A política de viagens empresariais visa garantir conformidade, eficiência e segurança, ao mesmo tempo em que busca otimizar custos e assegurar o bem-estar dos colaboradores.
Ela faz parte da gestão de viagens corporativas e abrange desde a aprovação da viagem e a escolha dos fornecedores (como companhias aéreas e hotéis) até o reembolso de despesas.
De acordo com uma pesquisa realizada pela BCD Travel e divulgada pelo Panrotas em julho de 2024, um dos principais desafios para manter uma política de viagens corporativas eficiente é a falta de adesão dos funcionários às regras estabelecidas. O estudo revelou que, apesar de 95% saberem onde encontrar a política e 90% já a terem consultado, apenas 35% dos respondentes consultavam com frequência.
A pesquisa também aponta que muitos viajantes desejam mais flexibilidade nas políticas de viagens, incluindo limites de gastos maiores e serviços adicionais de companhias aéreas.
Esse fato faz com que as empresas tenham custos adicionais, o que impacta diretamente no orçamento de viagens. Neste cenário, iremos mostrar como a flexibilização na política pode gerar economia e redução de custos para as empresas. Confira!
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O que deve ter na política de viagens empresariais?
Uma política de viagem empresarial é um documento que contém um conjunto de diretrizes, regras e procedimentos que padronizam as viagens de negócios de uma empresa.
Ela funciona como um guia para os colaboradores, descrevendo o que é permitido. Ao mesmo tempo em que otimiza os processos, controla os custos e define parâmetros para reservas de viagens e reembolso de despesas.
Uma política de viagem empresarial completa deve incluir:
- Diretrizes para reservas: regras sobre como comprar passagens corporativas, hospedagem e transporte terrestre.
- Limites de gastos: valores máximos permitidos para despesas com transporte, hospedagem, alimentação e outras despesas.
- Processo de reembolso: instruções sobre como os funcionários devem solicitar reembolso de despesas.
- Políticas de segurança: diretrizes para garantir a segurança dos funcionários durante a viagem, incluindo informações sobre seguros e procedimentos de emergência.
- Políticas de conformidade: regras para garantir que as viagens estejam em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.
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Como a política de viagens ajuda a gerar economia e redução de custos
Uma boa política de viagens corporativas gera economia e ajuda na redução de custos das empresas ao estabelecer diretrizes claras e eficientes para a gestão de despesas relacionadas a deslocamentos.
Ao definir limites para diárias de viagens e gastos com transporte, hospedagem e alimentação, além de priorizar opções mais econômicas, como voos em classe econômica e hotéis de categoria intermediária, a empresa evita excessos e desperdícios.
Além disso, uma política de viagens eficiente facilita a negociação com fornecedores, permitindo que a empresa obtenha tarifas e descontos mais vantajosos, otimizando ainda mais os custos com viagens corporativas.
Como reduzir custos na política de viagens da empresa?
De acordo com Ana Laura Diniz, gerente de Novos Negócios da Copastur, o segredo para diminuir os custos em viagens corporativas é criar previamente um planejamento estratégico bem detalhado e cauteloso, no qual o cliente irá avaliar todas as opções relacionadas à sua jornada, pesquisar constantemente os melhores preços e, dessa forma, calcular todas as despesas e o ROI das viagens corporativas. “É importante que o gestor faça escolhas sensatas que se adequem às políticas definidas pela empresa. Assim, ficará dentro do orçamento previsto pela equipe”, afirma a gerente.
Além disso, é fundamental desenvolver uma boa política de reembolso para garantir que o colaborador apresente os gastos com mais facilidade, utilizando essa tecnologia.
Veja a seguir, de forma mais detalhada, como alcançar essa redução de custos.
Frase: “Copastur: a primeira biosfera de marcas do país, com atendimento 360 e o compromisso de cuidar das pessoas que viajam”.
Flexibilização de política de viagens
A flexibilidade está relacionada à agilidade na tomada de decisão e à diminuição de algumas burocracias. Na prática, isso significa que questões como a compra de passagens aéreas, reserva de hotéis, entre outros itens, podem ser realizadas até mesmo pelo colaborador.
É importante notar que, ao incluir a possibilidade de alterações como remarcar ou adiar uma viagem, sem gerar multas e qualquer tipo de taxa para a empresa, essa política de viagens corporativas passa a ser ainda mais valorizada.
Por isso, é importante contar com fornecedores que incluam essas facilidades nos pacotes, para atingir uma quantidade maior de consumidores. Principalmente em momentos de incertezas do mercado, como ocorreu durante a pandemia da Covid-19.
Outra maneira de flexibilização da política de viagem empresarial é o modelo de self booking, ou seja, aquele em que o colaborador consegue reservar acomodações por conta própria, sem precisar da aprovação de intermediários. E ferramentas como essa impactam a economia das empresas.
Uso de tecnologia
A tecnologia de viagem, que já era importante, tornou-se essencial para as viagens nos últimos tempos. Os aplicativos que ajudam a informar os viajantes sobre questões de passagens, status do voo, acomodações, mobilidade corporativa, online booking tools (OBT de turismo), entre outros, ajudam a amenizar imprevistos e a dar mais tranquilidade para as pessoas.
Para as empresas, torna-se muito mais fácil controlar todos os deslocamentos dos colaboradores por meio de um sistema que centraliza todas as informações. Ou ainda, um aplicativo ou software de gestão de viagens corporativas que integra várias áreas, simplificando o trabalho do gestor de viagens e economizando o seu tempo.
O trabalho de consultoria também deve ser levado em consideração, informando no ato da emissão todas as regras e penalidades para cada situação, garantindo que qualquer alteração que possa gerar mais custo seja administrada com cautela pelo cliente.
Política de reembolso
Mais um elemento fundamental da política de viagens corporativas é a criação da política de reembolso. Esse documento deve fornecer as informações sobre o que é reembolsável e toda a prestação de contas entre colaboradores e empresa. Afinal, manter o controle dos gastos durante a viagem corporativa é essencial para a saúde financeira da organização.
Com o apoio desse aplicativo que facilita o cadastro de comprovantes, os gestores evitam gastos excessivos, assim como processos trabalhistas e fraudes.
Como a Copastur pode ajudar na redução de custo das viagens
A Copastur pode ajudar as empresas a reduzir os custos com viagens corporativas ao oferecer soluções para viagens corporativas personalizadas e eficientes para a gestão de mobilidade corporativa.
Ainda de acordo com Diniz: “A Copastur possui vários sistemas inovadores na área de turismo. Uma de suas tecnologias realiza uma busca minuciosa de oportunidades de economia no mercado de viagens, mesmo após a emissão do bilhete. Esse sistema tem feito muito sucesso entre as grandes organizações”.
Busca de acordo com os valores
Uma das vantagens da tecnologia Copastur é a possibilidade de pesquisar os serviços por preços, ajudando os gestores a planejar suas viagens e reduzir custos. Isso porque ele consegue comparar a qualquer momento os valores de passagens de diferentes companhias aéreas, assim como hotéis, aluguel de automóveis, etc.
Outro diferencial da empresa é a sua expertise no mercado de viagens corporativas, o que faz com que ela consiga negociar tarifas especiais com fornecedores, como companhias aéreas e redes hoteleiras, garantindo preços mais competitivos.
Além disso, a empresa centraliza as reservas e fornece relatórios detalhados, permitindo um controle rigoroso dos gastos e a identificação de oportunidades de economia.
Conheça agora mesmo a consultoria de viagens corporativas da Copastur e impulsione os resultados da sua empresa!
