Repassar para os colaboradores dicas de segurança em viagens é a melhor maneira de garantir a integridade física e o bem-estar deles, além de evitar imprevistos que possam comprometer a produtividade e os objetivos da viagem.
Questões como identificação de riscos, escolha de hospedagens corporativas seguras, cuidados com documentos e dados pessoais, além de planos de emergência, são algumas das principais medidas que podem ser tomadas para minimizar problemas e garantir uma experiência tranquila.
Se você deseja evitar qualquer tipo de problema nas viagens corporativas da sua empresa, esse post é para você. Continue a leitura e confira as principais dicas de segurança em viagens!
Cuidados para garantir a segurança do colaborador durante uma viagem
Pense na rotina do colaborador
Ao contrário do que muita gente pensa, a segurança não está ligada apenas a evitar acidentes ou situações de perigo. Na verdade, trata-se da aplicação do conceito de duty of care, ou seja, de preservar a saúde física e mental do viajante .
Quando um profissional faz uma viagem a trabalho, é muito comum que perca referência sobre quais são as horas de trabalho efetivo e em que momentos deve parar para descansar. Assim, o controle sobre o equilíbrio entre vida pessoal e profissional vai por água abaixo.
É claro que esse descompasso é muito ruim para a saúde do colaborador — especialmente se ele viaja com frequência. Pensando nisso, para combater o problema e garantir o bem-estar da sua equipe durante as viagens, estabeleça uma rotina a ser seguida nessas ocasiões.
Lembre-se de fazer uma boa gestão do tempo de maneira que o colaborador consiga cumprir as metas da empresa, mas também tenha margem para realizar certas atividades sem pressa — como praticar exercícios, se alimentar nas horas certas, dormir bem e até passear.
Prepare cópias digitais dos documentos
Durante a viagem, seu colaborador provavelmente precisará de muitos documentos — cartões de embarque, recibo de reserva do hotel, itinerário e assim por diante. Agora imagine se algum desses itens for esquecido ou perdido: na melhor das hipóteses, o resultado virá em forma de dor de cabeça.
Uma dica simples para não ter que lidar com esse tipo de imprevisto é preparar cópias digitais de todos os documentos que serão necessários durante a viagem, salvando tudo na nuvem. Assim, o funcionário em trânsito poderá acessá-los a qualquer hora, esteja onde estiver, desde que conectado à internet.
Ainda sobre esse assunto, vale lembrar que o colaborador deve conseguir acessar pessoalmente os arquivos digitais. Afinal, ele pode precisar de algum em um horário em que não terá ninguém na empresa para ajudar. E isso se aplica especialmente para casos de uma viagem internacional a trabalho que impliquem em fusos diferentes.
Sugira uma forma de levar passaporte e dinheiro
Não se esqueça de que nem tudo pode ser substituído por cópia digital. Passaporte, cartão corporativo, dinheiro: você certamente nem quer pensar na possibilidade de o colaborador perder um item desses durante a viagem, não é mesmo? E olha que perder não é o único risco! Há sempre a possibilidade de roubo, extravio ou mesmo dano.
Quer evitar que isso aconteça? Então pense em um método discreto para os profissionais carregarem esses itens durante o deslocamento. Uma boa opção é o cartão virtual corporativo, que além da segurança, oferece maior controle e praticidade nas despesas empresariais, reduz riscos de fraude e facilita a gestão financeira
Organize o transporte antes do embarque
Para proteger seus colaboradores contra situações de risco enquanto em trânsito, uma das melhores recomendações é organizar todo o transporte que eles precisarão usar na viagem antes mesmo do embarque. Garanta ao menos um carro para levá-los até o hotel, às reuniões marcadas e, depois, de volta para o aeroporto.
Escolha a hospedagem com atenção
Na hora de escolher a hospedagem para os colaboradores, a maioria das empresas costuma focar no custo. No entanto, se a segurança ao viajar é uma prioridade para sua organização, você deve olhar um pouco além do preço das diárias, ok?
Lembre-se de observar se o hotel está localizado em uma região segura. Se estiver perto dos pontos que fazem parte do itinerário da viagem, ainda melhor! Quanto menos os funcionários tiverem que se deslocar, menores serão as chances de que se envolva em algum problema.
Contrate um seguro viagem
O seguro viagem corporativo não é obrigatório quando o destino é nacional. Porém, independentemente de ser obrigatório ou não, a recomendação é que sua empresa contrate esse serviço em todas as viagens da equipe. Aliás, esse processo deve fazer parte da política de viagens da empresa!
O custo do seguro dependerá da cobertura escolhida. Aí a lógica é simples: quanto mais ampla for a cobertura, mais cara será a apólice. Outros fatores também influenciam o valor a ser pago, como a duração da viagem. Via de regra, no entanto, esse é um investimento acessível.
Lembre-se: mais importante que o custo de contratar o seguro é o custo de não contratá-lo! Imagine se a bagagem do colaborador é extraviada e ele não tem seguro. Obviamente, precisará comprar novos itens para usar ao menos nos primeiros dias — roupas, itens de higiene e talvez até aparelhos eletrônicos. Nesse caso, em vez de pagar apenas por uma parte, a empresa terá que desembolsar todo o valor gasto emergencialmente.
