A alimentação em viagem a trabalho é um aspecto fundamental que deve ser considerado pelas empresas. Além de ser um direito do colaborador, uma alimentação adequada garante a saúde e o bem-estar do profissional durante a jornada, impactando diretamente na sua produtividade e satisfação.
As empresas devem oferecer condições para que seus colaboradores possam fazer refeições equilibradas e saudáveis, seja através de reembolso de despesas, fornecimento de vale-refeição ou até mesmo a indicação de locais com opções nutritivas. É importante ressaltar que a alimentação não se limita ao almoço, mas engloba todas as refeições do dia, incluindo lanches.
Ao garantir uma alimentação adequada, as empresas demonstram cuidado com seus colaboradores e contribuem para um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo.
Neste post, iremos nos aprofundar no tema alimentação em viagem de trabalho apontando os tópicos que são obrigações da empresa e como calcular o valor das refeições durante as viagens. Acompanhe!
Alimentação em Viagem a Trabalho: o que diz a legislação?
A legislação brasileira, não possui uma regulamentação específica sobre alimentação durante viagens a trabalho, mas estabelece algumas diretrizes gerais que podem ser aplicadas. De acordo com a CLT, o empregador deve assegurar condições adequadas para que o trabalhador possa realizar suas atividades com saúde e segurança, o que inclui o fornecimento de alimentação em situações de deslocamento.
Em muitos casos, empresas adotam políticas de viagens que cobrem despesas de alimentação ou oferecem subsídios para garantir que os colaboradores tenham acesso a refeições apropriadas durante suas viagens.
Além disso, a legislação fiscal permite que gastos com alimentação em viagens sejam considerados despesas operacionais dedutíveis, desde que devidamente comprovados e alinhados com as normas fiscais vigentes.
Assim, é recomendável que as empresas desenvolvam políticas claras e bem definidas para a alimentação de seus funcionários em viagens a trabalho, assegurando o cumprimento das normas legais e promovendo o bem-estar dos colaboradores.
Por que se preocupar com a alimentação nas viagens?
A alimentação em viagens a trabalho, além de ser uma necessidade básica, está intrinsecamente ligada ao conceito de duty of care (dever de cuidado), que se refere à obrigação das empresas de zelar pela saúde e segurança de seus colaboradores em todas as circunstâncias, incluindo deslocamentos profissionais.
Esse princípio exige que os empregadores proporcionem condições adequadas para o bem-estar dos funcionários, o que abrange garantir que tenham acesso a refeições nutritivas e equilibradas durante suas viagens.
Além disso, a alimentação adequada contribui para o aumento da produtividade e satisfação dos colaboradores, fortalecendo o vínculo entre empresa e funcionário.
Como calcular o valor da alimentação em viagens corporativas
1. Considerar o objetivo da viagem
Imagine duas situações diferentes. Em uma delas, o colaborador vai viajar para participar de um evento, como uma feira do segmento, por exemplo. O evento é o foco do profissional que deve aproveitar ao máximo o tempo disponível para participar das atividades. Em outra situação, o colaborador vai viajar para prospectar clientes ou fazer um networking em evento. Ele precisa passar bastante tempo nesses encontros, aproveitando todas as oportunidades para fechar negócios.
No primeiro caso, o objetivo da viagem deixa claro que haverá pouco tempo para as refeições, que provavelmente serão feitas no local mais conveniente, próximo ao evento. Enquanto isso, no segundo caso, é possível que as refeições sejam uma chance de conversar e negociar com os prospectos. Além disso, é provável que o colaborador leve pessoas para almoçar e jantar em bons restaurantes.
Percebeu como o objetivo pode alterar o perfil das refeições em viagens corporativas? É por isso que é tão importante considerar esses aspectos ao fazer o cálculo da diária de viagem.
2. Pesquisar os restaurantes locais
Depois de considerar o objetivo da viagem, o gestor de compras pode pesquisar alguns restaurantes locais que sejam compatíveis com os objetivos — e, claro, verificar os preços que eles praticam.
Tenha em mente que uma única refeição pode variar entre menos de R$50 até várias centenas de reais, de acordo com o perfil do restaurante. Por isso, você deve se orientar pelo objetivo da viagem.
Identifique várias alternativas e trace um valor médio. Com isso, já é possível ter uma noção mais concreta do valor que será gasto. Além disso, durante a pesquisa, você pode descobrir boas opções de restaurantes a preços interessantes, o que é uma estratégia para reduzir custos em viagens corporativas sem perder a qualidade da experiência.
