O saving desempenha um papel fundamental nas operações e estratégias das empresas, pois representa a economia gerada por meio da otimização de processos e negociações.
Esta ação pode ser fundamental para salvar empresas de problemas financeiros. Vale lembrar que, em dois anos, as falências de negócios aumentaram 80% no Brasil, segundo levantamento da Serasa.
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Então, ao buscar maneiras de reduzir custos sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços adquiridos, as empresas podem obter diversos benefícios, como:
- Melhorar sua eficiência financeira;
- Aumentar sua margem de lucro;
- Tornar-se mais competitiva no mercado;
- Alcançar o crescimento do negócio;
- Ter verba para investir em inovação e novas tecnologias.
Neste post, exploraremos o termo saving, desde a explicação do que é, como calcular e as principais formas de gerar economia nos setores de compras e eventos. Confira!
Leia também: Sistema de Workflow: Como Otimizar a Gestão de Compras na sua Empresa?
O que é saving?
Saving na empresa refere-se à prática de identificar, negociar e implementar medidas que resultem em redução de custos e despesas relacionadas às aquisições de uma organização.
No contexto de compras, o saving representa a diferença entre o preço original de um produto ou serviço e o valor que você realmente paga por ele. Ou seja, é a quantia que você consegue economizar por meio de uma negociação inteligente ou da escolha de uma opção mais vantajosa.
Essa estratégia envolve a busca por oportunidades de economia em todas as etapas do processo de compras, desde a seleção de fornecedores até a negociação de contratos e a otimização de estoques.
Dessa forma, o saving pode ser aplicado em todos os departamentos do negócio, incluindo no planejamento de eventos e na organização de viagens corporativas.
4 benefícios do saving para as empresas
Mais do que simplesmente reduzir custos, o saving representa uma estratégia poderosa para as organizações. Confira abaixo os principais benefícios:
1. Otimiza recursos e aumenta a lucratividade
Com uma análise criteriosa dos gastos, o especialista em compras identifica oportunidades para reduzir despesas sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços.
Esses recursos que deixam de ser gastos proporcionam um impacto direto na lucratividade da empresa. O que libera recursos que podem ser reinvestidos em áreas estratégicas para o crescimento, como inovação, marketing e expansão.
2. Gera maior resiliência e saúde financeira
Em um mercado cada vez mais competitivo e dinâmico, as empresas que dominam a arte do saving se destacam por sua capacidade de se adaptar às mudanças e superar os desafios.
A economia gerada pelo saving contribui para a formação de uma reserva financeira robusta, tornando a empresa mais resiliente a crises e imprevistos. Essa solidez financeira permite que a empresa navegue por turbulências com maior segurança e tranquilidade, garantindo sua longevidade no mercado.
Para se ter uma ideia da importância dessa ação, 45% das organizações no mundo não acreditam que seus negócios sobreviverão por mais de 10 anos se mantiverem o rumo atual, de acordo com pesquisa da PwC.
3. Aumenta a competitividade e facilita a entrada em novos mercados
Ao oferecer produtos e serviços a preços mais competitivos, as empresas que implementam o saving conquistam uma vantagem estratégica significativa no mercado.
Essa competitividade aprimorada abre portas para novos mercados e clientes, expandindo a base de consumidores e impulsionando o crescimento da empresa.
4. Melhora a imagem e reputação no mercado
O compromisso com a gestão eficiente dos recursos, evidenciado pela prática do saving, contribui para a construção de uma imagem positiva do negócio.
Essa reputação de responsabilidade e confiabilidade atrai novos clientes, parceiros, investidores e talentos, fortalecendo a marca e impulsionando o sucesso da organização.
Saiba mais: 4 Dicas Para Aprender a Gerenciar Contratos com Fornecedores
Como calcular o saving?
Para entender como funciona o cálculo do saving, vamos ao exemplo:
Vamos supor que você é responsável por comprar um determinado material de escritório para sua empresa e negocia com um fornecedor para reduzir o preço. Aqui está uma forma de como calcular os savings resultantes dessa negociação:
Preço Anterior: Digamos que, antes da negociação, você estava comprando um pacote de 100 unidades desse material por R$ 200.