A mesma lógica se aplica se o colaborador fica doente ou sofre um acidente durante a viagem, por exemplo. Já pensou no quanto a empresa gastaria para custear os tratamentos médicos? Isso sem falar no sufoco que o profissional terá que passar ao lidar com as providências por conta própria, sem qualquer suporte. É isso mesmo: vale muito mais a pena investir em uma apólice de seguro que correr riscos.
Preocupação com a segurança de mulheres
A segurança das mulheres em viagens corporativas é uma preocupação que deve fazer parte das empresas. Fatores como assédio, vulnerabilidade em transportes e hospedagens inseguras exigem a implementação de políticas preventivas que garantam a segurança das colaboradoras, que são um grupo expressivo no universo dos viajantes.
Segundo dados da Global Business Travel Association (GBTA), em 2024, as mulheres representam 67% dos gerentes e compradores de viagens e representaram 57% dos profissionais de fornecedores de viagens e empresas de gerenciamento de viagens (TMC) afiliados à GBTA.
Para mitigar riscos durante viagens, é importante que as empresas desenvolvam políticas de segurança específicas para suas colaboradoras e adote medidas como a criação de protocolos com números úteis e de emergência, como os da hospedagem, seguradora e polícia, além de oferecer uma linha de telefone de emergência para que as viajantes possam entrar em contato com a organização em caso de imprevistos.
Outra ação significativa envolve realizar um cuidadoso planejamento da viagem corporativa, que envolva a organização antecipada de passagens aéreas, reservas de hotéis e transfers, bem como a escolha de fornecedores de transporte com boa reputação.
Segurança em viagens internacionais
Pesquise sobre o país
Pesquise sobre o país de destino, incluindo leis locais, clima, riscos de segurança e cultura empresarial. Alguns países possuem restrições específicas sobre vistos, vacinas obrigatórias e comportamento em público.
Além disso, registre-se na embaixada do seu país caso esteja indo para um destino de risco, pois isso pode facilitar o contato em emergências.
Habilite o roaming do celular
Nada pior que precisar de ajuda estando fisicamente longe de todas as pessoas que você conhece, não acha? E se, nessa situação, você ainda descobre que seu celular não tem cobertura?
E ainda temos uma dica para economizar em viagens corporativas com o uso do celular! Peça que o colaborador use o aparelho apenas para ligações essenciais ou para acessar a rede de dados móveis quando estiver na rua. Sempre que estiver em um restaurante, no hotel ou no aeroporto, é só se conectar à internet wi-fi disponível! Ele também pode usar o wi-fi para fazer chamadas via Skype ou WhatsApp gratuitamente durante a viagem.
Cuidados durante o voo e no Aeroporto
No aeroporto, mantenha seus pertences sempre por perto, especialmente dispositivos eletrônicos e documentos.
Além disso, evite usar redes Wi-Fi públicas sem proteção, pois elas podem ser alvos fáceis para hackers roubarem informações sensíveis, como senhas e dados corporativos.
Outra dica, é utilizar uma rede VPN, para acessar as informações da empresa, pois esse tipo de conexão é mais seguro e garante a proteção dos dados da empresa.
Tenha em mãos contatos de emergência
Mantenha sempre à mão contatos de emergência, incluindo o telefone da embaixada, da polícia local e de colegas de trabalho.
Outra dica é compartilhar o seu itinerário com a equipe e, se possível, use aplicativos de rastreamento de localização para manter sua segurança.Caso enfrente qualquer problema, como perda de documentos ou problemas de saúde, acione imediatamente sua empresa e os órgãos competentes para obter assistência rápida.
Dicas de segurança para bagagem em viagens internacionais
O cuidado com a bagagem, principalmente em viagens internacionais, é uma preocupação que todo o viajante deve ter. Infelizmente, problemas com bagagens são mais comuns do que se imagina.
Um exemplo recente envolve o caso das brasileiras Jeanne Paolini e Kátyna Baía que tiveram suas etiquetas trocadas por criminosos em Frankfurt, o que acabou fazendo com que as duas ficassem detidas na Alemanha. Outros casos incluem extravios causados por etiquetas erradas ou danificadas.
Para garantir a segurança da bagagem em viagens internacionais, é importante adotar medidas como:
- Identifique as malas com etiquetas personalizadas;
- Utilize cadeados TSA, que podem ser abertos por agentes da TSA sem danificar a mala.
- Leve itens de valor, como joias, dinheiro e eletrônicos, na bagagem de mão.
- Fotografe sua bagagem antes de despachar e ao recebê-la, para comprovar o conteúdo em caso de problemas.
Como a Copastur pode ajudar na segurança das viagens corporativas
A Copastur oferece uma ampla gama de soluções para garantir a segurança e tranquilidade nas viagens corporativas. Com mais de 50 anos de experiência no mercado, a empresa desenvolveu tecnologias avançadas e serviços personalizados que abrangem desde a gestão inteligente das despesas até o planejamento detalhado das viagens.
O serviço 24ours da Copastur proporciona atendimento estendido, permitindo que os clientes tenham suporte constante a qualquer hora do dia, minimizando possíveis imprevistos durante as viagens.
Além disso, a Copastur também facilita o processo de obtenção de documentos e vistos por meio do PassForAll, garantindo que todos os requisitos legais sejam atendidos para uma experiência tranquila.
Esses serviços combinados ajudam a mitigar riscos e proporcionam maior controle sobre as operações financeiras relacionadas às viagens corporativas.
Conheça agora mesmo as soluções de viagens corporativas da Copastur e garanta a segurança nas viagens da sua empresa!
