O reembolso de despesas nas viagens corporativas pode causar muitas dúvidas e estresse entre os funcionários e a empresa. Além disso, todo o processo esbarra em diversas leis e detalhes específicos, variando de acordo com as regras de cada fornecedor.
Quando o processo não tem regras estabelecidas, o relacionamento entre gestores e subordinados pode se desgastar, comprometendo resultados a longo prazo.
Quer entender como fazer reembolso em viagens corporativas de acordo com as diretrizes da CLT e com boas práticas do mercado? Neste artigo, você verá:
- Qual é a importância das políticas de reembolso em viagens corporativas?;
- O que a legislação trabalhista define para as políticas de reembolso em viagens corporativas?;
- Como funciona a tributação sobre o reembolso de despesas de viagem?;
- Como fazer reembolso de despesas em viagens corporativas?;
- Formas de reembolso;
- Regras e boas práticas para reembolso de viagens corporativas.
O que é reembolso de despesas
O reembolso de despesas é um processo pelo qual a empresa devolve ao colaborador o valor que ele gastou em atividades relacionadas ao trabalho. Essas despesas podem variar desde viagens de negócios, hospedagem, alimentação, até compras de suprimentos ou serviços essenciais para o trabalho.
Essa prática garante que o funcionário não tenha que arcar com custos inerentes à sua função, além de oferecer mais flexibilidade e autonomia para realizar tarefas.
Normalmente, as empresas estabelecem políticas claras e procedimentos específicos para solicitar e processar o reembolso, incluindo a apresentação de recibos e relatórios detalhados das despesas.
Essa prática não apenas promove a transparência e a responsabilidade financeira, mas também contribui para a satisfação e a eficiência dos colaboradores.
Como funciona o reembolso de despesas?
O processo de reembolso de despesas pode variar de empresa para empresa, mas geralmente segue os seguintes passos, conforme a imagem:
Passo a passo comum de reembolso de despesas
Qual é a importância das políticas de reembolso em viagens corporativas?
A política de reembolso oferece proteção legal para a empresa e para o trabalhador. Ela ajuda a organizar e tornar a viagem corporativa mais segura para todos os envolvidos, colaborando com o registro das informações mais importantes da viagem e alinhando-a com a política orçamentária da companhia.
Uma política eficiente facilita o controle periódico, bem como o levantamento de estatísticas da viagem para planejamentos futuros. Também colabora para melhorar a relação entre o colaborador e a empresa, deixando-a mais transparente. Mais esclarecidos sobre os serviços de assistência aos quais têm direito, os funcionários ficam mais seguros e confortáveis, o que traz impactos diretos nos resultados.
O que a legislação trabalhista define para as políticas de reembolso em viagens corporativas?
A legislação trabalhista define que os gastos com viagens corporativas fazem parte das despesas de trabalho. Portanto, elas não devem integrar o salário do funcionário. Gastos com alimentação, passagens, hospedagem, traslados, entre outros, têm natureza indenizatória e devem ser despesas da empresa.
No artigo 75-D da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), há alguns direcionamentos para o trabalho remoto e de como a empresa deve agir em relação às despesas do colaborador.
Entendendo o trabalho realizado durante uma viagem corporativa de forma remota, a legislação determina que todos os compromissos e deslocamentos respeitem as horas diárias da função, de acordo com o que foi estabelecido na carteira de trabalho.
Se todas as atividades acontecerem dentro desse limite, não há necessidade de pagar horas extras. Contudo, se reuniões, eventos e treinamentos extrapolarem o horário convencional, o empregador deve pagar as horas extras, seja financeiramente ou em horas/dias de folga.
O deslocamento também é entendido como horário de trabalho. Assim, se o colaborador fizer voos longos ou um trajeto terrestre maior do que era previsto, esse tempo deve ser contabilizado como hora extra.
A legislação define ainda que os reembolsos são cabíveis quando o funcionário representa a companhia fora do ambiente de trabalho. Porém, ela não define diretrizes claras para a prática. Em geral, as empresas adotam duas formas:
- O colaborador paga as despesas com o próprio dinheiro e, em seguida, a empresa realiza o reembolso.
- A empresa faz um adiantamento para o colaborador. Se houver necessidade, a empresa deposita a outra parte do dinheiro em um momento posterior.
Em ambos os casos, os gastos devem ser documentados, seja por meio de recibos, comprovantes ou registros em aplicativos.
Afinal, além de garantir o bom funcionamento das políticas de viagens e do orçamento corporativo, esses registros devem constar no relatório das atividades, para conferência posterior.
As mudanças trazidas pela reforma trabalhista
Um dos principais pontos da reforma trabalhista, aprovada em 2017, são os acordos entre funcionários e a empresa. Consequentemente, as políticas de reembolso foram afetadas.
