As empresas que costumam enviar seus colaboradores a reuniões de negócio em outras cidades ou países precisam desenvolver uma política de viagens corporativas eficiente e que resulte em economia para a gestão. Mas de que forma atingir esse objetivo?
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De acordo com Ana Laura Diniz, gerente de Novos Negócios da Copastur, existem alguns fatores que podem contribuir para a redução de custos nesse quesito. Entre eles, a flexibilização e a personalização. “A Copastur possui vários sistemas inovadores na área de turismo. Uma de suas tecnologias realiza uma busca minuciosa de oportunidades de economia no mercado de viagens, mesmo após a emissão do bilhete. Esse sistema tem feito muito sucesso entre as grandes organizações”.
Veja neste artigo mais detalhes sobre como funciona esse processo e como a Copastur pode ajudar o seu negócio.
Como reduzir custos na política de viagens corporativas?
De acordo com Diniz, o segredo para diminuir os custos em viagens corporativas é criar previamente um planejamento estratégico bem detalhado e cauteloso, no qual o cliente irá avaliar todas as opções relacionadas à sua jornada, pesquisar constantemente os melhores preços e, dessa forma, calcular todas as despesas e o ROI que o deslocamento vai gerar. “É importante que o gestor faça escolhas sensatas que se adequem às políticas definidas pela empresa. Assim ficará dentro do orçamento previsto pela equipe”, afirma a gerente.
Além disso, é fundamental desenvolver uma boa política de reembolso para garantir que o colaborador apresente os gastos com mais facilidade, utilizando essa tecnologia avançada. A Copastur também oferece o Smart Saving, um sistema que registra todas as despesas da viagem do funcionário, garantindo assertividade na gestão de custos.
Veja a seguir de forma mais detalhada de como alcançar essa redução de custos.
Flexibilização de política de viagens
A flexibilidade está relacionada à agilidade na tomada de decisão e a diminuição de algumas burocracias. Na prática, isso significa que questões como a compra de passagens aéreas, reserva de hotéis, entre outros itens, podem ser realizadas até mesmo pelo colaborador. É importante notar que ao incluir a possibilidade de alterações como remarcar ou adiar uma viagem, sem gerar multas e qualquer tipo de taxa para a empresa, essa política de viagens corporativas passam a ser ainda mais valorizadas.
Por isso, é essencial contar com fornecedores que incluam essas facilidades nos pacotes, para atingir uma quantidade maior de consumidores. Principalmente em momentos de incertezas do mercado, como ocorreu durante a pandemia da Covid-19.
Outra maneira de flexibilização da política de viagens corporativas é o modelo de self booking, ou seja, aquele em que o colaborador consegue reservar acomodações por conta própria, sem precisar da aprovação de intermediários. E ferramentas como essa impactam a economia das empresas.
Uso de tecnologia
A tecnologia, que já era importante, tornou-se essencial para as viagens nos últimos tempos. Os aplicativos que ajudam a informar os viajantes sobre questões de passagens, status do voo, acomodações, mobilidade corporativa, online booking tools, entre outros, ajudam a amenizar imprevistos e a dar mais tranquilidade para as pessoas.
Para as empresas, torna-se muito mais fácil controlar todos os deslocamentos dos colaboradores por meio de um sistema que centraliza todas as informações. Ou ainda, um aplicativo ou software que integra várias áreas, simplificando o trabalho do gestor de viagens e economizando o seu tempo.
O trabalho de consultoria também deve ser levado em consideração, informando no ato da emissão todas as regras e penalidades para cada situação, garantindo que qualquer alteração que possa gerar mais custo, seja administrada com cautela pelo cliente. Para isso, a Copastur oferece sistemas como OBT’s (Argo, Reserve, Lemontech e Concur) e Expense. Essas ferramentas funcionam de maneira simples, agilizam o processo e trazem mais conforto aos clientes.
Busca de acordo com os valores
Uma das vantagens da tecnologia Copastur é a possibilidade de pesquisar os serviços por preços. Isso ajuda os gestores a planejarem suas viagens, reduzindo os custos. Isso porque ele consegue comparar a qualquer momento os valores de passagens de diferentes companhias aéreas, assim como hotéis, aluguel de automóveis, etc.
Essa pode ser uma ótima estratégia para organizar o trajeto com antecedência e com os menores gastos possíveis. No entanto, o gestor não pode esquecer dos conceitos de Duty of Care para escolher opções que também ofereçam qualidade e bem-estar para o viajante.
Política de reembolso
Mais um elemento fundamental da política de viagens corporativas é a criação da política de reembolso. Esse documento deve fornecer as informações sobre o que é reembolsável e toda a prestação de contas entre colaboradores e empresa. Afinal, manter o controle dos gastos durante a viagem corporativa é essencial para a saúde financeira da organização.
Com o apoio desse aplicativo que facilitam o cadastro de comprovantes, os gestores evitam gastos excessivos, assim como processos trabalhistas e fraudes.
Quer saber mais sobre como elaborar uma política de viagens corporativas para a sua empresa? Entre em contato com a equipe da Copastur que vamos te ajudar em todas as etapas!