3. Considerar as refeições feitas no hotel
Em qualquer viagem, pelo menos algumas refeições são feitas no hotel. Quando isso acontece, é possível economizar, especialmente se a hospedagem corporativa inclui café da manhã, meia pensão ou pensão completa. Considere essa alternativa, para não ter impactos nos custos com alimentação.
Para definir quais refeições podem ser feitas no hotel, é preciso analisar a agenda de compromissos da viagem. Por exemplo, se o colaborador tiver uma reunião logo de manhã, talvez ele precise tomar café no caminho, para evitar atrasos. Por outro lado, se os compromissos terminam cedo e não existe nenhum jantar de negócios marcado, ele pode fazer a refeição da noite no restaurante do hotel.
4. Verificar a cultura em relação às gorjetas
Em alguns locais, dar gorjeta é quase uma obrigação. Em outros, pode ser ofensivo e causar até um choque cultural. Por isso, vale a pena verificar qual é o costume no local da viagem, pois a gorjeta acaba elevando o preço das refeições. Se ela for necessária, precisa ser contabilizada no orçamento.
Também é uma boa ideia alinhar com a equipe qual será a política adotada em relação ao valor das gorjetas, quando elas forem necessárias. Do contrário, cada colaborador da empresa pode adotar um valor diferente, o que dificulta a gestão dos orçamentos de viagens corporativas. Defina uma porcentagem fixa, que todos possam seguir.
5. Conversar com o colaborador
O colaborador que vai fazer a viagem corporativa também precisa ser consultado. É importante descobrir se ele tem alguma necessidade alimentar específica, que possa afetar os custos ou o planejamento das refeições. Um exemplo são os indivíduos que têm intolerância severa ao glúten ou que seguem uma alimentação vegetariana ou vegana.
O fato de ser consultado também garante que o colaborador se sinta mais à vontade com a maneira como o orçamento da viagem é estruturado. É uma maneira de aumentar a transparência e, claro, a satisfação.
6. Inclua o custo de bebidas, snacks e eventuais gastos extras
Reduzir custos em viagens corporativas é importante, mas cuidado: um orçamento de alimentação muito apertado pode afetar negativamente a motivação do colaborador. Portanto, ao planejar o valor disponível para refeições em viagens corporativas, é importante incluir uma quantia referente ao custo de bebidas (ainda que não alcoólicas), snacks e eventuais gastos extras.
Imagine, por exemplo, que o colaborador se sinta fraco em determinado momento da viagem. Seria muito desconfortável se ele precisasse tirar do dinheiro destinado ao almoço ou jantar, para fazer um lanche rápido. Ele ficará muito mais tranquilo se souber que seu orçamento de viagem comporta esse gasto.
No caso específico das bebidas, a recomendação é ter uma política clara em relação às bebidas mais caras, como vinhos. Em uma refeição para impressionar um cliente, é aceitável pedir esse tipo de bebida, mas elas costumam ser o item mais caro em toda a alimentação. Para evitar exageros, os colaboradores precisam saber, antes de começar a viagem, o que é permitido ou proibido na hora de pedir bebidas.
7. Lembre-se da duração e do destino
Dois fatores essenciais para calcular o valor das refeições em viagens corporativas são a duração e o destino da viagem. Um restaurante bem conceituado de São Paulo e seu equivalente em uma cidade do interior de Minas Gerais provavelmente terão preços bem diferentes. Também vale a pena lembrar que, se a viagem for ao exterior, é preciso considerar o câmbio monetário do país.
Além disso, naturalmente, uma viagem de 2 dias e uma de 5 dias precisam ter orçamentos adaptados ao número de refeições que serão feitas durante esse tempo.
Calcular o valor das refeições em viagens corporativas é um pequeno detalhe que pode ter grande repercussão. Dependendo da duração, do destino e do objetivo da viagem, o custo pode ser tão grande quanto o da hospedagem ou das passagens. Por isso, negociar a alimentação no planejamento do orçamento é um erro que você precisa evitar.
CopasturCard é solução para alimentação em viagens corporativas
O CopasturCard é uma solução eficaz para gerenciar a alimentação dos colaboradores durante viagens a trabalho.
Ao fornecer um cartão pré-pago com um valor estipulado para refeições, a empresa garante que seus funcionários tenham acesso a opções alimentares adequadas sem a necessidade de reembolsos ou adiantamentos, o que simplifica o processo e evita que os colaboradores tenham que arcar com os custos antecipadamente.
Além disso, o cartão proporciona maior segurança e autonomia aos profissionais, que podem realizar suas compras de forma ágil e conveniente em uma ampla rede de estabelecimentos.
Conheça agora mesmo o cartão corporativo da Copastur e saiba como ele pode ajudar a simplificar a gestão de viagens da sua empresa!