Agora, as empresas têm maior flexibilidade para negociar as opções de reembolso. Assim, de acordo com as possibilidades, é possível escolher entre fazer um adiantamento ou reembolsar posteriormente, as despesas de trabalho e diárias de viagem, como detalharemos adiante.
Como funciona a tributação sobre o reembolso de despesas de viagem?
Em geral, as despesas de trabalho não fazem parte do salário e, portanto, não é necessário aplicar encargos trabalhistas sobre elas, com exceção para as diárias de viagem, como explicaremos adiante.
O reembolso de despesas com viagens corporativas possui algumas particularidades na declaração do Imposto de Renda. Por isso, mais uma vez, a prestação de contas é tão importante!
Como fazer reembolso de despesas em viagens corporativas?
O reembolso de despesas em viagens corporativas não envolve apenas o ressarcimento do colaborador, mas também as finanças do negócio e o cumprimento da legislação trabalhista. Portanto, para otimizar a gestão financeira de sua empresa, evitar complicações judiciais e continuar usufruindo dos benefícios das viagens corporativas, é preciso ter atenção.
Defina uma política clara de reembolso
O primeiro passo para garantir o compliance no reembolso de viagens é ter um roteiro que explique para os colaboradores quando e como a solicitação deve ser feita. Se o deslocamento acontece sem que isso esteja previamente determinado, a mensagem implícita passada é de que a empresa cobre todos os gastos. E isso não é ideal para os dois lados.
Quer conhecer os principais pontos que devem ser abordados por uma política de reembolso completa? Então fique de olho!
Despesas reembolsáveis
O que a empresa está disposta a pagar? A lista de despesas que podem ser reembolsadas mediante comprovação precisa estar claramente expressa na política. Anote: quanto mais objetivo esse ponto for, melhor.
A partir de hoje, portanto, nada de avaliar comprovantes posteriormente para decidir o que será reembolsado! Lembre-se de que essa atitude causa desgastes e conflitos.
Para ser o mais específico possível, dê nome às despesas! Você pode incluir na sua listagem:
- Passagens;
- Transporte local (táxi e aluguel de veículos);
- Alimentação;
- Serviços de lavanderia;
- Documentação para viagem (como visto);
- Uso de telefone e internet, dentre outros.
Despesas não reembolsáveis
Da mesma forma, antecipe também informações sobre o que jamais será objeto de ressarcimento. Deve-se incluir aqui basicamente aquelas despesas que não têm qualquer ligação com o trabalho ou com o motivo da viagem. É o caso de, por exemplo:
- Compra de souvenirs;
- Gastos com danos de objetos e equipamentos;
- Taxas por perda de voos;
- Multas de trânsito, dentre outras despesas pessoais.
Também inclua nesse tópico algumas situações específicas em que o reembolso não será feito, como no caso dos comprovantes serem perdidos ou se estiverem rasurados, por exemplo.
Formas de reembolso
Como explicamos anteriormente, a sua empresa pode realizar o pagamento da viagem corporativa de acordo com três possibilidades: reembolso, adiantamento ou pagamento de diárias. Entenda as diferenças entre elas!
Reembolso
Nesse método, os funcionários arcam com as despesas da viagem e, em seguida, solicitam reembolso. Para isso, eles precisam prestar contas, comprovando os gastos realizados.
Para que o reembolso dê certo, é preciso ter os mecanismos de controle ideais. As planilhas, por exemplo, não são a melhor forma de registro, pois elas exigem tempo para serem atualizadas e uma apuração pouco coerente com a rotina ocupada do mundo corporativo. Uma plataforma que centralize gastos e processos, registrando-os à medida em que eles são feitos, é ótima para essa modalidade.
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Adiantamento
De maneira complementar ao reembolso, no adiantamento de despesas, a empresa faz uma estimativa de quanto será gasto na viagem corporativa. A partir disso, o setor responsável passa ao colaborador uma quantia adiantada.
Assim como no reembolso, o colaborador também precisa fazer uma prestação de contas, solicitando o reembolso das despesas de viagem ou devolvendo a quantia restante. A empresa também pode permitir que o funcionário guarde a quantia restante como saldo para uma próxima viagem.
Pagamento de diárias
No pagamento de diárias de viagem, a companhia faz um cálculo prévio do que será gasto e estabelece um valor a ser pago por dia. Nesse caso, é essencial que a estimativa da empresa seja construída com base em pesquisas, de modo que o valor da diária de viagem não seja injusto, restringindo a experiência do colaborador.
Essa é uma modalidade indicada para empresas mais experientes no quesito viagens corporativas. Afinal, elas precisam conhecer bem o que ocorre no dia a dia das viagens e o que é necessário para assegurar uma experiência significativa para o colaborador, mantendo esses requisitos dentro de seu orçamento.
Caso o valor recebido exceda 50% do salário, as diárias passam a fazer parte do salário. Assim, os encargos trabalhistas incidem sobre elas.