Novo Preço Negociado: Após as negociações, você conseguiu reduzir o preço para R$ 150 para o mesmo pacote de 100 unidades.
Agora, vamos calcular os savings:
Economia por unidade = Preço Anterior – Novo Preço Negociado
R$ 200 – R$ 150 = R$ 50
Número Total de Unidades Adquiridas:
Suponhamos que, ao longo de um ano, você compre 100 desses pacotes de 100 unidades cada, totalizando 10.000 unidades.
Savings Total = Economia por Unidade × Número Total de Unidades Adquiridas
R$ 50 × 10.000 = R$ 500.000
Nesse exemplo, o saving resultante da negociação foi de R$ 500.000. Este é o valor que você economizou ao longo de um ano, comparado ao preço original que seria pago.
Como calcular saving em porcentagem
Para calcular o saving em porcentagem em uma negociação de compras, você pode seguir uma fórmula simples.
Subtraia o custo atual do produto ou serviço do custo anterior (antes da negociação). Em seguida, divida essa diferença pelo custo anterior e multiplique por 100.
Vamos seguir o exemplo acima
O custo anterior de um item era R$ 200 e, após negociação, o novo custo passou a ser de R$ 150, com diferença de R$ 50. Dividindo R$ 50 por R$ 200 e multiplicando por 100, você obterá um saving de 25%.
Cálculo de saving em eventos
Após esse parâmetro inicial, vamos aprofundar um pouco e entender como calcular o savings em eventos, de forma simplificada.
Suponha que uma empresa está organizando uma conferência anual e analise a possibilidade de mudar de local. O custo total desse encontro no espaço atual é de R$ 100.000. Após a pesquisa, eles encontram um novo lugar que oferece instalações semelhantes a um custo de R$ 80.000.
Para calcular o saving, subtraímos o novo custo do custo inicial:
Savings = R$ 100.000 – R$ 80.000 = R$ 20.000
Neste exemplo, a mudança para o novo local resultaria em uma economia de R$ 20.000 para a empresa.
Leia também: O Evento Valeu a Pena? Como Fazer o Cálculo de Retorno de Investimento
Como gerar saving para a empresa?
Renegocie com fornecedores
Ao buscar melhores preços, prazos de pagamento e condições de entrega, é possível otimizar os gastos da empresa. Para isso, é essencial manter uma comunicação transparente e um bom relacionamento com os fornecedores, demonstrando o valor da parceria e buscando acordos mutuamente benéficos.
A renegociação constante permite adaptar-se às mudanças do mercado e garantir que a empresa esteja sempre obtendo as melhores condições possíveis.
Essa abordagem exige habilidades de comunicação eficazes e uma compreensão sólida das necessidades da empresa e do mercado em questão.
Ao conduzir as renegociações, é essencial demonstrar flexibilidade e disposição para colaborar e, ao mesmo tempo, se manter firme com os objetivos de economia.
Realize pesquisas de mercado
Comparar preços e qualidade entre diferentes fornecedores permite tomar decisões mais informadas e encontrar as melhores opções disponíveis. Isso envolve uma análise minuciosa das ofertas disponíveis, levando em consideração não apenas o custo inicial, mas também fatores como confiabilidade, reputação do fornecedor e possíveis custos ocultos.
Além disso, manter-se atualizado sobre as tendências do mercado e as novas opções de fornecedores ajuda a garantir que a empresa esteja sempre fazendo as escolhas mais vantajosas em termos de custo-benefício.
Analise dados de consumo
Ao monitorar de perto os padrões de consumo da empresa, é possível:
- Identificar desperdícios e áreas onde os custos podem ser reduzidos;
- Ajustar os níveis de estoque;
- Negociar melhores condições com os fornecedores.
Este levantamento pode incluir informações como: a identificação de produtos ou serviços que não são essenciais para as operações da empresa, a consolidação de pedidos para reduzir custos de envio ou a implementação de políticas de consumo mais eficientes.
Utilizar ferramentas de análise de dados e relatórios detalhados ajuda a tomar decisões embasadas e a implementar estratégias de compras mais eficientes e econômicas.
Veja também: Os 7 melhores indicadores de gestão para o setor de compras
Negocie volumes
Ao consolidar as compras e negociar volumes maiores com os fornecedores, é possível reduzir os custos unitários e aumentar a margem de lucro da empresa.
