O cenário da proposta internacional surge quando a empresa percebe que chegou o momento de expandir suas atividades e explorar novos mercados, certo? Mas e nos casos em que a ideia pode ser apenas enviar um profissional para investir em uma relação de maior proximidade com um cliente específico?
Para situações assim, as viagens corporativas são as melhores alternativas pelo impacto que causam, proporcionando o contato presencial na hora da negociação. E embora a tecnologia tenha vindo para ficar, existem aspectos no mundo dos negócios que não podem ser substituídos. É isso mesmo: há situações em que só uma videoconferência não basta.
Quer entender melhor como lidar com as viagens corporativas quando o contexto da proposta internacional está em jogo? Então acompanhe os próximos tópicos!
Articule bem a proposta internacional e a viagem
Sem dúvida, a presença física de um representante da empresa é marcante para qualquer negociação. Mas além dessa, existem também outras hipóteses em que uma instituição pode sentir a necessidade de recorrer aos deslocamentos.
Para empresas de Tecnologia da Informação (TI), por exemplo, no momento de um go live, é crucial ter a presença de um profissional da área técnica, atuando junto ao cliente para garantir o sucesso da implementação do sistema. Já para outros tipos de empresa, as viagens corporativas podem servir para enviar colaboradores para consultorias, treinamentos, congressos e seminários, investindo em sua capacitação.
Enxergue as viagens como investimentos
Devemos contar, ainda, com o atual contexto de globalização e conectividade em que atuam as empresas e os profissionais. Como muitas organizações de hoje possuem projetos espalhados pelo mundo, consequentemente têm profissionais de suporte conectados a partir de qualquer local. Tudo isso gera um trânsito de colaboradores pelos mais diversos propósitos.
O fato é que, independentemente da causa, as viagens corporativas não devem ser vistas como desperdícios de dinheiro, mas sim investimentos. É verdade que não falta quem argumente sobre o quão impactante no orçamento das empresas são os custos desses deslocamentos, mas isso apenas reforça a importância de administrar melhor as despesas e garantir que as viagens cumpram o propósito definido, sem onerar a instituição.
Diante de uma proposta internacional, o foco sobre o verdadeiro propósito da viagem não pode ser perdido. É preciso lembrar que viagens de negócios são, desde sempre, ações fundamentais para o desenvolvimento de qualquer empresa. Exatamente por isso, exigem uma gestão eficaz.
Priorize o bem-estar dos colaboradores em trânsito
Oferecer um transporte seguro e garantir que alguns padrões mínimos de conforto sejam seguidos são medidas essenciais para o bom desempenho dos profissionais que viajam a negócio. Existem ainda aspectos que, sem o devido planejamento antecipado, podem não fluir bem. É o caso dos deslocamentos e das diárias de hospedagem.
É comum enfrentar dificuldades para conseguir hospedagem quando a cidade de destino é turística e a viagem coincide com algum período no ano que registra maior movimento pela região. Nesse contexto, por pura falta de planejamento, o profissional pode acabar sendo hospedados em hotéis diferentes devido à indisponibilidade para a estadia completa no mesmo estabelecimento.
Adote a transparência para o reembolso de valores
As despesas de viagem devem ser reembolsadas mediante a apresentação de notas fiscais. Por mais que esse processo seja presumível, é importante esclarecê-lo para evitar qualquer tipo de mal-entendido. Quando a empresa tem um processo transparente, o colaborador já sabe como proceder no caso de viagens, não enfrentando tensões ou inseguranças que possam afetar sua atuação.
É importante que os profissionais tenham experiências de viagens de boa qualidade no que se refere aos serviços oferecidos. Isso causa efeitos positivos quanto ao alcance do propósito do deslocamento. Por outro lado, a precariedade de situações vividas pode gerar insatisfações a ponto de até culminar em causa judicial.
Basicamente, a ideia é que uma gestão cuidadosa de viagens corporativas proporcione uma experiência agradável aos colaboradores, sempre dentro do que a empresa delimita em sua política de viagens.
Conte com um processo de viagens organizado
Sabia que a própria gestão de viagens pode prover indicadores e outras informações úteis para aprimorar a política da empresa? É isso mesmo! É possível aprender com a própria experiência para melhorar o processo, identificando tanto falhas como excessos. A prestação de contas do viajante ajuda a orientar as ações de planejamento e a estimativa de custos das viagens. Com essas informações, dá para buscar opções melhores para lidar com os gastos.
Uma boa gestão de viagens é também o que pode garantir uma melhor relação entre custo e benefício. Na prática, trata-se de colocar em ação habilidades de pesquisa e planejamento para conseguir os melhores preços em hospedagem e os deslocamentos mais inteligentes, considerando a localização do hotel, por exemplo, entre outras iniciativas.
Outra habilidade da gestão que contribui para o saving (redução de custos) é a solicitação de relatórios de despesas de viagens. Tais documentos apresentam um ponto interessante: ao ajudarem os profissionais a ter uma dimensão maior sobre suas despesas, gera-se um comprometimento maior quanto ao controle dos gastos. Aliás, uma boa prática nesse sentido é esclarecer aos colaboradores sobre limites e médias de gastos em viagens.
Esclareça a política de viagens da empresa
Além de buscar sempre aprimorar a política de viagens, tornando o processo mais dinâmico aos olhos dos funcionários, é de suma importância divulgá-la. Isso influencia a perspectiva dos profissionais sobre o interesse da empresa em proporcionar melhores experiências. Vale a pena determinar quais são as boas práticas em viagens corporativas e esclarecê-las a todos. Assim, os procedimentos adequados vão sendo internalizados.
Vale a pena orientar ainda que, para reembolsos, não são recolhidos impostos ou o depósito de FGTS, esclarecendo em que situações isso pode acontecer. Informe sobre o cálculo das horas extras, sobre o que configura ajuda de custo e sobre a obrigatoriedade do seguro de viagem, além de diversos outros pontos importantes.
Resguardar o bem-estar e o cumprimentos das leis quanto aos colaboradores é oferecer as melhores condições para a realização das viagens corporativas, seja no contexto da proposta internacional ou de outra necessidade que leve o negócio a investir nessa alternativa.
Agora que você conhece melhor as características do universo das viagens corporativas, principalmente quando relacionadas a uma proposta internacional, que tal descobrir como reduzir burocracias nas viagens a negócio?
