Imagine o seguinte: o período fora terminou, mas e agora? Para onde foram as notas fiscais? Quanto era mesmo o valor limite a ser gasto? Como fazer a prestação de contas de viagem corporativa sem ter documentos para comprovar?
Por incrível que pareça, essa é uma situação bastante comum em empresas que adotam as viagens corporativas para expandir os negócios. É por esse motivo que os investimentos em políticas mais estruturadas de viagens corporativas têm crescido nos últimos anos. Veja só quais são as melhores práticas para lidar com a situação!
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Como fazer a prestação de contas de viagem corporativa?
Sabia que em uma pesquisa realizada com quase 350 executivos, 95% consideraram a conformidade das viagens corporativas uma prioridade? E essa conformidade é alcançada com processos estruturados e políticas de prestação de contas consistentes.
Que tal conhecer as melhores práticas que colocarão sua prestação de contas de viagem corporativa nos eixos para, então, expandir seus negócios? Fique de olho!
Estruture uma política de viagens
Se sua empresa ainda não possui uma política de viagens, chegou a hora de pensar seriamente nisso. Comece determinando as regras que nortearão seus investimentos nessa área, desde a identificação da necessidade de deslocamento até a prestação de contas ao financeiro.
Mapeie os setores envolvidos, os responsáveis por cada otimização de processo e as falhas que estão impactando nos custos. O segredo está na estruturação de um fluxo de trabalho livre de barreiras e impedimentos.
Vale lembrar que a política de viagens corporativas não só pode, como deve ser constantemente atualizada, além de ser devidamente comunicada a todos os funcionários. Assim, a empresa cria uma cultura de atendimento às normas estabelecidas, assegurando que os custos serão mantidos sob controle.
Planeje suas reservas
Antecipar custos é uma das melhores formas de reduzir as inconsistências na prestação de contas de viagem corporativa. Afinal, com essa tática, a empresa sabe de antemão quanto será gasto, sem ter que lidar com grandes imprevistos.
Podemos citar como exemplo a uma boa gestão de reserva de passagens aéreas e de hotéis. A mesma pesquisa que mencionamos lá na introdução revelou que 68% das reservas de passagens aéreas não são feitas com antecedência, o que gera um custo maior para a empresa.
Além disso, 42% dos viajantes desrespeitam políticas com relação à escolha de companhias aéreas com as quais a empresa mantém relacionamento e 32% optam por tarifas de hotéis mais caros. Mesmo que a empresa tenha regras e uma política de viagens adequada, portanto, elas podem não ser cumpridas.
Preveja deslocamentos adicionais
Imagine que um profissional da sua equipe vai se deslocar até determinada localidade , como uma capital, mas terá que ir também para outras cidades. Nesse caso, uma boa tática consiste em organizar essa viagem com antecedência para que seja possível contratar um serviço de deslocamento mais barato e ter acesso a mais opções disponíveis..
Procure fazer convênios
Pensando principalmente nos deslocamentos e na alimentação, a empresa pode realizar convênios com estabelecimentos locais em regiões onde há sempre muita demanda para viagens. A simples troca da refeição do hotel por um restaurante local pode significar economia para o negócio e facilitar a prestação de contas de viagem corporativa no fim do mês, com uma fatura que venha consolidada, em uma única nota fiscal.
Escolha uma forma de controle
Esperar que cada viajante traga todas as notas fiscais e os recibos relativos à sua viagem pode não ser a melhor forma de manter o controle de custos desses deslocamentos. Afinal, entre idas e vindas, qualquer documento pode ser perdido ou mesmo esquecido. Pois existem formas mais assertivas de manter este tipo de controle dentro da empresa!
Você pode apostar nas planilhas eletrônicas compartilhadas, por exemplo. Nesse caso, ao final de cada dia, o viajante insere as despesas e a empresa pode acompanhar o que está sendo gasto mesmo a distância. Para evitar extrapolar o orçamento de viagem, novas orientações podem ser passadas enquanto o profissional ainda está viajando. Já facilita bastante, certo?
Outra maneira de fazer o controle das despesas de viagens é usando aplicativos financeiros, como é o caso do Expense Management da Copastur. Com esse tipo de ferramenta, é possível inserir e categorizar as despesas, tirar fotos dos comprovantes e armazená-los virtualmente, adicionar anotações e compartilhar relatórios e gráficos de acompanhamento. Inclusive, inserir aprovações eletrônicas para que este processo funcione, interligado às viagens.
Dessa maneira, o controle fica muito mais fácil e a empresa pode monitorar os gastos, comparando-os mês a mês para melhorar sua capacidade de planejamento e decisão.
Crie um fluxo de aprovação
O fluxo de aprovação é necessário para que mais de uma pessoa consiga avaliar se a viagem é realmente necessária e se os custos estão dentro do orçamento.
Portanto, nada de liberar viagens sem qualquer restrição! Ao mesmo tempo, evite envolver muitos níveis hierárquicos no processo, a fim de não comprometer a agilidade e a eficiência das aprovações. O ideal é incluir apenas o gestor da área solicitante, uma pessoa de compras e outra do financeiro.
Incentive as melhores práticas
Por incrível que pareça, 77% das empresas não têm qualquer programa de incentivo que leve os funcionários a cumprir a política de viagens corporativas. Em um primeiro momento, parece óbvio que as regras devam ser cumpridas, não é mesmo? Mas, como vimos, a prática pode se mostrar diferente.
Se você quer que as pessoas realmente se comprometam com a prestação de contas das viagens, crie programas de incentivo, gamification, clubes de fidelidade, acúmulo de pontos, brindes e bonificações para quem cumprir à risca as orientações da empresa. Com o tempo, você verá que a cultura de controle de gastos em viagens corporativas será absorvida por todos, contribuindo para a economia de recursos e aumentando a lucratividade do empreendimento.
Conte com especialistas na área
Como você deve ter notado, existem vários pormenores que afetam os custos das viagens corporativas, podendo contribuir para que a prestação de contas seja o mais precisa possível. Ter uma equipe dedicada a gerenciar todas as atividades com controle e otimização do tempo, é um investimento que pode vale a pena se a empresa contratar de um parceiro que participe deste processo a fim de tornar as viagens mais planejadas e garantir economia e eficácia nesta gestão.
Ao contar com equipes externas de gestão de viagens corporativas ou ainda com ferramentas que ajudem na automatização de processos, impedindo que as políticas da empresa sejam contornadas, você tem controle, ganho de tempo e redução de cutos, evitando gastos desnecessários. Com isso, garante que gastará somente o que realmente for devido, com cada deslocamento.
Como você viu, a prestação de contas em viagens corporativas é uma tarefa um pouco complicada, mas nada impossível se você seguir essas melhores prática e tiver os melhores profissionais atuando na gestão! Ficou com alguma dúvida? Continue lendo o blog da Copastur!
Saiba mais sobre o conceito de gamification em viagens corporativas no nosso conteúdo exclusivo!