Essa estratégia requer um planejamento cuidadoso e uma análise detalhada das necessidades da empresa, mas pode gerar economias substanciais a longo prazo.
Busque alternativas
Pesquisar por produtos ou serviços similares com preços mais competitivos permite diversificar as opções de fornecedores e encontrar soluções mais econômicas.
Às vezes, uma pequena mudança no fornecedor pode resultar em economias significativas, sem comprometer a qualidade ou a eficiência.
Manter-se aberto a novas oportunidades e explorar constantemente o mercado garante que a empresa otimize seus gastos e maximize sua eficiência financeira.
Diminua o uso de descartáveis
Além das ações acima, as empresas também podem adotar medidas sustentáveis pensando em gerar economia, como por exemplo, reduzindo o uso de recicláveis.
Ainda que os materiais duráveis, como copos, pratos e talheres, sejam mais caros do que os descartáveis, eles oferecem um custo-benefício muito maior a médio prazo.
Dessa forma, ao mesmo tempo em que a empresa pode incentivar os profissionais a não desperdiçarem recursos, evita a compra desnecessária desses itens. É mais qualidade, higiene e conforto para todos, menos resíduos e lixo. O meio ambiente agradece.
Promova o uso eficiente de recursos
É importante incentivar os funcionários a adotarem práticas de trabalho mais sustentáveis, como imprimir menos documentos, reutilizar materiais sempre que possível e reduzir o desperdício de água. Tais ações também auxiliam na redução de gastos.
Leia também o post sobre ESG em eventos
Estratégias de saving para eventos corporativos
Quando falamos de saving em eventos, além das ações acima, é possível adotar práticas como:
Planejamento antecipado
Inicie o planejamento do evento com bastante antecedência para poder pesquisar fornecedores, comparar preços e negociar melhores contratos.
Opte por um local econômico
Escolha um local que seja adequado para o evento, mas que não seja excessivamente caro. Considere lugares ao ar livre ou locais menos tradicionais que podem ser mais acessíveis. Também analise o tamanho do espaço de acordo com a quantidade de participantes.
Faça um planejamento logístico eficiente
Otimize o transporte, hospedagem e alimentação dos participantes, buscando alternativas mais econômicas e sustentáveis.
Opte por datas fora de temporada
Escolha datas fora da temporada de pico para realizar seu evento, quando os preços podem ser mais baixos e a disponibilidade de fornecedores pode ser maior.
Reavalie custos fixos
Regularmente reavalie os custos fixos associados ao evento, como aluguel de equipamentos, segurança e pessoal, e veja se há oportunidades de redução ou otimização.
Reutilize recursos
Aproveite ao máximo os recursos que já estão disponíveis. Isso pode incluir reutilizar materiais de eventos anteriores, equipamentos de escritório e até mesmo o espaço físico dentro da sua empresa.
Faça parcerias estratégicas
Estabeleça parcerias com outras empresas ou organizações que possam fornecer recursos ou serviços em troca de exposição ou benefícios mútuos, ajudando assim a reduzir os custos diretos do evento.
Considere contratar uma empresa especializada
A contratação de uma empresa especializada em gestão de eventos pode gerar economias significativas de várias maneiras.
Em primeiro lugar, essas empresas geralmente têm acesso a uma extensa rede de fornecedores. Assim, é possível negociar contratos vantajosos e obter melhores preços em serviços, como locação de espaço, catering, tecnologia e transporte.
Além disso, por terem experiência em planejamento e execução de eventos, essas empresas também são capazes de identificar oportunidades de economia que podem passar despercebidas por quem não está familiarizado com os detalhes e desafios do processo.
Outro benefício importante é a centralização de todos os serviços com um único parceiro. Uma vez que uma empresa especializada fica responsável por contatar, negociar e gerenciar todos os fornecedores antes, durante e depois do evento. Ou seja, o seu negócio não precisa lidar com essas preocupações e nem ter que administrar custos diversos de diferentes prestadores de serviços.
Agora que você já sabe tudo sobre saving e como gerar economia no setor de compras e eventos, conheça os serviços de gestão de eventos corporativos da Copastur.
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