturado, esse tipo de ação é capaz de trazer resultados extremamente positivos para a organização, gerando lucro, novas parcerias e fidelização de clientes. Mas tem um detalhe: quem já teve a chance de participar do planejamento de um evento corporativo sabe muito bem que as coisas não são assim tão simples, certo?
São tantos pontos a considerar que a organização se torna essencial. Pois é aí que entra a grande ajuda de uma política de eventos! Sua empresa ainda não tem uma? Então não deixe de acompanhar nosso post de hoje para descobrir o que deve ser levado em conta ao criar uma política de eventos para sua organização. Vamos lá?
Qual a importância de estabelecer uma política de eventos?
Para que um evento seja realmente um sucesso e traga o retorno esperado pela empresa, é crucial determinar detalhadamente diretrizes que orientem toda a criação da ação. Só assim será possível controlar ao máximo as questões que surgirem, evitando imprevistos, equívocos e estouros de orçamento.
É exatamente esse o objetivo do estabelecimento de uma política de eventos! Quando bem estruturado, esse documento descreve, orienta e determina com detalhes todas as questões referentes à criação, à organização e à estruturação dos eventos corporativos. O resultado? Eventos de sucesso, que cumprem totalmente os objetivos para os quais foram criados, trazem retornos financeiros e respeitam o orçamento previamente determinado.
O que levar em conta para criar uma política de eventos?
Quer saber o que deve ser levado em consideração na hora de criar uma política de eventos para que esse documento seja realmente eficaz? Então confira a partir de agora os pontos principais!
Traçar objetivos claros
Eventos corporativos podem ser estruturados com os mais diferentes fins: promover um melhor relacionamento e engajamento dos colaboradores, celebrar datas comemorativas ou o alcance das metas corporativas anuais, fidelizar clientes antigos, prospectar novos consumidores, fechar parcerias e acordos com fornecedores, ampliar o networking, entre muitos e muitos outros.
Como não poderia deixar de ser, dependendo do que se deseja alcançar com o evento, a oferta da empresa pode mudar completamente de figura. Pensando nisso, a política deve prever com exatidão como deve se dar a definição dos objetivos de cada ocasião. Nesse sentido, perguntas como o que, quando, onde, por que e como podem ser de grande auxílio. Respondendo a essas questões antes mesmo de começar o planejamento, as ações necessárias para que a iniciativa seja um sucesso ficarão muito mais claras!
Determinar a frequência
A política de eventos também deve esclarecer com exatidão a frequência com que os eventos corporativos deverão acontecer. Será que é melhor planejar anualmente, a cada semestre ou 3 vezes ao ano?
Determinar na política a periodicidade dos eventos permite que a equipe responsável pela organizaçãopossa se planejar, dividir tarefas e agir com uma antecedência viável para que tudo corra bem. Além do mais, também é interessante tentar determinar algumas diretrizes para o planejamento de eventos de última hora. Afinal, nunca se sabe quando será necessário celebrar ou oferecer algo que não estava previsto, não é mesmo?
Selecionar datas estratégicas
A seleção de datas para eventos corporativos é praticamente uma arte. Embora à primeira vista não pareça, pode acreditar: essa é sim uma questão estratégica. Quando mal escolhidas, as datas podem simplesmente arruinar um evento por dificultar o comparecimento dos convidados.
Assim, uma política de eventos deve orientar sobre a seleção de datas estratégicas para essas ações. Em datas comemorativas, como Natal ou Páscoa? Ao final de cada ano, a fim de comemorar os resultados atingidos e premiar colaboradores que se destacaram? A cada lançamento de produto ou serviço? Semestralmente, para os clientes fiéis? É bom pensar direitinho sobre o assunto.
Estruturar o planejamento
Evento de sucesso é aquele planejado com a máxima antecedência possível. Afinal, são inúmeras as questões a serem determinadas e resolvidas para que tudo corra bem. E é imprescindível ter tempo suficiente para isso!
Com esse alerta em mente, vale estruturar cuidadosamente já na política de eventos a antecedência ideal para o planejamento dos eventos da companhia. Nesse tópico podem estar contemplados, por exemplo, os prazos máximos para a contratação de serviços, o aluguel de espaços e a busca por atrações.
Pensar na divulgação
De nada adianta planejar um evento incrível se ninguém ficar sabendo que ele acontecerá, não é verdade? Por isso, a política de eventos pode delinear como a equipe responsável pelo marketing e pela divulgaçãodas ações deve proceder.
Por quais meios os convidados serão avisados? Como se dará a promoção do evento em redes sociais e nas mídias impressas? Quais são as diretrizes para a criação de logos e da arte gráfica de banners e folders? Tudo isso (e muito mais) deve estar especificado no documento.
Ajustar diretrizes ao orçamento
Obviamente, cada empresa tem suas limitações financeiras e determinado orçamento destinado à organização dos eventos corporativos. E é claro também que esses valores devem estar muito bem esclarecidos na política de eventos!
Só com essa diretriz é que a equipe organizadora pode agir para adequar a ação ao orçamento disponível. Do contrário, estouros de limites financeiros (que, aliás, acontecem até mesmo em eventos altamente bem estruturados) acabam se tornando frequentes e prejudicando seriamente o alcance dos resultados.
Leia também o post sobre Logística de eventos corporativos
Esclarecer ações posteriores
Embora sejam negligenciadas por muitas empresas, as ações pós-evento são extremamente importantes quando se trata de oferecer experiências cada vez melhores e mais alinhadas tanto ao que a empresa quer quanto ao que os convidados esperam.
Pedidos de feedback, mensagens de agradecimento aos convidados que compareceram ou até mesmo criação de páginas para compartilhamento de fotos tiradas durante a ação: as ações pós-evento ajudam a estreitar os laços com os convidados, a melhorar pontos fracos e corrigir equívocos e falhas. Justamente por isso, a política de eventos também deve esclarecer como essas ações deverão ser estruturadas e colocadas em prática.