Regras e boas práticas para reembolso de viagens corporativas
Além disso, também é preciso levar em consideração algumas normas importantes que definem e regulamentam o reembolso de despesas com viagem. São elas:
Limite máximo de reembolso
Para as despesas cobertas, o ideal é estabelecer o máximo de valor que é permitido ao funcionário usar para ser reembolsado. Para isso, faça um levantamento histórico dos gastos com hospedagem ou pesquise o valor médio da diária em hotéis que atendam às necessidades dos colaboradores em cada viagem.
O mesmo pode ser feito para definir valores para:
- Alimentação;
- Locação de veículos;
- Quilômetro rodado (se for uma viagem curta, feita no carro do próprio colaborador);
- Se for necessário, defina valores diferentes de acordo com o nível hierárquico do profissional em trânsito.
Procedimentos para a solicitação
Não apenas o tipo de despesa precisa estar claro, mas a forma de comprovação válida para cada um — podem ser recibos, extratos de check-out ou o que for mais conveniente. Determine em nome de quem devem ser emitidos (do colaborador ou da empresa), conforme acertos contábeis necessários internamente.
Também esclareça quais informações devem constar no documento, como:
- CNPJ do emissor;
- Data de emissão;
- Endereço e telefone de contato da empresa.
Além disso, a política de reembolso precisa desenhar um passo a passo para ensinar como deve ser feita essa demonstração de despesas. Geralmente, os comprovantes são enviados:
- Por e-mail;
- Pessoalmente, diretamente entregues ao setor responsável;
- Ou através de sistema específico para comprovar despesas e reembolsos.
Especifique cada detalhe dessa entrega, de modo a não deixar nenhuma dúvida entre os colaboradores e tampouco dar margem para erros por falta de clareza nas informações.
Prazos para apresentação dos pedidos
Os pedidos de reembolso precisam ser apresentados até quando? Em um intervalo de dias após o término da viagem? Dentro do mesmo mês em que os recursos foram utilizados? Pense em um prazo razoável, que seja viável para a equipe e que atenda às necessidades da contabilidade em termos de compliance.
Até para gerar uma informação aceitável sobre custos versus faturamento do mês e para calcular o ROI da viagem, é necessário estipular o prazo máximo para encerrar o processo. Caso contrário, sempre existirá algo pendente a ser resolvido, relativo a um mês já fechado. E isso pode gerar a necessidade de retificação das informações contábeis e financeiras da empresa.
Prazos para ressarcimento dos valores
Se você definiu um prazo máximo para a entrega da documentação, precisa ser justo, especificando também uma data máxima para o devido ressarcimento. Em quantos dias, após a apresentação da documentação, o reembolso vai ocorrer?
E não se esqueça de deixar clara a forma de devolução dos valores devidos: se acontecerá via crédito em conta, ordem de pagamento ou qualquer outro meio mais adequado para o colaborador e a empresa.
Divulgue os procedimentos para o time
De nada adianta ter uma política de reembolso bem definida se você não a divulga aos principais interessados, não concorda? Portanto, se sua empresa conta com uma central de documentos normativos, inclua por lá o passo a passo que você tanto se esforçou para preparar!
Caso exista um site específico para os funcionários (via intranet, por exemplo), vale a pena manter um tópico especial sobre o tema. Se possível, coloque todas as regras e tenha como procedimento padrão entregá-lo aos colaboradores que têm viagens corporativas programadas.
Defina diretrizes para casos de acidentes
Durante a viagem corporativa, o colaborador está sob responsabilidade da empresa. Caso aconteça algum acidente, a empresa deve prestar a assistência necessária e arcar com esse serviço e demais despesas.
Nesses casos, o colaborador deve informar imediatamente a Comunicação de Acidente de Trabalho. Ele também deve ter a cobertura de um seguro viagem. Para viagens internacionais, esse seguro viagem é obrigatório, garantindo assistência médica e jurídica, caso seja necessário. Por ser uma exigência, ele deve ser custeado pela companhia.
Simplifique o processo
O passo a passo para o reembolso está definido e a equipe está ciente do processo? Ótimo! Mas atenção: por mais que o nível de detalhamento seja importante, evite confundi-lo com burocracia, ok? Lembre-se de que etapas e exigências desnecessárias podem desmotivar o time. Então, busque praticidade!
Você pode contar com a tecnologia para isso, usando sites, aplicativos e outras ferramentas que ajudem a simplificar o fluxo do reembolso, impulsionando a aderência de todos.
Contratar uma empresa especializada em viagens corporativas, como é o caso da Copastur, também é uma alternativa eficaz. Tratar de gastos e escolhas logísticas diretamente com especialistas na área retira do funcionário a responsabilidade de se preocupar com essas questões, permitindo que ele foque no motivo da viagem.
Isso ajuda tanto a diminuir os custos quanto a desburocratizar o processo e minimizar a necessidade de reembolsos.
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