A segurança em eventos corporativos é um aspecto essencial para garantir o sucesso da ocasião e, principalmente, o bem-estar de participantes, pessoas colaboradoras e organizadoras.
O processo envolve desde a construção de um planejamento detalhado com as medidas de segurança preventivas, como controle de acesso, gestão de riscos e contratação de especialistas, até a aplicação de normas técnicas e regulamentações vigentes como ABNT, por exemplo.
Além disso, a segurança em eventos deve abranger tanto a parte física (monitoramento e prevenção de incidentes) quanto a digital, garantindo a proteção de dados e a integridade das redes utilizadas.
Neste post, vamos explorar tudo sobre a segurança em eventos corporativos, incluindo o planejamento, organização, checklist e gerenciamento de riscos. Confira!
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Como garantir a segurança em eventos?
Garantir a segurança de uma ocasião exige a elaboração de um planejamento estratégico para o evento, que aborde todos os possíveis riscos e as medidas preventivas. Primeiramente, é importante realizar uma análise detalhada do local, avaliando saídas de emergência, capacidade máxima e possíveis vulnerabilidades.
O controle de acesso deve ser rigoroso, utilizando credenciamento, identificação de participantes e, quando necessário, detectores de metais. A contratação de uma equipe de segurança qualificada, juntamente com a instalação de sistemas de monitoramento, como câmeras e alarmes, reforça a proteção.
Por fim, a elaboração de planos de emergência e a capacitação da equipe ajudam a lidar com situações de risco, como incêndios ou problemas de saúde. Para completar a segurança em eventos, as pessoas organizadoras também precisam garantir que as regulamentações e licenças exigidas por órgãos competentes estão sendo cumpridas.
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Checklist da segurança em eventos
Quem trabalha na gestão de eventos corporativos com certeza sabe que requisitos básicos não podem ser negligenciados! Entretanto, na prática, muitas empresas deixam esse item como o último da lista ou não se preparam para possíveis imprevistos. É exatamente por isso que pequenos problemas costumam se transformar em grandes dores de cabeça. Abaixo, listamos as principais tarefas que precisam ser incluídas na checklist de segurança para eventos:
1. Vistoriar o local
Antes de tudo, é importante vistoriar o local de realização do evento! Confira se tudo está de acordo com as normas de segurança exigidas, além de confirmar a presença de extintores de incêndio – que funcionem bem – em pontos estratégicos.
Informe-se, ainda, sobre as saídas de emergência. Cheque se estão devidamente sinalizadas e prontas para o uso por alguém, caso seja necessário, inclusive por pessoas com deficiência. Outro item indispensável para a segurança em eventos é verificar se a documentação do lugar está atualizada e se as certificações emitidas pela prefeitura e pelo corpo de bombeiros estão visíveis ao público.
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2. Providenciar os alvarás
Não tem mistério: qualquer tipo de evento corporativo exige a autorização da prefeitura para ser realizado. Assim, o responsável pela sua organização deve contatar a sede administrativa do município, informando-se sobre a documentação necessária. Para conceder a autorização, as autoridades geralmente solicitam os seguintes documentos:
- Contrato de locação;
- Medidas de limpeza;
- Certificado da empresa de segurança contratada;
- Termo de responsabilidade assinado;
- Cópia de comunicação à polícia e ao corpo de bombeiros.
3. Gerenciar os riscos
A gestão de riscos em eventos consiste em fazer o levantamento de todas as possíveis adversidades que possam surgir durante o evento, preparando-se preferencialmente para evitá-las ou, se for necessário, tomar as medidas necessárias caso aconteçam.
Esses riscos costumam depender do perfil do evento, do espaço e dos próprios participantes, indo desde fenômenos naturais, como tempestades e queda de raios, até falhas técnicas, como o uso inadequado das instalações elétricas, além de furtos, agressões, incêndios, falta de acessibilidade e intoxicações alimentares pela ingestão de alimentos pouco cozidos ou vencidos, por exemplo.
4. Contratar profissionais de segurança
É recomendável contratar profissionais de segurança qualificados, que tenham feito cursos em boas escolas e consigam enfrentar diferentes tipos de dificuldades. Afinal, você precisa contar com a prontidão para agir diante de imprevistos e situações críticas.
Por isso, vale conferir as certificações e as habilidades na hora da contratação de seguranças. Cheque as referências e peça a opinião de pessoas que já utilizaram os serviços. Bons seguranças são preparados até mesmo emocionalmente, para não serem impulsivos por qualquer motivo, fazendo uso da força física apenas quando estritamente necessário.
Ademais, é fundamental que haja seguranças em eventos em quantidade suficiente, conforme as dimensões do espaço e o volume de participantes. E, outra recomendação, que costuma ser esquecida por muitos organizadores inexperientes, é contratar também seguranças do gênero feminino, principalmente para a abordagem de mulheres para revista ou entrada no banheiro feminino (caso necessário).
