Como já dissemos algumas vezes aqui no blog, as viagens corporativas são uma oportunidade e tanto para consolidar a marca da empresa no mercado, gerar autoridade e proporcionar boas experiências para os colaboradores.
Felizmente, junto da conscientização acerca da importância das viagens corporativas para a reputação de uma empresa, companhias de portes variados estão mais preocupadas em garantir a segurança nesses eventos.
A integridade dos funcionários deve ser uma preocupação constante, principalmente quando o profissional tem uma alta frequência de viagens. Isso não só melhora a satisfação dos colaboradores como também garante que a companhia não sofrerá com processos judiciais em casos de danos ao trabalhador.
O que fazer, contudo, para garantir a segurança do viajante? Confira, a seguir, algumas das dicas que reunimos para você!
Por que a segurança do viajante ganhou tanta importância?
As viagens corporativas visam proporcionar novos encontros, parcerias e perspectivas para os colaboradores e, consequentemente, para a empresa.
Garantindo que a viagem não terá nenhum transtorno e tirando toda a preocupação do viajante em relação à organização da viagem — seja em relação à estadia, à alimentação ou ao transporte — você assegura que o profissional foque apenas em ser bem-sucedido no negócio.
7 medidas essenciais para garantir a segurança do viajante
Algumas adaptações na rotina da empresa e em seus manuais de conduta tornam as viagens mais tranquilas. Entenda.
1. Ofereça um bom seguro-saúde para seus funcionários
Quando a empresa trabalha com formas de pagamento faturado, ela precisa adquirir o seguro viagem. O custo adicional vai de US$10 até US$150 por viagem.
Mesmo que isso represente um custo alto para empresas com muitos funcionários, não é recomendável que os trabalhadores viagem sem esse serviço.
Até porque, as novas regras da SUSEP (Superintendência de Seguros Privados) estabelecem que a já conhecida assistência de saúde necessita de uma proteção extra para viagens internacionais. Por isso, você precisa contar com uma apólice de seguros para cada viagem a ser feita. Esse serviço pode ser prestado por uma agência de viagens corporativas.
Requerer um seguro viagem é mais simples que se imagina. Ele cobre do embarque ao retorno, nos países de saída e entrada. Hoje em dia, boa parte das empresas trabalham com cartões de crédito que incluem o serviço de seguro-saúde.
Por essa conveniência, é comum que os funcionários que se deslocam de cidade, estado ou país a trabalho optem pelo seguro saúde vinculado ao cartão de crédito da empresa.
Mesmo nesses casos, é importante decidir por um seguro que garanta por lei o mesmo atendimento de saúde de qualidade que o funcionário tem dentro da empresa, em qualquer lugar do mundo.
Analise ainda a legislação nacional, bem como a internacional, antes de fazer a escolha do seguro.
Há países com algumas exigências para imigrantes e para convidados visitantes. Verifique se elas não geram ônus ou problemas diplomáticos.
A União Europeia, por exemplo, tem uma exigência de valor mínimo de apólice previsto em lei. Na América Latina, Venezuela e Colômbia também há exigências de valor mínimo estipulado.
2. Confira a infraestrutura hospitalar do local
Ao avaliar o seguro-saúde, considere também a infraestrutura hospitalar do local. Faça um trabalho de prevenção junto ao funcionário, de forma que você se certifique que o país visitado não oferece riscos ao colaborador.
No caso de risco positivo, a empresa precisa garantir as condições mínimas para uma estadia segura.
3. Providencie serviços médicos para locais com riscos
Estude a situação dos serviços médicos no local para onde o funcionário será enviado, como vacinas recomendadas, precauções diversas em relação à comida, água, além das normas de saúde.
A empresa deve prestar uma consultoria ao funcionário que realizará a viagem e ainda avaliar a real necessidade de fazer o deslocamento para países de risco, por exemplo.
A ocorrência de ameaças terroristas e de leis específicas quanto à relação internacional entre o país de origem e de destino, bem como documentação e códigos de conduta particulares, devem ser cuidadosamente analisados.
É preciso ainda estar informado em relação a épocas e locais suscetíveis a fenômenos naturais que exigem cuidado e investir em tecnologias e ferramentas de rastreamento de funcionários para transmitir todas as informações das viagens para a empresa.
4. Conte com uma política de compliance de viagens
Como dito no início do texto, algumas empresas inovadoras já incorporam políticas de segurança para viagens em seus manuais de conduta. As normas administrativas de sua empresa devem ser estudadas e analisadas junto a agências especializadas em viagens corporativas.
Instrua seus colaboradores com medidas de prevenção a furtos, em relação ao planejamento de trajetos e indique os contatos a serem procurados no caso de incidentes desse tipo. A perda de documentos pode gerar grandes constrangimentos e estresse para o seu trabalhador.
Além disso, sua companhia deve ter um plano de contingência em situação de risco, capaz de deslocar o funcionário para um lugar seguro ou trazê-lo de volta para o próprio país em situações emergenciais que incluam ameaças de guerra ou de terrorismo.
5. Restrinja o número de viajantes no mesmo voo
É importante que nunca tenham 2 ou mais representantes ou altos executivos em um mesmo voo. Essa exigência deve ser feita tanto pela empresa, quanto pela seguradora.
Ao inserir essa política nos seus manuais de conduta, defina também quem são os responsáveis por ela e por garantir informações e contatos a familiares e a quem mais tiver de ser comunicado em quaisquer ocorrências.
6. Tenha ferramentas para gerenciamento de riscos
A empresa de viagem deve oferecer, dentro dos OBTs (online booking tools), o gerenciamento de todos os possíveis riscos que o viajante pode ter. Algumas ferramentas globais são próprias para tracking de passageiros e têm como objetivo garantir a segurança deles.
Um sistema OBT guarda as informações confidenciais do funcionário e da empresa, bem como da política de viagem. Estabeleça medidas para que todas as solicitações sejam feitas pelo sistema, de forma que a empresa responsável pelo rastreamento receba as informações em tempo real.
Nesse sistema, tudo fica registrado. Você ganha maior controle, assim como a empresa de rastreamento, fazendo com que a agenda de viagem seja cumprida.
Essa integração é ótima para a segurança do viajante e para a melhoria do bem-estar e da produtividade, trazendo muitos benefícios, como o de conduzir o retorno positivo dos investimentos e a resiliência aos negócios.
7. Conte com uma agência de viagens corporativas
Uma agência de viagens corporativas cuida de reservas de hotéis, compras de passagens, gerencia cancelamentos e oferece ajuda especializada para a contratação de seguros, bem como no levantamento dos documentos necessários.
Assegurar a integridade de colaboradores deixa a sua empresa em dia com as obrigações corporativas, com as responsabilidades sociais em relação às viagens, diminui riscos financeiros e legais e protege a marca e a imagem da empresa. Além disso, seu representante ficará mais tranquilo para fazer bons negócios!
Agora que você já sabe como garantir a segurança do viajante e preparar seus colaboradores para uma jornada proveitosa, assine a nossa newsletter para se inteirar sobre o mercado de viagens corporativas e entender como contratar os melhores serviços da área!
