Mesmo buscando realizar uma organização e um planejamento impecáveis, problemas em eventos corporativos são comuns. Desde os imprevistos que não são responsabilidade de ninguém até aqueles que envolvem descuidos nas primeiras etapas de criação do projeto.
Neste artigo falaremos sobre alguns deles e explicaremos como você pode evitá-los em suas produções. Confira!
1. Espaço é um dos grandes problemas em eventos
Perceber, na hora de organizar tudo, que o espaço não tem uma infraestrutura que comporte os aspectos da produção é um dos principais problemas em eventos. Seja pelo tamanho do ambiente, pelos detalhes envolvendo som, imagens, instalação de telões ou outros pontos, o local escolhido pode não atender ao esperado.
Para evitar isso, o melhor é já adicionar na fase do planejamento e da produção uma ou mais visitas técnicas ao local a ser escolhido, sempre com uma ideia pronta ao menos do layout das partes básicas do evento.
Assim, saberá como é o espaço e poderá organizar toda a logística de acordo com as ideias iniciais. Alguns locais, inclusive, permitem pequenas reformas em determinados pontos, se necessário.
2. Atraso de fornecedores
Ao realizar um evento, é necessário contar com o compromisso e os serviços de muitos fornecedores. A questão é que nem todos eles poderão oferecer o que foi contratado com antecedência, pois podem depender de transporte ou cuidados específicos com a entrega e instalação no local.
É o caso dos itens de cenografia, por exemplo. Além do tempo de produção, é preciso considerar a disponibilidade do local do evento para receber a equipe de montagem. Já parou para pensar que a sala do seu evento pode estar ocupada por outro evento com um intervalo pequeno antes do seu? Quanto tempo o seu fornecedor precisa para montar toda a cenografia?
O atraso nesses momentos pode ser um ponto chave dos problemas em eventos, e para garantir que não ocorra, o melhor é ter um contato próximo com o fornecedor. Um plano B ou até mesmo evitar esse tipo de serviço também podem ser possibilidades, garantindo a antecedência em todos os aspectos do evento e que ele não passará do orçamento previsto.
3. Intempéries climáticas
As intempéries climáticas podem, sim, acabar com todos os detalhes lúdicos e interativos de certos eventos. Imagine só fazer uma festa com tema praia e, no dia, o céu estar nublado ou com tempo chuvoso. Seria um desastre, não?
Para evitar essa situação, o melhor é contar com um calendário sazonal preciso. Planeje o evento com uma boa margem entre dias chuvosos e, apesar da sorte, provavelmente dará certo!
Entretanto, aqui vale também a dica do plano B. Caso chova, tenha um local para abrigar seus convidados, como uma área coberta, e planeje pequenos detalhes para que a festa não pare independentemente do que aconteça!
Gostou das dicas de como evitar alguns problemas em eventos? Confira mais informações sobre esse tema aqui no blog da Copastur!