5. Organizar a logística
A segurança em qualquer evento corporativo deve ser realizada durante todo o tempo, da preparação do local e chegada de convidados, incluindo o período de duração, a depois do fim. Fora isso, é indicado seguir certos protocolos de segurança em eventos, como evacuação e proteção a determinadas autoridades. Isso significa que, em casos de ameaças de qualquer tipo, devem existir medidas previamente elaboradas, prontas para serem eficientemente executadas.
6. Conhecer o público
É importantíssimo conhecer as características do público que vai participar do evento. Só assim é possível adotar as melhores medidas. No caso de autoridades políticas, religiosas, grandes empresários ou artistas presentes, recomenda-se ter cuidados ainda maiores com o sistema de credenciamento, de modo a evitar ainda mais as falhas de segurança e ameaças concretas. É preciso considerar também se há participantes com algum tipo de deficiência ou mobilidade reduzida, preparando o espaço adequadamente para promover acessibilidade.
7. Garantir a boa comunicação
Para aprimorar a segurança do evento, a comunicação deve ser eficiente, dando acesso aos participantes com clareza e na sua língua materna, incluindo também as pessoas com dislexia, com deficiência auditiva (oralizadas e usuárias de Libras) ou visual, indivíduos que não sabem ler, etc. A comunicação visual também é essencial, indicando as respectivas salas e cômodos, entradas e saídas, refeitórios, banheiros e outros pontos. O uso de dispositivos que permitam uma interação rápida e discreta com os responsáveis diretos pela segurança do evento, a fim de avisar sobre alguma irregularidade, também é bastante útil.
8. Aderir a um seguro
Os seguros para eventos oferecem coberturas de diferentes tipos, garantindo indenizações no caso de acidentes que provoquem falecimento ou invalidez (permanente ou temporária) das vítimas, ou até mesmo cobrindo despesas médico-hospitalares e odontológicas. Apesar de não serem muitas as seguradoras especializadas nesse tipo de seguro de curto prazo, elas existem. Vale se informar melhor sobre isso!
9. Providenciar os transportes
Cuidar da gestão da mobilidade corporativa é outra forma de zelar pela segurança dos convidados em eventos. Isso porque providenciar o deslocamento de ida e volta envolve a escolha de uma boa empresa de transporte, com motoristas e veículos devidamente autorizados pelos órgãos competentes para prestar esse serviço. Assegure-se de que os veículos contam com itens fundamentais para a segurança dos usuários, como seguro para os passageiros. Na Copastur, nossos clientes contam com soluções eficientes e seguras de mobilidade corporativa por meio do superapp C+, que integra tudo em um só lugar.
Ainda falando de veículos, mas agora em outro sentido, é importante dispor de uma ou mais ambulâncias no local do evento para o caso de alguém apresentar problemas de saúde ou ser vítima de um acidente. Aliás, algumas cidades exigem a presença de ambulâncias de prontidão quando o evento reúne um número muito elevado de participantes.
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10. Contar com especialistas
Visando simplificar todo o processo para os organizadores do evento, recomenda-se a contratação de uma empresa especializada para fazer a gestão de segurança do local, cuidando de todo o processo de vistoria e garantindo que o evento esteja bem equipado, com as instalações e os equipamentos necessários para garantir a integridade dos participantes.
Essa empresa também pode disponibilizar profissionais preparados para fiscalizar o evento, agindo sempre que necessário. Câmeras, sistemas de alarme e sinalização, além de uma comunicação eficiente com a central, são alguns dos recursos tecnológicos que uma organização especialista em segurança em eventos oferece aos clientes.
Erros na segurança de eventos para evitar
Ter tudo correndo como o esperado em um evento é motivo de comemoração! Além de comprometer a segurança dos participantes, uma simples falha já pode ser suficiente para prejudicar a imagem e reputação da empresa ou, em casos mais drásticos, até virar uma ação judicial.
Assim, indo além de uma lista de pré-requisitos do que fazer, você também precisa ter em mente o que não deve fazer. Veja em seguida alguns erros que você precisa evitar!
Não preparar devidamente a equipe
Além da contratação de seguranças e prestadores de serviços terceirizados/fornecedores para o seu evento, é imprescindível que a sua própria equipe de profissionais também esteja pronta para coordenar o andamento e controlar imprevistos. Por mais que muitos funcionários consigam se sair bem diante dessas situações, nem todos estão totalmente preparados, especialmente aqueles que nunca participaram da organização de um evento.
Antes de mais nada, é preciso dar preferência para profissionais com perfil proativo, capazes de agir com rapidez e gerenciar situações caóticas com calma. Porém, não basta distribuir uma lista de regras, alguns walkie talkies e esperar que tudo seja executado com sucesso! Para o êxito, é necessário preparação.
A dica é promover um treinamento alguns dias antes da data programada para o evento. Nesse aspecto, as empresas especializadas também podem ajudar bastante, qualificando adequadamente esses profissionais. Apesar de ser um investimento a mais, é capaz de aumentar as chances de que tudo corra bem, uma vez que as pessoas colaboradoras vão estar prontas para lidar com qualquer eventualidade.
Querer fazer tudo sozinho(a)
Mesmo com um treinamento básico, a empresa precisa ter consciência de que não é função dos colaboradores e colaboradoras garantir a segurança física dos participantes ou cuidar de aspectos como limpeza e venda de alimentos, por exemplo. A equipe precisa estar focada na fiscalização das atividades referentes à programação do evento, além de garantir um bom atendimento ao público.
Terceirizar determinados serviços é uma alternativa simples para garantir a qualidade do evento. Em termos financeiros, essa opção também costuma apresentar um melhor custo-benefício. Anote aí: contar com a ajuda de especialistas é essencial! Independentemente do porte da sua empresa, o evento precisa ter um planejamento cuidadosamente definido, levando em consideração aspectos que nem sempre são da sua expertise — como a logística do evento, contratos, documentação, finanças e outros. Organizar tudo por conta própria pode sair caro e ser mais trabalhoso do que você imagina!
Esquecer-se de checar referências dos fornecedores
Antes de optar pela terceirização de serviços para o seu evento, você precisa ter certeza da credibilidade e confiabilidade desses fornecedores no mercado. Afinal, não são raros os casos de eventos que se transformaram em desastres devido a problemas na montagem de estruturas ou à falta de experiência de seguranças para lidar com situações de risco, por exemplo.
Então, procure se informar sobre os trabalhos realizados pela empresa terceirizada escolhida, pegando indicações de quem já foi/é cliente, e tenha sempre mais de uma opção na sua lista de possíveis contratações. Desse modo, você garante a contratação do melhor serviço possível por um preço que cabe no orçamento do evento.
Negligenciar a segurança em eventos
Cada tipo de evento possui um protocolo de segurança diferente. Os eventos corporativos (feiras, seminários, treinamentos, congressos e outros) costumam ser menos complexos do que eventos como shows e festivais. Mas não se engane! Isso não quer dizer que a segurança no evento não mereça atenção. Na verdade, esse tópico deve estar no topo da sua lista de prioridades.
Não se lembrar de verificar as regras do espaço
Em eventos corporativos, a sublocação de salões de hotéis, espaços comerciais ou centros de convenções é comum. Nesse caso, é preciso lembrar que tais espaços para eventos já contam com normas de segurança próprias, que nem sempre correspondem às necessidades da sua empresa. Se você vai alugar um salão que comporta um certo limite de pessoas, mas abriu vagas para um número maior de participantes, ou pretende fazer um evento de tecnologia em um espaço que não permite o uso das instalações elétricas, com certeza precisa recalcular a rota se não quiser ter problemas.
Além de verificar a logística do espaço em que pretende realizar o seu evento, é preciso ter total clareza sobre as normas de segurança que esse local exige. Em alguns casos, pode ser necessário adicionar algumas orientações e fazer melhorias na sinalização, instalações e equipamentos de segurança.
Proteção de dados em eventos
A proteção de dados é uma parte essencial da segurança em eventos, especialmente em um cenário em que tecnologias digitais são amplamente utilizadas para inscrições, credenciamento e monitoramento.
Garantir a confidencialidade das informações de participantes, como nomes, contatos e dados de pagamento, é fundamental para evitar violações que possam comprometer a privacidade e a confiança no seu evento. Para isso, é indispensável a adoção de medidas como o uso de sistemas criptográficos, controles de acesso rigorosos e conformidade com leis como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) no Brasil ou o GDPR (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) na União Europeia.
Também é essencial realizar treinamentos sobre proteção de dados para as equipes envolvidas e auditorias regulares nos sistemas tecnológicos, visando mitigar os riscos e fortalecer a proteção contra ataques cibernéticos.
Como a Copastur pode ajudar na segurança dos eventos?
Na Copastur, temos uma gama completa de soluções e atendimento 360° para garantir a segurança dos eventos. Com mais de 51 anos no mercado, oferecemos consultoria na organização de eventos corporativos, garantindo que todos os detalhes da execução e os aspectos logísticos, como transporte, hospedagem e proteção dos participantes, sejam cuidadosamente planejados.
Cuidamos do seu evento empresarial e da mobilidade corporativa do início ao fim. Contamos com fornecedores de confiança, incluindo parceiros estratégicos especializados na segurança em eventos. Conheça agora mesmo a agência de eventos corporativos da Copastur e tenha sucesso em qualquer ocasião da sua empresa!
